Структура должностной инструкции

Должностная инструкция

Должностная инструкция должна содержать следующие пункты:

1) наименование должности;

2) наименование подразделения;

3) должностные обязанности;

4) квалификационные требования;

5) ответственность;

6) полномочия.

Поскольку должностная инструкция является юридическим документом, который регламентирует взаимоотношения между работником и работодателям, основное внимание в ней уделяется четкому определению круга задач, которые решает работник. В случае возникновения спорных вопросов стороны всегда могут обратиться к должностной инструкции и получить ответы на вопросы:

1. За что я отвечаю?

2. Что входит в мою компетенцию?

3. Что относится к моим обязанностям?

4. Могу ли я самостоятельно принять решение по данному вопросу?

В научной литературе идут споры о том, нужны ли должностные инструкции. Некоторые авторы считают, что они губительно сказываются на инициативе работников, оставляют множество неучтенных обязанностей, порождают формальное отношение к работе. На наш взгляд, эта позиция ошибочна. Любой документ может использоваться конструктивно, творчески, а может превратиться в бюрократическую бумагу. Долж­ностные инструкции обладают рядом несомненных преимуществ для сотрудника, для руководителей и для организации в целом.

Преимущества для сотрудника:

• ясное представление о своих производственных задачах;

• снижение вероятности конфликтов в связи с распределением ответственности;

• снижается возможность произвола со стороны руководителя;

• возможность для самоконтроля;

• легче строится рабочее поведение.

Основными целями применения должностных инструкций являются:

• рациональное разделение труда;

• правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

•укрепление служебной дисциплины в организации;

•повышение эффективности деятельности организации;

• создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

• повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании контракта;

• обеспечение объективности при аттестации сотрудника, при поощрении его или при наложении на него дисциплинарного взыскания;

• разрешение трудовых споров.

Структура описания рабочего места

Рассмотрим подробнее структуру описания рабочего места. Следует отметить, что некоторые пункты (например, квалификационные требования или функциональные обязанности) у долж­ностной инструкции и описания рабочего места совпадают.

1. Определение рабочего места. Данная часть содержит несколько уровней информации. Во-первых, определяется четкое название рабочего места. Во-вторых, большинство организаций применяют систему кодирования рабочих мест для последующей классификации и облегчения документооборота. Далее идентифицируется группа должностей, к которой принадлежит данная позиция.

2. Расположение рабочего места в структуре бизнес-процессов. Рабочее место определяется с точки зрения его расположения в общей структуре организации: управление, подразделение, отдел. Составляется следующая схема:

Сотрудник А:

• докладывает В;

• непосредственно подчиняется С;

• работает с Д;

• вне компании сотрудничает с Е.

3. Функциональные обязанности исполнителя. В данной части
описываются природа труда (интеллектуальный — физический, ручной — механический и т. п.), основные функциональные обязанности и области ответственности исполнителя. Например, для специалиста по корпоративному обучению данные обязанности будут выглядеть следующим образом:

• определяет необходимость в обучении;

• планирует и организует обучающие программы;

• готовит обучающие программы;

• обеспечивает сотрудников необходимыми навыками;

• проводит оценку результатов обучения.

4. Содержание работы. В содержании работы отражаются
конкретные действия, которые выполняет работник на данном
рабочем месте. Например, специалист по корпоративному обучению:

• проводит учебные программы;

• управляет деятельностью учебного центра;

• обеспечивает консультации менеджерам;

• ведет переговоры и общение с обучающими компаниями;

• оценивает эффективность тренинга.

5. Стандарты выполнения работ (нормативы). В целях облегчения функции контроля, а также слаженности действий всех сотрудников для каждого рабочего места устанавливаются стандарты (эталоны) выполнения работ и количественные нормативы по загрузке и минимально допустимой производительности труда. Следует отметить, что количественные нормативы можно установить не для всех рабочих мест. Например, деятельность творческих работников с трудом поддается количественной рег­ламентации.

6. Условия труда на рабочем месте. Описание условий труда необходимо, во-первых, для принятия правильных управленческих решений (например, при компенсации за вредные условия), во-вторых, для определения правильных показателей по стандартам работ и нормативам, в-третьих, для устранения недочетов в условиях труда, которые снижают его результативность и качество. В условия труда включаются:

 

• уровень сложности оборудования;

• уровень шума;

• температура и иные физические показатели (освещенность, задымленность и т. п.);

• рабочие дни (длительность);

• праздники, выходные и отпускные дни.

Таким образом, условия труда включают состояние техники и оборудования, обеспеченность необходимыми ресурсами и их качество, организацию рабочего места, организационную эколо­гическую среду. Важно помнить, что условия труда тесно связаны с соблюдением техники безопасности на производстве. Так, неблагоприятная с точки зрения эргономики организация рабочего места может приводить к ошибкам, чрезмерной утомляемости, снижению производительности, затруднять взаимодействие с коллегами и партнерами. В наихудшем варианте плохие условия труда могут способствовать возникновению производственного травматизма, несчастных случаев на производстве.

При составлении описания рабочего места необходимо помнить, что данный документ является прежде всего рабочим инструментом руководителя и исполнителя. Поэтому он должен быть понятным, полным и четким, должен содержать информацию об особенностях работ, уровнях сложности, необходимых навыках и уровне стандартизации возникающих проблем. При этом существует правило, что чем ниже позиция в иерархии компании, тем четче должны быть определены и прописаны обязанности исполнителя.