Информационные технологии создания документов

Многообразие управленческих ситуаций определи­ло следующий перечень основных информационных технологий создания документов:

- текстовой процессор;

- табличный процессор;

- графический редактор.

Большинство документов – текстовые, поэтому ком­пьютерные средства работы с текстовыми документами являются наиболее распространенными. К таким средствам относят текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов; текстовые процессоры обеспечивают широкий набор функциональных возможностей по подготовке документов любой сложности. Примером первой является стандартный текстовой редактор Блокнот в системе Windows, который позволяет подготавливать форматированные тексты, имеющие расширение.txt. Текстовый редактор используют, например при подготовке текста сообщения, отправляемого по электронной почте. Наиболее распространенным текстовым процессором, средствами которого подготавливают подавляющее большинство документов, является MS Word, входящий в состав интегрированного пакета MS Office. Текстовые файлы, подготовленные MS Word имеют расширение.doc.

При подготовке документов на компьютере используют следующие основные группы операций:

- ввод текста;

- редактирование (правка) текста;

- оформление текста будущего документа;

- печать документа;

- сохранение текста.

В общем случае данные группы операций реализуются сложным последовательно-параллельным образом, с периодическим возвратом к ранее выполненным. Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню. Большинство меню находится в строке меню, расположенной в верхней части экрана, и содержат основные инструменты для работы с документами. Команды определенного функционального назначения объединены на специальных панелях инструментов.

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т.п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обра­ботке. Подобные табличные формы представления чис­ловой информации могут являться как составной час­тью другого документа, так и самостоятельным таблич­ным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процес­соры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет:

- создать и оформить табличный документ;

- автоматизировать различные вычисления над табличными данными;

- хранить, упорядочивать и оформлять финансовую и экономическую информацию;

- выполнить функции простейшей базы данных (за­полнение, сортировка, поиск, создание сводных ре­зультирующих таблиц);

- строить различного рода диаграммы для визуального анализа данных;

- с помощью встроенных функций осуществлять статистическую об­работку данных;

- осуществить подбор параметров, моделирование ре­альных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи.

Электронные таблицы позволяют находить в бизне­се ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результа­тов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, за­благовременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги. Одним их самых популярных табличных процессо­ров является MS Excel, входящий в состав интегриро­ванного пакета MS Office. Каждый документ Excel пред­ставляет собой набор таблиц – рабочую книгу, состоя­щую из рабочих листов. Каждый лист – это отдельная электронная таблица. Excel обладает широкими возможностями графического представ­ления хранимых данных, причем при изменении исходных данных ав­томатически обновляется и их изображение в виде графиков и диаграмм.

В настоящее время в любой организации все чаще возникает необходимость работы с компьютерной гра­фикой. Рекламная деятельность, оформительские ра­боты в издательской деятельности, подготовка презен­таций, создание Web-страниц и многие другие виды деятельности не могут обойтись без компьютерной гра­фики. Современные пакеты компьютерной графики мож­но разделить по функциональному назначению на сис­темы иллюстративной графики, деловой графики, пре­зентационной графики, анимационной графики, науч­ной графики, а также графики для проектирования и моделирования объектов. В настоящее время появилась и широко стала использоваться компьютерная графика для музыкальных шоу с применением лазерной графи­ки. Тем не менее, для всех систем компьютерной графи­ки характерным является метод воспроизведения изображений на экране монитора и на печатающем устрой­стве типа принтер или плоттер (графопостроитель). Существует два основных способа формирования и воспроизведения изображения: векторный и растровый.

Растровую графику применяют при разработке элек­тронных и мультимедийных изданий, в том числе пре­зентаций. Иллюстрации таким способом вручную созда­ют редко. Их чаще сканируют или используют цифро­вые фото- и видеокамеры для ввода растрового изобра­жения в компьютер. Соответственно, большинство графических редакторов, предназначенных для работы с растровыми иллюстрациями, ориентированы не столько на создание изображения, сколько на его обработку.

Растровое изображение напоминает лист клетчатой бумаги, на котором каждая клеточка закрашена чер­ным или белым цветом (для черно-белых изображений). Основным элементом растрового изображения являет­ся точка. Если это изображение экранное, то точка на­зывается пикселем. Качество изображения определяет­ся количеством точек на дюйм (разрешением). В зави­симости от того, на какое графическое разрешение эк­рана настроена операционная система компьютера, на экране могут размещаться изображения, имеющие 640х480, 800х600, 1024х768 и более пикселов. Чем выше требование к качеству, чем больше размер изоб­ражения, тем большие объемы данных надо хранить и обрабатывать. Большие объемы данных – это основная проблема при использовании растровых изображений. Другим недостатком растровой графики является не­возможность масштабирования изображения без поте­ри качества.

