Лабораторная работа № 9
Подготовка конвертов, наклеек и рассылок
Введение
В обязанности секретаря входит ведение переписки предприятия. Отправляя письма по разным адресам в конвертах разного формата, приходится тратить время на оформление конвертов. Сейчас в продаже появились конверты с прозрачным окном для адреса. Письмо, отправленное в таком конверте, начинается с адресной части и складывается определенным образом. На обычных конвертах можно печатать адреса отправителя и получателя при помощи принтера.
Текстовый редактора MS Word может помочь секретарю решить проблемы с конвертами.
Подготовка конверта с адресами отправителя и получателя
Задание 1
Создайте в текстовом редакторе MS Word новый документ и введите в него следующий адрес получателя:
ТОО Квант, Иванову Д.Е.
Санкт-Петербург, 190013,
Пр. Энтузиастов, 36, строение 1
Задание 2
Создайте адресную часть конверта. Для этого:
1) курсором мышки выделите адрес получателя;
2) перейдите на вкладку Рассылки и в группе инструментов Создание выберите инструмент Конверты. В результате откроется диалоговое окно, представленное на рисунке 1;
3) обратите внимание на то, что в поле Адрес получателя появился выделенный вами адрес. Если его там нет, то просто установите текстовый курсор в данное поле и наберите требуемый адрес.
4) в поле Обратный адрес укажите адрес СЦ «Кедр», который мы указывали на бланках документов:
СЦ «Кедр», Скворцову В.П.
Екатеринбург, 620012,
ул. Громова, 75, офис 555.
Рисунок 1 – Диалоговое окно Конверты и наклейки
Задание 3
Настройте параметры конверта. Для этого:
1) щелкните по кнопке Параметры в окне Конверты и наклейки. В результате откроется дополнительное окно Параметры конверта (рис. 2);
2) из списка Размер конверта выберите размер В4 (250 х 353 мм);
3) с помощью соответствующих кнопок настройте тип и размер шрифта адресов получателя и отправителя: Arial 14 pt;
4) настройте параметры выравнивания адресов на конверте (слева, сверху) как показано на рисунке 2.
Задание 4
Настройте параметры печати. Для этого:
1) в диалоговом окне Параметры конверта перейдите на вкладку Параметры печати (рис. 3);
2) выберите способ подачи конверта и его положение, как на рисунке 3, затем нажмите кнопку ОК.
Рисунок 2 – Настройка параметров конверта
Рисунок 3 – Настройка параметров печати
Задание 5
Если ваш компьютер подключен к локальному или сетевому принтеру, то вставьте в принтер конверт в соответствии с изображением, выбранным вами на вкладке Параметры печати, и в диалоговом окне Конверты и наклейки нажмите на кнопку Печать.
Если обратный адрес был изменен, в появившемся сообщении выберите Да или Нет для использования измененного адреса в будущем по умолчанию.
Если у вас нет принтера, то это задание можно пропустить.
G Некоторые типы российских конвертов проклеиваются клеем такого состава и в таком количестве, что при прохождении через лазерный принтер клей расплавляется, вытекает и может привести к порче принтера. Следите за качеством конвертов или используйте струйные и матричные принтеры.
G Не закрывайте созданный документ с адресом получателя, он пригодится нам для выполнения следующего задания.
Создание адресной наклейки
Секретарь ответственно относящийся к своей работе, должен не только правильно организовать свое рабочее место, но и систематизировать документы и папки, с которыми он работает. Это нужно для сохранности и быстрого поиска документов в случае их надобности.
Хорошо способствует организации рабочего места и систематизации документации использование типовых наклеек. Бумажные наклейки можно использовать для маркировки папок, ящиков стола, ячеек картотеки и т.п. Адресные наклейки используются для рассылки служебной почты (писем, посылок, бандеролей).
Секретарю рекомендуется заготовит файлы с адресными наклейками для основных партнеров предприятия, с которыми осуществляется служебная переписка.
Для создания наклеек в текстовом редакторе MS Word существует специальный инструмент, который предлагает готовые к использованию типы наклеек: адреса, этикетки, открытки, визитки, вкладки, карточки. Кроме предлагаемых наклеек можно оформить новый тип наклеек, задав свои размеры и поля.
Задание 6
Находясь в документе с адресом получателя, который вы создали в начале лабораторной работы, перейдите на вкладку Рассылки и в группе инструментов Создание выберите инструмент Наклейки. В результате откроется все то же окно Конверты и наклейки, но теперь уже на вкладке Наклейки.
Воспользовавшись кнопкой Параметры, перейдите в окно Параметры наклейки. В этом диалоговом окне вы можете сменить тип наклейки, выбрать поставщика наклеек и выбрать способ печати: непрерывно или по страницам. Кроме того, воспользовавшись кнопкой Настройка, можно оформить новый тип наклеек.
1. Оставьте способ печати – Печатать по страницам.
2. В списке Поставщик наклеек оставьте значение по умолчанию Microsoft.
3. Из списка типов выберите второй тип наклейки – 30 на странице (рис. 4).
4. Нажмите на кнопку ОК.
G Выбор поставщика и типа наклейки зависит от того, наклейки какого поставщика закупаются в офисе организации и как они расположены на странице.
Рисунок 4 – Настройка параметров наклейки
G Выбирая поставщика и меняя тип наклейки можно создавать с помощью данного инструмента не только наклейки, но и визитные карточки.
Задание 7
Для формирования листа с наклейками в диалоговом окне Конверты и наклейки на вкладке Наклейки, нажмите на кнопку Создать. В результате будет сгенерирован новый документ с таблицей, в ячейках которой содержится указанный вами адрес получателя. Адрес повторяется столько раз, сколько было указано в типе наклейки. Сохраните полученный документ в вашу папку под названием Наклейки 1.docx.
