Однією з поширених форм дипломатичної діяльності органів зовнішніх зносин є прийоми, традиції проведення яких мають коріння в глибокій давнині.
Дипломатичні прийняття є представницькими, протокольними заходами. Крім представницького значення, вони виступають важливим засобом встановлення, підтримки та-розвитку контактів офіційних властей з дипломатичним корпусом та журналістами, контактів дипломатичного представництва або окремих дипломатів з офіційними властями, громадськими, культурними, діловими колами країни перебування. Дипломатичні прийняття влаштовують для відзначення певних подій (національних свят, ювілейних дат, річниць підписання міжнародних і двосторонніх договорів та угод), з метою виявлення почестей та гостинності окремим високим особам.
Дипломатичні прийняття організовують також незалежно від тих чи інших подій, в рамках повсякденної дипломатичної роботи. Нечисленні, за кількістю запрошених, прийняття являють собою зручну можливість для зміцнення та розширення зв'язків, роз'яснення позиції держави з того чи іншого питання міжнародного життя.
Сучасна дипломатична практика, дипломатичний протокол знають багато видів прийняттю, які розподіляються на денні та вечірні, з розсадкою і без розсадки за столом. Нагадаємо основні з них.
Після визначення виду прийому, місця його проведення та дати, яка не може збігатися з вихідним, святковим днем або днем жалоби, важливим етапом підготовки будь-якого прийому є складання списку гостей.
На прийомі на честь високого зарубіжного гостя або зарубіжної делегації, крім супроводжуючих осіб, членів делегації, запрошуються посол країни гостя та старші дипломати посольства. З боку країни хазяїна на прийнятті присутні офіційні особи, які брали участь у переговорах або ж ті, які реалізують співробітництво з країною гостя у різних галузях. Якщо гість прибув з дружиною, в прийнятті з боку хазяїв беруть участь дружини офіційних осіб.
На прийняття, що організується дипломатичним представництвом, запрошуються керівники країни перебування, офіційні особи відповідних відомств та установ, представники культурних та наукових кіл. У разі організації прийняття на честь ювілею у двосторонніх відносинах запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Зарубіжні дипломати присутні на прийняттях, присвячених національним святам, а також на традиційних представницьких заходах посольств. Інколи доречно запросити деяких іноземних послів, акредитованих у країні, і на офіційні сніданки, обіди і т. ін., що даються на честь прем'єр-міністра, міністра закордонних справ країни перебування.
Під час підготовки прийняття ввічливим є проконсультуватися з почесним гостем або супроводжуючими його особами щодо списку гостей та підготовки, організації і проведення заходу. Часто у ході таких консультацій називаються одна-дві особи, з якими почесний гість був би радий зустрітися під час прийняття. Очевидно, що організатори мають врахувати таке побажання, включивши названих осіб до списку запрошених.
Список гостей має бути дуже збалансованим. Якщо готується прийняття для іноземних гостей, слід планувати включення рівної кількості громадян країни господаря, які мають відповідний рівень, які відвідували країну гостя або ж які мають спеціальні, особливі інтереси в цій країні.
Для великого прийняття - офіційного сніданку, обіду - рекомендується, крім офіційних осіб, включити до списку запрошених відомих осіб: наукових, мистецьких діячів, можливо, деяких особистих друзів господаря, кількох представників ЗМІ, якщо бажаним є висвітлення події. Організатори також мають брати до уваги особистість та інтереси почесного гостя. Слід враховувати і мовні питання. Важливо, щоб серед присутніх були особи, які володіють мовами обох сторін, або ж перекладачі[9, c. 154-156].
Часто постає питання - чи можливо запросити на прийняття до державного чиновника іноземного дипломата, іншу офіційну особу, з якою у хазяїна раніше не було персональних зустрічей. Так, таке запрошення можливе, особливо у тому випадку, коли почесним гостем буде особа, яка має ранг, посідає положення, відповідне до рангу та положення офіційної особи, яка запрошується без попередніх особистих зустрічей.
На прийняття з розсадкою слід підготувати список запрошених якомога раніше, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом/столами.
