Групповое протоколирование с помощью интеллект-карт

Наравне с составлением индивидуальных интеллект-карт рекомендуется вести протокол мероприятия в виде генеральной интеллект-карты, используя для этого площадь доски, экрана или флип-чарта и разместив ее в месте, легко обозреваемом всеми участниками. Человек, обладающий соответствующими навыками, может выполнять функции группового писца и отмечать на карте всякий без исключения вклад в развитие встречи со стороны его участников. Это позволяет избегнуть всем хорошо известной проблемы, когда заслуживающие внимания или даже блестящие идеи оказываются неотмеченными, ввиду того что традиционные методы организации групповых мероприятий и ведения протокола не всегда соответствуют реальным условиям информационного обмена в ходе мероприятия. В коллективной интеллект-карте могут уживаться одновременно и выходные продукты «мозговой атаки», и результаты традиционного, «спокойного» процесса планирования. В качестве примера можно вспомнить интеллект-карту, составленную в ходе совещания с участием Раймонда Кина (международного гроссмейстера и кавалера ордена Британской империи 4-й степени), Анетты Кин, Ванды Норт и Тони Бьюзена. На встрече рассматривался вопрос о превращении города Симпсонс-ин-зе-Стрэнд в международный центр интеллектуальных видов спорта, об избрании его местом проведения всемирных чемпионатов по шашкам, всемирных чемпионатов по использованию ресурсов памяти, шахматных чемпионатов различного уровня, издания специальной литературы и главное – проведения Олимпийских игр по интеллектуальным видам спорта. Подробному обсуждению были подвергнуты вопросы, касающиеся организации, финансирования и маркетинга. Результатом совещания стало учреждение шести новых состязаний по интеллектуальным видам спорта. Особенно важным преимуществом использования интеллект-карты при проведении групповых мероприятий является то, что она формирует ясную и объективную картину в отношении того, что имело место в ходе мероприятия. Исследования показывают, что на традиционных совещаниях, заседаниях и т. п. львиная доля внимания уделяется выступающим первыми и последними по порядку, выступающим, которые обладают громким голосом, выступающим с хорошими ораторскими качествами, а также выступающим, занимающим высокую должность. Интеллект-карта позволяет навести порядок в ранжировании источников информации по истинной значимости, гарантирует должную степень объективности, при которой мнение каждого участника будет услышано, обеспечивая тем самым равное участие и стимулируя работу участников как единой команды. Ведение групповых мероприятий с помощью интеллект-карт

