Робота з записами в базі даних

Вступ

Завдяки структурі свого робочого листа Excel 2003 є ідеальним інструментом для організації зв'язаної інформації в список. На робочому листі Excel список являє собою набір послідовних рядків, що містять визначену інформацію. Чисто теоретично список Excel аналогічній таблиці Access (чи іншої програми управління базами даних). Кожен стовпець списку називається полем, а кожен рядок ­— записом даних. Заголовки у верхньому рядку являють собою назви полів. У будь-якім полі можна вводити текст, числа, дати, формули чи гіперпосилання.

У разі потреби список можна відсортувати або організувати усередині нього пошук визначеної інформації і використовувати фільтри для виділення групи інформації, що відповідає заданому критерію. Для складних списків Excel автоматично створює структури, що дозволяють підсумовувати й аналізувати групи записів. Великі і складні списки – відмінна відправна точка для записів зведених таблиць і зведених діаграм, за допомогою яких можна перетягувати поля на структурну сторінку для виконання складних задач аналізу даних без побудови формул.

Створюючи новий список, потрібно дотримуватись наступних основних принципів.

• Створювати тільки один список на одному робочому листі. Результати багатьох засобів роботи зі списками в Excel (включаючи Автофільтр) залежать від здатності правильно виділити список на робочому листі. Якщо необхідно створити кілька списків в основній робочій книзі, потрібно розмістити їх на різних робочих аркушах.

• Створювати один рядок заголовків з унікальною назвою кожного стовпця. Використовуючи опції форматування, слід виділити рядок підписів в області даних. Можна, наприклад, установити великий розмір шрифту і відокремити рядок заголовків границею. Excel проаналізує це форматування, відокремивши заголовки від іншої частини списку під час сортування чи підготовки звіту.

• Не залишати в списку порожні рядки чи стовпці. У противному випадку при виконанні сортування чи пошуку Excel проігнорує всі дані, розташовані нище порожніх рядків чи правіше порожнього стовпця. Наявність порожніх комірок допускається.

• Починати введення списку можна з будь-якої комірки, однак не рекомендується залишати порожні стовпці ліворуч від списку. Можна залишити порожніми кілька рядків угорі списку, щоб згодом створити діапазон умов чи додати заголовок. Не слід забувати залишити як мінімум один порожній рядок між областю умов і власне списком.

• Щоб спростити введення даних, слід закріпити на екрані рядок заголовків.

При введенні нових даних в існуючий список Excel автоматично застосовує до них форматування і формули попередніх рядків, що звільняє користувача від необхідності заново форматувати новий рядок. Наприклад, якщо перша комірка попереднього рядка відформатована напівжирним курсивом, Excel автоматично застосує цей шрифт до першої комірки нового рядка, якщо користувач почне вводити в неї дані.

Основна частина

База даних - сховище інформації.

1.Створення бази даних в Microsoft Excel

База даних являє собою упорядковану інформацію, об'єднану в єдине ціле. На мал. 1 показаний приклад бази даних. Інформація в базі даних звичайно розміщається і зберігається в рядках і стовпцях, як у таблиці. На мал. 1 представлений список з адресами одержувачів у формі бази даних. У кожен рядок занесене ім'я, адреса, місто, штат і поштовий індекс. Оскільки список з адресами одержувачів являє собою інформацію, упорядковану певним чином (в один стовпець занесені імена, в іншій – адреси, у третій – назви міст і т.д.), він і є базою даних.

Мал.1 Показаний приклад в базі даних Microsoft Excel.

У Excel база даних будується за аналогією з рядками і стовпцями, причому стовпець таблиці є полем, а кожен рядок – окремим записом. Інформація з кожного поля заноситься в окрему комірку таблиці. Наприклад, у таблиці, представленої на мал. 1, імена занесені в стовпець із заголовком Ім'я, прізвища занесені в стовпець із заголовком Прізвище і т.д. Для того щоб приступити до створення бази даних, помістіть курсор в комірку верхньої частини таблиці і введіть у рядку назви полів.

Створення бази даних

Щоб створити базу даних у робочій таблиці Excel, необхідно виконати наступне:

1. У порожній рядок таблиці ввести назви полів.

2. У кожну комірку у рядку, що знаходиться безпосередньо під рядком з назвами полів, ввести фактичні дані по кожному полю. Не потрібно залишати порожніх рядків між рядком з назвами полів і наступними даними, оскільки в Excel можуть виникнути проблеми з розпізнаванням початку бази даних.

3. Для того щоб ввести в комірку цифри (наприклад, поштовий індекс), поставте спочатку апостроф.

Після додавання записів у базу даних отримується набір даних, упорядкованих по рядках і стовпцям, причому його формат буде таким же, як формат даних, представлених на Мал. 1.

