Создание массовой рассылки

С помощью MS Word можно легко подготовит документы для массовой рассылки. Нет необходимости готовить по отдельности сотню однотипных документов, которые отличаются лишь фамилией получателя. Для упрощения этого процесса в Word используются инструменты слияния, расположенные на вкладке Рассылки.

Слияние - это вывод на печать набора однотипных документов, которые получаются в результате объединения так называемого основного документа и некоторой базы данных, содержащей изменяемую информацию, так называемого источника данных.

Основной документ содержит: информацию, которая остается постоянной для всех документов из набора, например текст стандартного письма, и специальные поля слияния для изменяемой информации и кодов, управляющих процессом слияния.

Обычно, каждая организация ведет переписку со своими партнерами, поэтому в каждой организации имеется некая база партнеров, где хранится информация о ФИО, адресе и телефоне. Эта база может храниться в виде таблицы СУБД, или же храниться в виде списка контактов Outlook. Если такая база имеется, то это значительно упрощает процесс создания массовой рассылки, если же ее нет, то ее необходимо один раз создать, чтобы потом многократно использовать в своей работе.

В данной части лабораторной работы, мы создадим с вами массовую рассылку поздравительной открытки всем партнерам СЦ «Кедр» женского пола.

Задание 8

Из папки 2_MS Word делопроизводство откройте документ Открытка.docx. Как вы видите, это бланк поздравительной открытки, в которой необходимо вместо подчеркивания вписать имя и отчество адресата.

Задание 9

Предположим, что секретарь садового центра «Кедр» хранит данные о партнерах компании в таблице СУБД. Перейдите на вкладку Рассылки и с помощью инструмента Выбрать получателей, из группы Начало слияния, выберите команду Использовать существующий список (рис. 5).

Рисунок 5 – Инструменты слияния

В появившемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите из папки 2_MS Word делопроизводство базу данных Access Список адресов.mdb. В результате выполнения данного действия часть инструментов на вкладке Рассылки должна стать активными. Эти инструменты понадобятся нам для дальнейшей работы.

Задание 10

Удалите из открытки символы подчеркивания и вместо них разместите блок адреса с фамилией именем и отчеством получателя. Для этого в группе инструментов Составление документа и вставка полей выберите инструмент Блок адреса. В результате должно открыться диалоговое окно Вставка блока адреса. В виду того, что в поздравительной открытке не принято в тексте поздравления писать ни название организации, где работает человек, ни адрес организации, то настройте свойства блока адреса так, как показано на рисунке 6, чтобы в тексте открытке отображались обращение и ФИО адресата. Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 6 – Вставка блока адреса

После выполненного вами действия в тексте открытки должен появиться блок адреса. Если вы воспользуйтесь инструментом Выделить поля слияния то блок адреса будет подсвечен серым цветом (рис. 7). Так можно отличить обычный текст документа и поля используемые для слияния.

Рисунок 7 – Блок адреса в тексте поздравления

В целом, для создания поздравительной открытки нам достаточно было добавить в нее только блок адреса, для того, чтобы отобразить ФИО получателя, больше никаких дополнительных полей в открытку добавлять не надо. Хотя, если бы вы создавали какой ни будь другой документ, то можно было бы добавить в него, при необходимости, и другие данные получателя. Для этих целей используются другие инструменты из группы Составление документа и вставка полей:

· инструмент Строка приветствия позволяет добавить в документ поле приветствия, например, «Уважаемый господин Соколов!» или «Уважаемые господа!»;

· инструмент Вставить поле слияния позволяет добавить в документ любое поле из базы данных, в которой хранится информация о партнерах.

Наличие текста «Блок_адреса» в поздравительной открытке ничего не говорит о самих получателях. Для того, чтобы увидеть реальные фамилии и имена необходимо воспользоваться инструментом Просмотреть результаты.

Воспользовавшись кнопками перехода по записям можно пролистать список имен.

Задание 11

Включите режим просмотра результатов и посмотрите, что у вас получилось.

Наша задача, подготовить поздравительные открытки для партнеров женского пола, а в список адресатов попали как мужчины, так и женщины. Для того чтобы поправить данную ситуацию необходимо воспользоваться инструментом Изменить список получателей из группы инструментов Начало слияния и установить параметрыфильтра для отбора необходимых записей.

Задание 11

Воспользовавшись инструментом Изменить список получателей в диалоговом окне Получатели слияния (рис. 8), щелчком мышки нажмите на имя поля Обращение и в выпадающем меню выберите параметр фильтрации – Госпожа. В результате в таблице должны остаться записи только о партнерах компании женского пола. Нажмите на кнопку ОК.

Рисунок 8 – Настройка списка получателей слияния

 

Теперь, если вы просмотрите результаты, то увидите в блоке адреса только женские имена и фамилии. Однако встает вопрос, каким образом получить поздравительную открытку для каждого адресата в отдельности, ведь в данный момент у нас имеется открытка только в одном экземпляре и фамилии мы переключаем только с помощью кнопок перехода. Для решения этого вопроса достаточно воспользоваться инструментом Найти и объединить.

Задание 12

Воспользуйтесь инструментом Найти и объединить и в выпадающем меню выберите команду Изменить отдельные документы. В появившемся диалоговом окне Составные новые документы оставьте все параметры без изменения и нажмите на кнопку ОК. В результате этих действий будет сгенерирован новый документ, состоящий из нескольких страниц. Каждая новая страница представляет собой отдельную открытку с данными каждого адресата.

Обратите внимание на то, что инструмент Найти и объединить предоставляет возможность сразу напечатать все экземпляры документа слияния, а так же произвести рассылку по электронной почте.

Задание 13

Единственный отрицательный нюанс заключается в том, что у нас пропал фоновый цвет открытки. Воспользовавшись соответствующим инструментом на вкладке Разметка страницы, измените цвет страницы.

Сохраните полученный документ в вашу папку под именем Рассылка.docx. Документ Открытка.docx можно закрыть без сохранения.