Сортування записів у поданні

Сортування записів на основі текстових, числових значень або дати

Застосовується до: Microsoft Office Access 2007

Друк

 

Показати все

Приховати все

Сортування даних відіграє важливу роль у створенні ефективних і простих у використанні звітів і форм. Наприклад, каталог товарів, в якому товари вказано в алфавітному порядку або впорядковано за ціною, зручніше використовувати, ніж каталог, який містить елементи в довільному порядку.

У цьому розділі описано, як сортувати записи під час перегляду та створення таблиці, запиту, форми або звіту.

У цій статті

• Загальні відомості
• Сортування записів у поданні
• Видалення порядку сортування
• Збереження порядку сортування для об’єкта

Загальні відомості

Деякі списки, з якими зазвичай працюють користувачі, уже впорядковано, або їх можна впорядкувати у потрібний спосіб. Календар або планувальник відсортований за датою. З іншого боку, під час пошуку авіаквитків або повідомлень у папці «Вхідні» можна виконати сортування за одним із багатьох доступних полів. Квитки можна сортувати за ціною, часом відправлення або авіакомпанією, а повідомлення в поштовій скриньці — за відправником, темою або датою. Упорядкований список дозволяє користувачам переглядати та знаходити потрібні дані, не переглядаючи всі дані.

Записи в таблиці, запиті, формі або звіті можна сортувати за одним або кількома полями. Вибір способу сортування записів у звіті або формі не потребує виконання складних дій зі структурою.

Наприклад, у разі створення звіту «Каталог товарів» можна виконати сортування товарів в алфавітному порядку. Порядок, вибраний під час створення об’єкта, установлюється порядком сортування даних об’єкта за промовчанням. Під час перегляду запиту або звіту кожний користувач може сортувати записи відповідно до своїх потреб, наприклад за ціною або постачальником.

Примітка Подання можна відсортувати за будь-яким відображуваним полем, окрім полів, які містять вкладення або об’єкти OLE.

Можна настроїти результати максимально точно, відсортувавши записи за кількома полями. Під час сортування за кількома полями важливо визначити зовнішні та внутрішні поля. Для отримання потрібних результатів необхідно позначити відповідні поля як внутрішні й зовнішні поля сортування. Наприклад, необхідно сортувати таблицю «Контакти» за полями «Ім’я» та «Прізвище». Щоб для кожного прізвища відсортувати імена від А до Я або від Я до А, поле «Ім’я» має бути внутрішнім. З іншого боку, якщо потрібно відсортувати прізвища для кожного імені, внутрішнім слід призначити поле «Прізвище». Спочатку записи буде впорядковано за зовнішнім полем «Прізвище», а потім за внутрішнім полем «Ім’я».

Поле «Прізвище» є зовнішнім полем, а поле «Ім’я» — внутрішнім

Поле «Ім’я» є зовнішнім полем, а поле «Прізвище» — внутрішнім

Під час сортування слід пам’ятати, що порядок сортування чисел, тексту та спеціальних символів залежить від установлених на комп’ютері мови й регіональних параметрів. Якщо мова й регіональні параметри, указані в діалоговому вікні Параметри Access, не відповідають установленим параметрам на панелі керування, отриманий порядок сортування може відрізнятися від очікуваного.

Перегляд або змінення мови або регіону за промовчанням

Для перегляду мовних настройок у застосунку Access натисніть кнопку Microsoft Office та натисніть кнопку Параметри Access. У вікні Настроювання перегляньте або змініть значення у списку Порядок сортування нової бази даних. Виберіть значення Загальний у разі використання однієї з таких мов — африкаанс, албанська, арабська, баскська, болгарська, білоруська, каталонська, нідерландська, англійська, фарерська, перська, німецька (стандартна), грецька, іврит, хінді, індонезійська, італійська, малайська, португальська, російська, сербська, суахілі й урду. Зауважте, що ця настройка впливає лише на нові бази даних. Щоб застосувати цей параметр до наявної бази даних, спочатку необхідно стиснути базу даних.

Стискання бази даних

• Натисніть кнопку Microsoft Office , виберіть пункт Керування, а потім у групі Керування базою даних клацніть пункт Стиснути та відновити базу даних.

Щоб переглянути регіональні параметри встановлені на комп’ютері, відкрийте на панелі керування вікно «Мовні та регіональні параметри». Перегляньте значення на вкладці Регіональні параметри та внесіть потрібні зміни. Для отримання додаткових відомостей див. довідку Microsoft Windows.

На початок сторінки

Сортування записів у поданні

Примітка Сортування звітів у застосунку Access відрізняється від сортування таблиці, запиту або форми.

Сортування звіту

Сортування таблиці, запиту або форми

Сортування звіту

1. Відкрийте звіт у поданні макета або конструктора.
2. Якщо область Групування, сортування й підсумок не відкрито, у групі Групування та підсумки (на вкладці Форматування в поданні макета або на вкладці Конструктор у поданні конструктора) натисніть кнопку Групування й сортування.
3. Виконайте одну з таких дій:
• Якщо звіт не згруповано й не відсортовано, натисніть кнопку Додати групу в області Групування, сортування й підсумок, після чого виберіть зовнішнє поле сортування. Натисніть стрілку другого розкривного списку й виберіть потрібний порядок сортування значень. Натисніть кнопку Додатково та натисніть стрілку праворуч від елемента з розділом верхнього колонтитула та виберіть варіант без розділу верхнього колонтитула. Повторіть наведені дії для кожного поля сортування; внутрішнє поле сортування має розташовуватися внизу.
• Якщо звіт уже відсортовано або згруповано, перегляньте наявні рівні та внесіть потрібні зміни. Для змінення поля використайте стрілку розкривного списку. Для змінення порядку натисніть стрілку другого розкривного списку. Щоб змінити рівень групування на рівень сортування, змініть значення у списку з розділом верхнього колонтитула на без розділу верхнього колонтитула.

Порада Щоб відсортувати звіт за одним полем, відкрийте його в поданні макета, двічі клацніть його й виберіть потрібну команду сортування. Наприклад, якщо вибрано поле «Вік», виберіть пункт Сортування від найменшого до найбільшого або Сортування від найбільшого до найменшого. Але якщо звіт згруповано, або потрібно виконати сортування за кількома полями, використайте область Групування, сортування й підсумок.