Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:
1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);
2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);
3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).
Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. таблицу).
В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле - 20 мм; верхнее - 10, текстовая область для формата А4 - 183 Ѕ 280, для формата А5L - 183 Ѕ 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее - 20, правое - 10, верхнее - 15 мм.
При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 Ѕ 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (adress field). Размещение этих полей показано на рисунке.
| Поле сведений об отправителе | Поле ссылок |
| Поле адреса |
Размещение полей (зон) на бланке международного письма
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.
| Реквизиты писем в России | Реквизиты международных писем |
| 1. Государственный герб РФ 2. Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации или товарный знак 4. Код организации 5. Код формы документа 6. Наименование организации 7. Справочные данные об организации 8. Дата документа 9. Регистрационный номер документа 10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11. Адресат 12. Заголовок к тексту 13. Текст документа 14. Отметка о наличии приложения 15. Подпись 16. Отметка об исполнителе 17. Идентификатор электронной копии документа 18. Резолюция 19. Отметка о контроле | 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д. 2. Ссылка на индексы отправителя 3. Дата 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) 5. Указание на конкретное лицо «К сведению» 6. Вступительное обращение 7. Заголовок 8. Основной текст 9. Заключительная формула вежливости 10. Подпись 11. Указание на приложение 12. Указание на рассылку копий данного письма |
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
На поле сведений об отправителе документа указывается его наименования, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.