Интеллект-карты находят полезное применение в качестве средства, помогающего председательствующему должным образом организовать работу в ходе группового мероприятия. Председательствующему требуется заранее оформить повестку мероприятия в виде базовой интеллект-карты и использовать ее для решения целого ряда задач одновременно, как-то: делать заметки, руководить обсуждением, отмечать ключевые моменты в ходе выступлений и прений, закладывая основу того, что позднее станет подробным протоколом мероприятия. Можно использовать цветовое кодирование для обозначения различных аспектов работы в ходе мероприятий, проблемные и заслуживающие особого внимания вопросы. Ведение группового мероприятия подобным образом можно сравнить с ролью капитана межзвездного корабля, умело ведущего его сквозь галактики идей. Другой вариант подобного подхода предусматривает наличие лица, назначенного протоколистом-майндмапером, занимающего место, например, рядом с председательствующим, позволяя последнему непосредственно участвовать в работе собрания и одновременно обеспечивая ему возможность видеть ход собрания со стороны. Человеком, который использовал описанный выше подход особенно успешно, являлся Брюс Джонстоун. В одном из номеров журнала «Деньги» была помещена статья о Джонстоуне, в которой, в частности, рассматривался вопрос о том, каким образом ему удалось в течение последних десяти лет обеспечивать возглавляемому им фонду среднегодовой доход в размере 21 % и быть признанным в итоге «Лучшим инвестором Америки в сфере ценных бумаг». Предлагаем вашему вниманию небольшую выдержку из указанной статьи: Некоторые книги на полках в его офисе дают понять, что он человек, решивший взять все от своего интеллекта: чего стоят, например, его «Брейн-руководство» и «Научите себя думать». Одним из плодов его занятий по самосовершенствованию стала интеллект-карта – диаграммная система ведения записей, позволяющая в компактной форме аккумулировать идеи, не выходя за пределы одной большеформатной страницы. На собраниях коллектива, проводимых каждые две недели с участием тридцати и более аналитиков и менеджеров, Джонстоун обычно сидит во главе стола и составляет диаграмму собрания, пока Питер Линч, мозговой центр фонда «Фиделити Магеллан» – лучшего быстрорастущего фонда страны, – отводит каждому выступающему строго три минуты, следя за временем по песочным часам. К примеру, на одном из таких собраний в прошлом ноябре Джонстоун делает на своей диаграмме ответвление зеленым фломастером и надписывает полученную линию следующим образом: «AT&T – возможно – сняты госограничения». Проведя новую ветвь, теперь уже фиолетовую, он пишет поверх нее: «Гибкий – подъем – ставок», а затем другую, которую помечает так: «Перевод Б.: покупать AT&T!». Чуть позднее, после того как закончилось собрание, Джонстоун купил 20 000 акций AT&T по цене 25 долларов. Через какие-то две недели цена за одну акцию дошла до 27 долларов! Преимущества интеллект-карт для протоколирования и ведения групповых мероприятий

С их помощью достигается понимание каждым участником точки зрения других. 2. Вклад со стороны каждого участника помещается в единый контекст. 3. Включение вклада всех без исключения участников в состав интеллект-карты повышает рабочий настрой, энтузиазм и сотрудничество среди участников. 4. Каждый участник получает в свое распоряжение исчерпывающий протокол мероприятия, что обеспечивает осознанность принимаемых решений и запоминание надолго и хода мероприятия, и принятых решений. 5. Использование интеллект-карт – столь эффективного средства коммуникации – приводит к тому, что проводимые с их помощью групповые мероприятия занимают нередко в пять раз меньше времени, нежели проводимые традиционным образом. 6. Увеличивается вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей. Напутственные слова

Как известно, большинство собраний, совещаний, деловых встреч и иных групповых мероприятий такого рода включают в свой регламент выступления или презентации. В следующей главе мы рассмотрим, как посредством презентаций (и не только) интеллект-карты расширяют ваши возможности в ознакомлении людей с вашими идеями и в преподнесении информации (в бизнесе и не только). Глава 26
ПРЕЗЕНТАЦИИ

Презентации – перед малой или большой аудиторией, по радио или телевидению – являются неотъемлемой частью деловой жизни. Тем не менее многие люди испытывают безотчетный страх перед публичными выступлениями, приравнивая его к тому, как другие боятся пауков, змей, войны и даже смерти! В настоящей главе разговор пойдет о том, как интеллект-карта способна помочь в преодолении этого страха и научить вас готовить и преподносить информацию ясно, образно и с успехом для себя. Приводятся также примеры того, как не следует готовить выступления и презентации! Использование интеллект-карт при подготовке презентации

