Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление.

Слово «документ» происходит от латинского слова, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху: документом стали называть деловые бумаги, имевшие, правовую значимость. В дальнейшем у слова «документ» развились два новых значения; 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо. Определение «служебный документ» разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму.

Различаются пять типов записи текстов:

1. линейная запись (автобиография, заявление, доверенность)

2. трафарет (справки, контракты, договоры)

3. таблица (финансовые ведомости)

4. анкета (личный листок по учету кадров)

5. тексты-аналоги (приказы, решения, постановления)

Документ – информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регулирования управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Согласно определению понятия «документ», данному Федеральным законом от 01.01.01 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного пользования».

Документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТ 9327, должны использоваться бланки двух форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой стороны и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.

Документ имеет два свойства информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

Ø информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

Ø организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

Ø коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

Ø юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

Ø воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

Ø учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

· документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы: