По способу документирования

Ø рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы.

По сфере использования

Ø организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические.

По содержанию

Ø простые; сложные.

По месту составления

Ø внутренние; внешние.

По степени гласности

Ø открытые;

Ø с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению

Ø официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

Ø личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе

Ø оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

Ø копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

Ø отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

Ø заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

Ø выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

Ø дубликаты повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

по форме изложения (степени унификации)

Ø индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

Ø трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

Ø типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

Ø примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

Ø унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения

Ø срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.

по срокам хранения: временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.

Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и офор­млении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов мест­ного самоуправления;
— предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 — код формы документа; 08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — печать;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — Идентификатор электронной копии документа