Бизнес находится в гораздо более близких отношениях со сферой образования, нежели принято думать. В обеих сферах деятельности центральным элементом выступает обмен информацией. И любой процесс информационного обмена включает передачу и прием информации. Таким образом, процесс подготовки деловых презентаций на основе интеллект-карт практически не отличается от процесса подготовки, например ответа на экзамене с помощью тех же интеллект-карт (см. главу 22). Много схожего можно также обнаружить с подготовкой интеллект-карт, посвященных самоанализу и разрешению проблемных ситуаций (см. главы 18 и 19). • После того как с центральным образом покончено, первым шагом является упражнение на «извержение» любых идей, которые немедленно приходят в голову в связи с выбранной темой. • Следующим шагом является организация главных и второстепенных ветвей с внесением дополнительных ключевых слов, приходящих в голову по мере формирования структуры презентации. Поскольку на обсуждение в ходе презентации каждой из тем, обозначенных ключевыми словами, у вас уйдет не менее одной минуты, имеет смысл принять за правило не включать более 50 ключевых слов и образов в интеллект-карту из расчета на одночасовую презентацию. • Проведя повторную ревизию, следует избавиться от малосущественной информации или неубедительных фактов. На этом этапе следует посредством, например, кодов отметить моменты своей презентации, когда вы планируете использовать слайды, видеоматериалы, сослаться на других авторов, привести конкретные примеры и т. п. • Теперь подумайте, в каком порядке вы собираетесь переходить в процессе презентации от одной главной ветви к другой, и соответствующим образом их пронумеруйте. • Наметьте продолжительность презентации по каждой из главных ветвей, после чего подготовку презентации можно считать завершенной. Интеллект-карта в сравнении с линейными методами подготовки публичных выступлений

Линейные методы подготовки публичных выступлений имеют ряд недостатков: • Поскольку выступающие вынуждены заглядывать в текст, они постоянно теряют зрительный контакт с аудиторией. • По той же причине язык жестов у выступающих крайне беден, не обеспечивает должной эмфазы на ключевых аспектах. • Письменный язык весьма отличен от разговорного. «Грамматически безупречный» стиль, свойственный письменному языку, не отвечает целям публичного выступления и почти наверняка ведет к притуплению интереса у аудитории. Интеллект-карта, однако, позволяет выступающему поддерживать идеальный баланс между живостью разговорной речи и структурой и содержанием заранее продуманных идей. Эта мощная комбинация является ключом к успешной презентации. • Заготовленное заранее выступление по определению оказывается устаревшим к моменту его озвучивания. В результате выступающий почти не имеет возможности реагировать на возможные изменения в реальной обстановке, например, вносить поправки в свою речь в свете замечаний, сделанных другими выступающими. • По прошествии 20 минут внимание слушателей, по крайней мере тех, которые занимают первые 30 рядов аудитории, как правило, обращено не на содержание выступления, а на то, сколько страниц осталось прочесть выступающему! • Слепой зависимости от буквы текста, который нельзя сиюминутно исправить, свойственны скрытые опасности. • Поскольку выступающий четко следует заготовленному ранее тексту, ему нелегко ориентироваться в реальном масштабе времени и тем самым уложиться в отведенный ему срок. Ниже приведены две правдивые истории в качестве иллюстраций к перечисленным выше недостаткам линейных выступлений.

Нашему первому выступающему предстояло сделать доклад на трехдневной конференции в Вашингтоне, округ Колумбия. На конференцию съехалось 2300 делегатов; из 75 докладчиков наш был 72-й. Ему досталась «мертвая смена», начинающаяся сразу после обеда. Он не был опытным докладчиком, и к концу своего 45-минутного выступления большинство слушателей уже спало. Всех их пробудило громкое восклицание, положившее конец его докладу: «О господи! Последней страницы-то нет!» Так случилось, что последняя страница действительно бесследно исчезла. Но хуже всего то, что, обнаружив сей факт, он с ужасом осознал, что не имеет представления, о чем шла речь! Докладчиком в другом случае был адмирал, известный тем, что ухитрялся придать оригинальность любой самой скучной речи. Он мог прочесть любое выступление так же, как хорошая фономашинистка напечатала бы его с диктофона, – идеально, но без малейшего представления о содержании. Его попросили выступить перед старшим офицерским составом, и он, испытывая нехватку времени, поручил своим подчиненным подготовить ему одночасовую речь. Когда же выступал, то примерно через час своего выступления вдруг заподозрил неладное, поскольку страниц, которые еще предстояло прочесть, оставалось примерно столько же, сколько тех, которые он уже прочел. Наконец его осенило – ему вручили две копии одного и того же текста. Но настоящий ужас состоял в том, что копии были отсортированы в следующем порядке: стр. 1, стр. 1, стр. 2, стр. 2, стр. 3, стр. 3 и т. д. Уважая его высокое звание, никто не осмелился сделать ему замечание, что, возможно, в своем понимании пословицы «повторение – мать учения» он зашел слишком далеко! Интеллект-карта оградила бы его от подобной неприятности. Ход презентации, составленной на основе интеллект-карты

