Тема 3. Структуризація проекту.

 

3.1. Односпрямована структуризація створення робочої структури проекту.

3.2. Двоспрямована структуризація та кодування проекту.

3.3. Триспрямована структура проекту.

 

3.1. Структуризація проекту полягає у формуванні структури проектних робіт, витрат і узгодженні їх із організаційною структурою проектної команди. Вона передбачає розробку робочої структури проекту (WBS – Work Breakdown Structure), організаційної структури проекту (OBS - Organization Breakdown Structure), затратної структури проекту (CBS – Cost Breakdown Structure).

У наш час багато фірм застосовують односпрямовану систему для структуризації, управління, планування і контролю своїх проектів. Структура WBS – ієрархічна структура послідовної декомпозиції проекту на підпроекти, пакети робіт різного рівня, пакети детальних робіт. Структура розділення робіт дозволяє узгодити план проекту з потребами замовника, поданими як специфікації або опис робіт. З іншого боку, WBS є зручним засобом управління для проект-менеджера, так як дозволяє:

· визначити роботи, пакети робіт, які забезпечують досягнення під цілей проекту;

· перевірити, чи всі цілі будуть досягнуті у результаті реалізації проекту;

· створити зручну структуру звітності, яка б відповідала цілям проекту;

· визначити контрольні точки за проектом на відповідному рівні деталізації плану;

· розподілити відповідальних за досягнення цілей проекту між виконавцями;

· забезпечити членам команди розуміння загальних цілей і задач за проектом.

Рівень деталізації WBS залежить від змісту проекту, кваліфікації та досвіду команди проекту, системи управління, принципу розподілу відповідальності, системи документообігу та звітності.

Для створення WBS структуризація може проводитись за такими рівнями:

рівень 1 – проект;

рівень 2 – стадії або субпроекти;

рівень 3 – системи або блоки;

рівень 4 – робочі пакети.

На нижчому рівні робочої структури проекту знаходиться робочий пакет (табл.3.1)

Таблиця 3.1

СТРУКТУРА РОБОЧОГО ПАКЕТА

 

Робочий пакет – це група робіт чи операцій, які піддаються оцінці по витратам, ресурсам, тривалості виконання та по виконавцям. На рис.3.1 наведено приклад трирівневої робочої структури проекту зі створення комп’ютерного центру в організації. Перший рівень – сам проект, другий – субпроекти, сформовані за продуктовим принципом: забезпечення кадрами, технічне забезпечення, програмне забезпечення і управління проектом. На третьому рівні перебувають робочі пакети для перших трьох субпроектів, а управління проектом не деталізується.

 

 

Рис. 3.1. Трирівнева робоча структура проекту створення технологічної лінії.

 

3.2. Часто у проектах використовується двоспрямована структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:

· робочу структуру проекту;

· організаційну структуру проекту;

· облік витрат;

· описання робочих пакетів (діяльності);

· систему кодування;

· словник використання WBS (каталог CTR «Витрати-час-ресурси»).

Організаційна структура проекту OBS стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту. Будується ця структура аналогічно робочій структурі, а саме:

 

Структурна схема організації (OBS - Organization Breakdown Structure) та матриця відповідальності є два інструменти, які допомагають проект-менеджеру зібрати команду, що буде відповідати цілям і задачам проекту. Метою ССО є визначення складу і розподілу обов’язків виконавців для робіт у складі СРР. Склад і порядок реалізації робіт визначають форму організаційної структури.

Матриця відповідальності— це графічне визначення того, хто що робить по проекту, або закріплення відповідальності чле­нів проектної команди за виконання окремих елементів проекту і відносини із залученими партнерами (табл.3.1).

Умовні позначення:

Р - первинна відповідальність;

S - вторинна відповідальність;

+ - особа, що виконує роботу

 

Таблиця3.1

Матриця відповідальності проекту „Створення відділу маркетингу”

	Роботи
Визначення організаційної структури	Визначення організаційних обов’язків	Розробка посадових інструкцій	Узгодження функцій відділу з іншими відділами	Подання замовлення до служби зайнятості	Проведення співбесід з претендентами	Укладання договорів про роботу	Проведення ремонтних робіт	Обладнання кабінету	Адміністративне управління проектом
Менеджер з добору персоналу					P	S	P
Менеджер з розробки посадових інструкцій			P	P
Консультант з управління персоналом	+	+	+	+	+	+
Будівельники								+	+
Менеджер проекту-маркетолог	Р	Р	S	S	S	P		Р	Р	Р
Фінансовий менеджер

 

Матриця може показати, хто відповідає за конкретний аспект проекту і якою є міра цієї відповідальності (первинна чи друго­рядна). Це дає змогу відстежувати й контролювати процеси і ро­боти, чітко розподіляти відповідальність між залученими фахів­цями, в тому числі проектним і функціональним менеджерами, визначати, хто може проконсультувати з певного аспекту, отри­мувати іншу інформацію.

Структура статей витрат (ABS – Account Breakdown Structure) є додатковим засобом планування робіт проекту. Різниця між статтями витрат і бухгалтерськими рахунками заключається у тому, що за цими статтями збирається інформація, яка ще не підтверджена документально. Є тільки попередня інформація про виконання робіт, використання ресурсів. Ця інформація потрібна для прийняття управлінських рішень. Необхідні документи бухгалтерського обліку з’являться тільки за календарних дат, а не за поточних датах проекту. Статті витрат використовуються при плануванні і контролі часу та вартості, вони акумулюють інформацію про роботи, що призначенні організаційними підрозділами у відповідності до СРР.

Визначення основних контрольних точок йде після побудування СРР(WBS) та ССО(OBS). Ці точки зручно використовувати для узгодження основних стадій, етапів, фаз розробки та реалізації проекту, а також для аналізу і контролю реалізації проекту.