Файлы растровой графики хранят в нескольких форматах. Для системы Windows наиболее характер­ным является формат Windows Bitmap (файлы имеют расширение.bmp). Файлы такого формата имеют боль­шой размер. Для Web-документов, циркулирующих в сети Ин­тернет, очень важен размер файла, поскольку от него зависит скорость доступа к информации. Поэтому при подготовке Web-страниц используют форматы, обеспе­чивающие более плотное сжатие. К ним относятся фор­мат JPEG (файлы имеют расширение.jpg) и формат GIF (расширение.gif)

Для хранения многоцветных нерегулярных изобра­жений (фотографий) используют формат JPEG. Этот, формат отличается тем, что обеспечивает хранение дан­ных с огромной степенью сжатия, но за счет потери ча­сти информации. Однако на таких иллюстрациях, как цветные фотографии, это малозаметно. Формат GIF – самый «плотный» из графических форматов, не имею­щих потери информации. В этом формате хранятся и передаются малоцветные изображения, например рисо­ванные иллюстрации. У формата GIF есть особенности, позволяющие создавать необычные эффекты: прозрачность фона и анимацию изображения. Существует множество программ, предназначенных для работы с растровыми изображениями; их называ­ют растровыми графическими редакторами. Ряд таких редакторов ориентирован непосредственно на процесс рисования. В них акцент сделан на использование удоб­ных инструментов рисования. К простейшим програм­мам этого класса относят графический редактор Paint, входящий в состав операционной системы Windows. Другой класс растровых графических редакторов пред­назначен не для создания изображения с «нуля», а для обработки готовых рисунков с целью улучшения их качества. К таким программам относится Adobe Photoshop.

Программные средства для работы с векторной гра­фикой ориентированы, в первую очередь, для созда­ния иллюстраций и в меньшей степени для их обработ­ки. Такие средства широко используют для создания реклам, в дизайнерской деятельности. Оформительские работы, основанные на применении шрифтов и простей­ших геометрических элементов, решаются средствами векторной графики намного проще. Основным элементом изображения в векторной гра­фике является линия; все, что есть в векторном изобра­жении, состоит из линий. Линии имеют свойства: форму, толщину, цвет, характер (сплошная, пунктирная и т.п.). Замкнутые линии имеют свойство заполнения (например, цветом, текстурой). Векторная графика устраняет оба недостатка раст­ровой, но, в свою очередь, значительно усложняют работу по созданию художественных иллюстраций. На практике средства векторной графики использу­ют не для создания художественных композиций, а для оформительских, чертежных и проектно-конструкторских работ, когда основным требованием к изображению является высокая точность формы. Та­кая задача возникает, например, при разработке ло­готипов компаний, при оформлении текста, при ил­люстрировании не рисунком, а чертежом, схемой, диаграммой.

К основным редакторам векторной графики отно­сят Adobe Illustrator, Macromedia Freehand и CorelDraw. Все эти редакторы работают с одними и теми же объек­тами векторной графики, основаны на одних и тех же принципах, имеют схожие инструменты, и, соответствен­но, приемы создания векторных изображений в этих редакторах похожи. Для создания трехмерных объемных (3D) изображений предназначена система векторной графики 3D Studio Max. С помощью данного средства можно со­здавать не только статические, но и динамические изоб­ражения. Пакет многофункциональный и до­статочно сложный для освоения. Работа с ним требует определенных предварительных навыков работы с более простыми пакетами.

Среди современных систем компьютерной графики можно выделить пакеты презентационной графики, позволяющих готовить презентации. Электронная презентация – это демонстрационные материалы, ис­пользуемые при публичных докладах, на лекциях и выступлениях. На базе электронных презентаций возможно также создание различного рода рек­ламной документации. В пакете Microsoft Office функцию создания электронных презентаций реализует программа PowerPoint. Редактор электронных презентаций по своим функциям объединяет возможности текстового процессора и графического редактора. С помощью PowerPoint можно создавать презентации различных типов: для демонстрации на экране, в виде черно-белых или цветных слайдов, для вывода на принтер, для публикации в Интернете. В случае большой ауди­тории презентации демонстрируются с помощью проектора, подключаемого к компьютеру.

Как файл, созданный в приложении Word, состо­ит из отдельных станиц текста, так файл электронной презентации состоит из отдельных кадров или слайдов. Если содержимое слайда не помещается на странице целиком, то избыток не переходит на следующую страницу, а теряется. Электронная презентация обладает рядом преимуществ перед традиционной технологией создания демонстрационных материа­лов (черчением плакатов на ватмане): оперативность в подготовке матери­ла, использование возможностей компьютерной графики, легкость копи­рования и транспортировки, возможность использования информации, созданной в других приложениях Microsoft Office. Экранный интерфейс PowerPoint соответствует всем стандартам пользовательского интерфейса Windows, описанным ранее. PowerPoint является прекрасным и удобным инструментом для соз­дания качественных презентаций любого вида и способа использования.