Ø рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы.
По сфере использования
Ø организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.
По содержанию
Ø простые; сложные.
По месту составления
Ø внутренние; внешние.
По степени гласности
Ø открытые;
Ø с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению
Ø официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
Ø личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе
Ø оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
Ø копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
Ø отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
Ø заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
Ø выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
Ø дубликаты повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
по форме изложения (степени унификации)
Ø индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
Ø трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
Ø типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
Ø примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
Ø унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения
Ø срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.
по срокам хранения: временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.
Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
— предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;
07 — код формы документа; 08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — печать;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — Идентификатор электронной копии документа
