Для документального оформления хозяйственных операций, отражающих процесс движения основных средств, и достижения основных целей их бухгалтерского учета в организации должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным графиком.
Для оформления документации на поступающие основные средства приказом или распоряжением руководителя организации должна создаваться комиссия в составе соответствующих должностных лиц, в том числе главного бухгалтера, и лиц, на которых предусматривается возложение ответственности за приемку и сохранность поступающих объектов основных средств.
Для учета движения основных средств организации должны применяться следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7:
ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-16 Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств
ОС-46 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-6а Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
ОС-66 Инвентарная книга учета объектов основных средств
Акты о приеме-передаче (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16) применяются для оформления и учета операций приема, приема- передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию). Указанные формы применяются во всех случаях поступления объектов:
• по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
• путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и проч.) другой организации.
Акт о приеме-передаче содержит следующие данные об объекте основных средств: наименование объекта, инвентарный номер, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата изготовления и поступления в организацию, срок полезного использования, способ и норма амортизационных отчислений.
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
При принятии к учету производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования (если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и поступили в одном календарном месяце) составляется общий акт по форме № ОС-16. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий экземпляр передается получателю.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств применяются акты о списании:
• форма № ОС-4 — при списании отдельного объекта основных средств;
• форма № ОС-4а — при списании автотранспортных средств;
• форма № ОС-46 — при списании групп объектов основных средств.
Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ (Госавтоинспекции).
В акте указываются первоначальная и остаточная стоимость объекта, сумма начисленной амортизации, сведения о содержании драгоценных металлов, о затратах, связанных с ликвидацией объектов, и о поступлении материальных ценностей от их списания. Для оформления операций с оборудованием, требующим монтажа, используются три первичных документа. При поступлении оборудования к установке на склад приемной комиссией составляется в двух экземплярах акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). Передача оборудования монтажным организациям оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входил представитель подрядной монтажной организации, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В этом случае представитель монтажной организации расписывается в получении оборудования на ответственное хранение непосредственно в акте о приеме (посуплении) оборудования (форма № ОС-14), и ему передается копия акта. Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). В этом случае акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
Аналитический учет наличия и движения основных средств внутри организации осуществляется в инвентарных карточках. Бухгалтерия ведет инвентарные карточки в одном экземпляре: на каждый объект — по форме № ОС-6, на группу объектов — по форме № ОС-ба, для объектов основных средств малых предприятий — по форме № ОС-66.
Записи в инвентарные карточки производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б), об их перемещении (форма № ОС-2), документов по дооборудованию, реконструкции, модернизации, капитальному ремонту (форма № ОС-3) и списанию (формы № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-46), а также на основании технических паспортов и других документов.
В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту на дату принятия к учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования) и дату передачи (фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации), а также сведения о переоценке, внутреннем перемещении.
Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке. Группировка инвентарных карточек в картотеке может производиться применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.02 г. № 1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).