Якщо необхідно ввести великий масив даних, що представляють собою числа, що повинні бути збережені як текст (наприклад, поштові коди чи номери телефонів), необхідно від форматувати стовпець, у який буде занесена інформація цього типу, як текст. Для цього потрібно виділити стовпець (клацнути на його заголовку), клацнути на ньому правою кнопкою миші і вибрати пункт контекстного меню Формат клітинок. Вибрати вкладку Число в діалоговому вікні Формат ячеек. Після цього вибрати пункт “ Текстовый” зі списку “ Числовые форматы” і клацнути на кнопці ОК. Якщо попередньо не виконати ці дії чи якщо не ставити апостроф перед поштовим індексом, то індекси, що починаються з нулів (наприклад, 00742), будуть представлені без нулів.

Працювати з базою даних буде набагато простіше, якщо розмістити її на окремому листі. Для того щоб зберегти кілька баз даних на одному робочому листі, потрібно вказати діапазон комірок для кожної бази даних, що значно ускладнить роботу з базою даних. Оскільки кожна робоча книга в Excel може складатися з будь-якої кількості аркушів (аж до 255), то легко можна керувати численними базами даними, розміщаючи кожну з них на окремому листі. Якщо не розміщати інші дані на тім же листі, що і база даних, то можна уникнути організаційних проблем. В міру збільшення бази даних нові рядки будуть додаватися в кінець таблиці. Якщо ж у таблицю будуть введені інші дані, то може виникнути небезпека їхнього знищення.

При роботі з базами даних у Excel придасться інформація про назви полів. Рядок з назвами полів повинний передувати списку. Залишати порожній рядок між рядком з назвами полів і фактичними даними неприпустимо. Назва кожного поля повинна бути унікальною. У верхній частині списку може бути кілька рядків із введеною в них інформацією, однак тільки один рядок буде сприйматися як такий, що містить назви полів. Назва поля не повинне перевищувати 255 символів (для зручності краще вибирати короткі назви).

Також слід уникати розміщення іншої важливої інформації (наприклад, формул) праворуч і ліворуч від бази даних. Якщо надалі скористатися автоматичною фільтрацією, щоб відфільтрувати дані в базі даних, то інші дані можуть зникнути.

Робота з записами в базі даних

Записи в базу даних додаються і редагуються шляхом введення даних безпосередньо в комірки, а знищуються з бази даних шляхом їхнього виділення і виконання команди “Правка Þ Удалить”. Однак більшість користувачів воліють знаходити і редагувати дані за допомогою форми, що надає Excel для введення і перегляду даних. Для того щоб переглянути дані на екрані за допомогою форми, необхідно помістити курсор у будь-яку комірку бази даних і виконати команду “Данные Þ Форма”. На екрані з'явиться форма з полями бази даних, показана на мал. 2.

Мал. 2Форма бази даних.

 

Додавання нових записів

Для того щоб додати новий запис, потрібно клацнути у формі на кнопці Добавить. На екрані з'явиться порожня форма і можна буде вводити дані в кожне поле. Ці дії потрібно повторити для кожного запису, що необхідно додати в базу даних.

Редагування записів

Редагувати записи можна за допомогою форми. Спочатку потрібно клацнути на кнопках Назад і Далее, щоб знайти потрібний запис. Крім того, можна скористатися лінійкою прокручування чи клавішами керування курсором. При роботі з великою базою даних для пошуку можна використовувати кнопку Критерии. Після того як запис буде знайдено, потрібно клацнути на потрібному полі і внести зміни.

Видалення записів

Для того щоб видалити запис за допомогою форми, спочатку потрібно знайти його, скориставшись кнопками Назад і Далее. Після того як запис з'явиться на екрані, необхідно клацнути на кнопці Удалить.

Якщо необхідно видалити багато записів, то форму краще не використовувати. Замість цього слід скористатися автоматичною фільтрацією, щоб вивести на екран усі записи, які потрібно знищити. Потім слід виділити рядки з цими записами і вибрати з меню Правка команду Удалить.

Пошук даних за критерієм

Альтернативним способом пошуку даних у базі є визначення у формі даних критеріїв пошуку. Критерії пошуку визначають дані, які потрібно знайти. Наприклад, у великій базі даних, у якій зберігаються імена й адреси, необхідно знайти всі записи, у яких зазначене певне місто. Для добору потрібних даних використовується умова, що представляється у виді формули. За допомогою цього критерію при роботі з базою даних, у яку введені значення витрат, можна знайти всі записи про витрати, що перевищують 5000 грн. Для цього потрібно ввести >5000. Вказуючи критерій у формі даних, можна використовувати оператори порівняння (ті самі оператори, що використовуються у формулах, введених в комірки робочої таблиці). У табл. 1 перераховані оператори і їхнє значення.

 

 

Таблиця 1. Оператори порівняння