В противоположность стандартному тексту интеллект-карта обеспечивает выступающему необходимую свободу и гибкость, а равно порядок и точность в изложении материала. Если у аудитории возникли вопросы, будь то перед началом или в ходе выступления, вы имеете возможность немедленно включить их в состав своей презентационной интеллект-карты. С тем же успехом, если время, выделенное вам на выступление, по каким-то причинам оказывается сокращенным или, наоборот, увеличенным, вы можете с легкостью внести необходимые поправки в ход своей презентации. Структурная гибкость интеллект-карты позволяет без усилий регулировать темп презентации, делая ее более короткой или длинной, по своему усмотрению. Выступления, законченные точно в срок, характеризуют выступающего с лучшей стороны и отвечают этике публичных собраний. Кроме того, если, например, предыдущий докладчик затронул вопросы, которых собирались коснуться и вы, но, возможно, более компетентно или убедительно, нежели, как вам кажется, удалось бы вам, вы имеете возможность подправить свою интеллект-карту, сделав акцент на упомянутых вопросах и тем самым обеспечив восприятие вас аудиторией в духе «тот хорош, но и этот не хуже»! С другой стороны, если предыдущий выступающий сделал недостаточно, с вашей точки зрения, информированные или логичные замечания, вы можете также отметить их на своей интеллект-карте и затем коснуться в своем выступлении с целью стимулировать прения по рассматриваемым спорным вопросам. Иногда для того, чтобы поддерживать живой интерес аудитории и обеспечить слежение за ходом ваших мыслей, имеет смысл сопровождать свою речь построением интеллект-карты, например на доске, обосновав свои действия желанием ознакомить аудиторию с «этакой небольшой системой взглядов». Примеры презентаций на основе интеллект-карт

