Должностная инструкция
Должностная инструкция должна содержать следующие пункты:
1) наименование должности;
2) наименование подразделения;
3) должностные обязанности;
4) квалификационные требования;
5) ответственность;
6) полномочия.
Поскольку должностная инструкция является юридическим документом, который регламентирует взаимоотношения между работником и работодателям, основное внимание в ней уделяется четкому определению круга задач, которые решает работник. В случае возникновения спорных вопросов стороны всегда могут обратиться к должностной инструкции и получить ответы на вопросы:
1. За что я отвечаю?
2. Что входит в мою компетенцию?
3. Что относится к моим обязанностям?
4. Могу ли я самостоятельно принять решение по данному вопросу?
В научной литературе идут споры о том, нужны ли должностные инструкции. Некоторые авторы считают, что они губительно сказываются на инициативе работников, оставляют множество неучтенных обязанностей, порождают формальное отношение к работе. На наш взгляд, эта позиция ошибочна. Любой документ может использоваться конструктивно, творчески, а может превратиться в бюрократическую бумагу. Должностные инструкции обладают рядом несомненных преимуществ для сотрудника, для руководителей и для организации в целом.
Преимущества для сотрудника:
• ясное представление о своих производственных задачах;
• снижение вероятности конфликтов в связи с распределением ответственности;
• снижается возможность произвола со стороны руководителя;
• возможность для самоконтроля;
• легче строится рабочее поведение.
Основными целями применения должностных инструкций являются:
• рациональное разделение труда;
• правильный подбор кадров, их расстановка и использование;
•укрепление служебной дисциплины в организации;
•повышение эффективности деятельности организации;
• создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
• повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании контракта;
• обеспечение объективности при аттестации сотрудника, при поощрении его или при наложении на него дисциплинарного взыскания;
• разрешение трудовых споров.
Структура описания рабочего места
Рассмотрим подробнее структуру описания рабочего места. Следует отметить, что некоторые пункты (например, квалификационные требования или функциональные обязанности) у должностной инструкции и описания рабочего места совпадают.
1. Определение рабочего места. Данная часть содержит несколько уровней информации. Во-первых, определяется четкое название рабочего места. Во-вторых, большинство организаций применяют систему кодирования рабочих мест для последующей классификации и облегчения документооборота. Далее идентифицируется группа должностей, к которой принадлежит данная позиция.
2. Расположение рабочего места в структуре бизнес-процессов. Рабочее место определяется с точки зрения его расположения в общей структуре организации: управление, подразделение, отдел. Составляется следующая схема:
Сотрудник А:
• докладывает В;
• непосредственно подчиняется С;
• работает с Д;
• вне компании сотрудничает с Е.
3. Функциональные обязанности исполнителя. В данной части
описываются природа труда (интеллектуальный — физический, ручной — механический и т. п.), основные функциональные обязанности и области ответственности исполнителя. Например, для специалиста по корпоративному обучению данные обязанности будут выглядеть следующим образом:
• определяет необходимость в обучении;
• планирует и организует обучающие программы;
• готовит обучающие программы;
• обеспечивает сотрудников необходимыми навыками;
• проводит оценку результатов обучения.
4. Содержание работы. В содержании работы отражаются
конкретные действия, которые выполняет работник на данном
рабочем месте. Например, специалист по корпоративному обучению:
• проводит учебные программы;
• управляет деятельностью учебного центра;
• обеспечивает консультации менеджерам;
• ведет переговоры и общение с обучающими компаниями;
• оценивает эффективность тренинга.
5. Стандарты выполнения работ (нормативы). В целях облегчения функции контроля, а также слаженности действий всех сотрудников для каждого рабочего места устанавливаются стандарты (эталоны) выполнения работ и количественные нормативы по загрузке и минимально допустимой производительности труда. Следует отметить, что количественные нормативы можно установить не для всех рабочих мест. Например, деятельность творческих работников с трудом поддается количественной регламентации.
6. Условия труда на рабочем месте. Описание условий труда необходимо, во-первых, для принятия правильных управленческих решений (например, при компенсации за вредные условия), во-вторых, для определения правильных показателей по стандартам работ и нормативам, в-третьих, для устранения недочетов в условиях труда, которые снижают его результативность и качество. В условия труда включаются:
• уровень сложности оборудования;
• уровень шума;
• температура и иные физические показатели (освещенность, задымленность и т. п.);
• рабочие дни (длительность);
• праздники, выходные и отпускные дни.
Таким образом, условия труда включают состояние техники и оборудования, обеспеченность необходимыми ресурсами и их качество, организацию рабочего места, организационную экологическую среду. Важно помнить, что условия труда тесно связаны с соблюдением техники безопасности на производстве. Так, неблагоприятная с точки зрения эргономики организация рабочего места может приводить к ошибкам, чрезмерной утомляемости, снижению производительности, затруднять взаимодействие с коллегами и партнерами. В наихудшем варианте плохие условия труда могут способствовать возникновению производственного травматизма, несчастных случаев на производстве.
При составлении описания рабочего места необходимо помнить, что данный документ является прежде всего рабочим инструментом руководителя и исполнителя. Поэтому он должен быть понятным, полным и четким, должен содержать информацию об особенностях работ, уровнях сложности, необходимых навыках и уровне стандартизации возникающих проблем. При этом существует правило, что чем ниже позиция в иерархии компании, тем четче должны быть определены и прописаны обязанности исполнителя.