Кількість гостей залежить від рівня почестей, які надаються почесному/ головному гостю. Також береться до уваги ділова необхідність контактів з тим чи іншим запрошеним. Розміри приміщення, де влаштовується прийняття, мають відповідати кількості гостей та можливостям обслуговування.
Протокольна служба має систематично та ретельно перевіряти списки запрошуваних на прийняття та вносити до них необхідні зміни. Без такої роботи можливі непорозуміння та помилки, як, наприклад, відправлення запрошення з неправильно вказаним службовим становищем запрошеного, особі, яка вже не обіймає певної посади, або ж особі, яка померла. Грубою помилкою є надсилання одинаку запрошення для нього та дружини і т.п.
На дипломатичні, офіційні прийняття гостей запрошують, надсилаючи відповідні запрошення. Запрошення може бути повністю або ж частково надрукованим. Для менш офіційних заходів допускається надсилання запрошень, повністю написаних від руки. Незалежно від виду запрошення завжди пишеться від третьої особи. Офіційний протокол вважає за можливе передати запрошення по телефону або телеграфом.
Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на сніжно-білому (off-white) папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання літер перевага надається рукописному стилю.
Повністю надруковані запрошення використовують при особливих заходах - дуже великих або формальних, офіційних прийняттях. Вважається, що такі запрошення демонструють особливу повагу до запрошених. Вони ж є і найдорожчими за витратами під час виготовлення. У повністю надруковане запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя та його дружини, якщо передбачається запрошення жінок.
Коли господарем прийняття є висока офіційна особа (глава держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол держави і т.п.), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або ж печатку офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошеннях на робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи використовується некольорове випукле зображення герба або печатки. Усі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або ж президентської печатки.
Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якої нагоди та для будь-якої дати та часу. Запрошення такого роду можуть надсилатися для ланчів, чаю, коктейлів та ін.
Частково друковані запрошення менш дорогі, ніж друковані повністю (які можуть бути використані тільки один раз, для одного заходу), і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийняття, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно до конкретного заходу[4, c. 178-180].
У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для даного конкретного заходу. Це може бути:
- повсякденний одяг, Така форма визначається словами: "informal", "tenue de viile", "undress" (характерно для Великої Британії);
- смокінг. У дипломатичному та офіційному протоколі для даної форми використовується визначення "black tie". Можливо також, для напівфор-мальних заходів, "dinner jeket", "dinner dress", "smoking jeket", "tuxedo";
- фрак. У запрошеннях така форма визначається як "white tie", Можливо також "tenue de soire", "evening dress", "decorations" і просто "tails".
Якщо у запрошенні форму одягу не вказано, вважається, що в такому разі організатори передбачають неформальний, повсякденний одяг. У даній ситуації не буде помилкою уточнити форму одягу напередодні прийняття.
Запрошення на прийняття можуть бути передані телефоном. Буває, що неможливо надіслати офіційне запрошення заздалегідь. Так, наприклад, коли якась офіційна особа бажає організувати прийняття на честь зарубіжного гостя, який перебуватиме у місті лише кілька днів, вона має бути впевненою, що на цьому заході буде присутня максимальна кількість запрошених. У такому разі доцільно і необхідно використати запрошення по телефону, щоб отримати миттєву відповідь (згоду чи відмову) і мати можливість замінити тих, хто відмовився. Як тільки отримується згода на запрошення по телефону, одразу ж надсилається відповідне надруковане або написане від руки нагадування,
В усіх випадках, коли у запрошенні є літери R.S.V.R, або слова "Прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про можливість/неможливість бути присутнім, Як заведено, відповідь дається протягом 1 = 2 днів після отримання запрошення, Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент, Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що іони не можуть прийняти рішення щодо pea-садки за столом, а також не можуть запросити когось Іншого, Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь, Взагалі ж не відповісти на запрошення - серйозна помилка.
Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, І тоді можливе надсилання запрошення одному з них - присутньому у місті і вільному на час запрошення.
Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, І самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, а ля фуршет, якщо це є бажаним І коли на його/її присутність розраховують організатори.
Вважається, що на запрошення, які надходять від Імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин а моменту його отримання, Не запрошення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по телеграфу або по телефону, Існує всього кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це - смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність запрошеного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.
Більш правильним є відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.
Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому або сніжно-білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи[12, c. 70-74].