Интеллект-карта легла в основу выступления на тему прогнозов футуриста Джона Нейсбита. Центральным образом является лицо Нейсбита, и направленная строго вверх жирная стрелка обозначает его видение тенденций, которые будут иметь место в период с 1990 по 2000 гг. Десять пронумерованных главных ветвей соответствуют десяти областям общественно-политической жизни, в отношении которых Нейсбит сделал свои прогнозы. В общих словах, Нейсбит предсказал, что в глобальной экономике решающую роль приобретут информационные технологии; что мировое изобразительное искусство, литература и духовные искания переживут очередной ренессанс; что крупные города сдадут позиции в качестве центров деловой активности; что социализм как форма государственного строя перестанет существовать; что английский язык окончательно приобретет статус главного международного языка; что массовая информация окончательно примет электронный формат, и передача ее приобретет глобально сетевой характер; что основная доля деловой активности переместится с Тихоокеанского на Атлантическое побережье; что предпочтение во всем мире будет отдано политике развития индивидуального предпринимательства; что развитию во всех областях жизни будут свойственны перспективы неограниченного роста; что утвердится глобальная свобода торговли. В результате всего этого, по мнению Нейсбита, наметится тенденция к снижению политической напряженности, выражаемой, в частности, в форме войн и локальных конфликтов. Все эти тенденции можно увидеть как следствия первого свода глобальных трендов, сформулированных Нейсбитом и кратко обозначенных в рамке в верхнем левом углу интеллект-карты. Рассматриваемая интеллект-карта легла в основу дискуссии, которая, с точки зрения глубины затронутых вопросов, вполне могла продлиться неделю, о будущем нашей планеты. При составлении карты, автором которой являлся Тони Бьюзен, использовались приемы, описанные в главах 14, 16 и 24, поводом же для ее составления стал двухдневный семинар в Стокгольме в 1987 году. На этом семинаре Джон Нейсбит выступил с презентацией своих идей перед группой лиц в составе видных представителей правительственных и деловых организаций. Вторая интеллект-карта тоже была составлена Тони Бьюзеном, который на сей раз был в роли декана факультета при Организации молодых президентов (ОМП), и легла в основу его приветственной речи перед группой преподавателей и духовных лиц из разных стран мира (которые читали лекции на борту теплохода QE2, являвшегося местом проведения мероприятия). Интеллект-карта послужила основой как для приветственной речи, так и презентации, ознакомившей участников с основными целями намеченной программы работы. Третья интеллект-карта (иллюстрация XIX па цветной вклейке) была составлена международным гроссмейстером Раймондом Кином, корреспондентом по шахматам газеты «Таймс» и самым плодовитым автором по вопросам шахматной игры, ее истории и философии. Подготовка интеллекткарты была приурочена к лекции, которую Кин прочел по испанскому телевидению (в программе «En Jaque»). Темой интеллект-карты явилась история жизни и творчества великого испанского шахматиста и писателя XVI века Руи Лопеса, а также интеллектуальные и политические тенденции его времени. Вот суждение Кина: Выгод, предоставляемых интеллект-картой при подготовке выступления или при написании статьи, можно указать по меньшей мере две: ничем не ограниченное «ветвление» мыслей оказывает на автора постоянное благотворное действие, стимулируя его к поиску новых, все более смелых идей; в то же время система ключевых слов и образов позволяет гарантировать, что за завесой устного или изложенного на бумаге слова пи один важный пункт не будет упущен, С такой точки зрения интеллект-карты необычайно эффективны при подготовке устных выступлений. Вместо суетливого переворачивания страниц в поисках нужного места можно заранее информировать аудиторию о структуре и главных пунктах вашего выступления. Поскольку вы работаете всего с одним листом бумаги, вы всегда в состоянии сообщить аудитории, что планируете рассказать в дальнейшем, при этом – совершенно уверенно, и даже подкрепить свои слова демонстрацией. В случае с линейным текстом выступления отсутствие перед глазами следующей страницы лишает вас уверенности, и вы переводите дух лишь по прочтении последнего слова, избавившись от неясного для вас самих страха неизвестности. Другой недостаток кроется в том, что конец линейного выступления нередко оказывается событием, определяемым хронологией, нежели логикой выступления. Исходя из той предпосылки, что лектор в совершенстве владеет предметом своего выступления, ключевые слова действуют как катализаторы идей, рождаемых экспромтом, в противовес сухому изложению фактов, нередко привязанному к логике дат (например, лекция начинается с указания даты рождения человека, о котором идет речь, и заканчивается констатацией его смерти), нежели к логике содержания. Если же лектор слабо владеет своим предметом, тогда линейный конспект лишь усугубляет положение. Где бы ни использовались – при написании статьи или подготовке публичного выступления, – они служат кормилом, с помощью которого вы ведете корабль своей презентации, с большей легкостью преодолевая перипетии информационного океана.
Интеллект-карта Тони Бьюзена, которая легла в основу выступления по 400-страничной книге Джона Нейсбита

Это выдержка из статьи, которую Кин написал для газеты «Таймс», и для нее он также использовал рассмотренную выше интеллект-карту, ранее составленную им для выступления на испанском телевидении. Интеллект-карты оправдали себя в качестве метода подготовки презентации настолько, что нейрофизиолог и популяризатор Майкл Дж. Гелб посвятил этой теме целую книгу «Искусство презентации собственной персоны», в основу которой положил принципы радиантного мышления и метода интеллект-карт. Неудивительно, что для презентации своей книги он составил соответствующую интеллект-карту.
Интеллект-карта, которая легла в основу приветственной речи Тони Бьюзена