Основные компоненты автоматизации офиса

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса. На рис. 1.6 изображены

основные компоненты автоматизации офиса.

Текстовый процессор – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т. д. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов.

Электронная почта (е-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений.

Аудиопочта – это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для комплексного решения проблем. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой составляющей автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

• ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

• обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);

• вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

• качественное оформление табличных форм представления данных;

• многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

• проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

• проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций:

• аудио;

• видео;

• компьютерную.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

• заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;

• заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) – перспективная офисная технология, которая основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Базы данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себе данные о производственной системе, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

ТЕХНОЛОГИИ БАЗ ДАННЫХ

База данных (БД) – это структурированный организованный набор данных, описывающий характеристики какой-либо физической или виртуальной системы. Организация структуры БД формируется исходя из следующих соображений:

• Адекватность описываемому объекту/системе – на уровне концептуальной и логической модели.

• Удобство использования для ведения учёта и анализа данных – на уровне так называемой физической модели.

Для создания и манипулирования базой данных используется специализированная программа, называемая системой управления базой данных (СУБД). Основные функции СУБД:

• управление данными во внешней памяти (на дисках);

• управление данными в оперативной памяти;

• журнализация изменений и восстановление базы данных после сбоев;

• поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

• ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти и журнализацию;

• процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода;

• подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД;

• сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

По архитектуре организации хранения данных СУБД подразделяются на локальные (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере) и распределенные (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах).

По способу доступа к БД СУБД разделяются на файл-серверные и клиент-серверные. Архитектура «файл-сервер» не имеет сетевого разделения компонентов диалога и использует компьютер для функции отображения, что облегчает построение графического интерфейса. «Файл-сервер» только извлекает данные из файлов, так что дополнительные пользователи добавляют лишь незначительную нагрузку на ЦП и каждый новый клиент добавляет вычислительную мощность сети. Минусом этой архитектуры является высокая загрузка сети при передаче данных. На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими. Клиент-серверная СУБД позволяет обмениваться клиенту и серверу минимально необходимыми объёмами информации. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Клиент может выполнять функции предварительной обработки перед передачей информации серверу, но в основном его функции заключаются в организации доступа пользователя к серверу.

В большинстве случаев клиент-серверная СУБД менее требовательна к пропускной способности компьютерной сети, чем файл-серверная СУБД, особенно при выполнении операции поиска в базе данных по заданным пользователем параметрам, т.к. для поиска нет необходимости получать на клиент весь массив данных: клиент передаёт параметры запроса серверу, а сервер производит поиск по полученному запросу в локальной базе данных.

Результат выполнения запроса, который обычно на несколько порядков меньше по объёму, чем весь массив данных, возвращается клиенту, который обеспечивает отображение результата пользователю.