С 8 октября 2016 года компании, которые получают СНИЛС на работников, должны иначе заполнять анкеты.

Как получить СНИЛС на сотрудника учитывая осенние нововведения 2016 года.

В нашей рассылке от 17 мая 2016 года уже была размещена инструкция «Как оформить СНИЛС на работника самостоятельно».

А с 8 октября 2016 года компании, которые получают СНИЛС на сотрудников, должны иначе заполнять анкеты. Фонд в свою очередь выдаст свидетельство нового образца. (Постановление ПФР от 01.06.2016 № 473п).

Первичная регистрация сотрудников в Пенсионном фонде - обязанность страхователя (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому, если в компанию приходит новый человек, у него в числе прочих документов нужно спросить СНИЛС или, как его еще называют, пенсионное свидетельство. Если его нет, то в течение двух недель со дня заключения трудового или гражданско-правового договора надо подать документы на регистрацию (п. 9 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Ø Как получить СНИЛС на сотрудника.

§ Заявление на получение СНИЛС пишет сотрудник в свободной форме на имя руководителя компании (см. образец). В нем сотрудник должен указать данные, которые компания передает в фонд (п. 3 ст. 9 закона № 27-ФЗ):

o Ф.И.О., а также фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении;

o дату и место рождения;

o пол;

o адрес постоянного места жительства;

o серию и номер паспорта или удостоверения личности, дату выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;

o гражданство.

Образец

Ø Форма АДВ-1 и АДВ-6-1.

Чтобы фонд зарегистрировал работника в качестве застрахованного лица, надо представить в управление ПФР анкету по форме АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п).

С 8 октября 2016 года компании, которые получают СНИЛС на работников, должны иначе заполнять анкеты.

§ Гражданство. В постановлении № 473п фонд обновил анкету. Визуальных изменений в ней нет, но графа "Гражданство" стала обязательной. Для граждан нашей страны надо заполнить "Россия", а для иностранцев - наименование страны гражданства. Например, для белорусов - "Беларусь". Ранее эти сведения можно было не заполнять.

§ Место рождения. Фонд уточнил, что графу "Место рождения" надо заполнять четко по алгоритму: населенный пункт - район - регион - страна. ПФР уточнил, как прописать город. Для сотрудников, которые родились в столице или административном центре субъекта, пишите только город. Например, Тула (см. образец). Для других городов - название и регион. Например, Воскресенск Московская область.

§ Компаниям стало проще заполнять анкету для ПФР в электронном виде. Фонд увеличил допустимое число знаков до 80 во всех графах, где надо прописать личные данные сотрудников - фамилию, имя, гражданство, район, страну и др.

Раньше анкетные данные надо было уместить в 40 символов, и порой их не хватало. Например, название страны по классификатору "Корея, Народно-Демократическая Республика" включает 41 символ. У коллег возникают вопросы, как сокращать слова. Теперь проблем не возникнет.

§ Раньше в описи АДВ-6-1, которую компания сдает с анкетами, печать была обязательна. С 8 октября 2016 года печать ставьте, только если сохранили ее.

§ В анкете в качестве адреса регистрации пишут тот, по которому работник зарегистрирован. В случае с иностранцем пишут адрес, который зафиксировала миграционная служба при регистрации.

§ Анкету можно сдать как через интернет, так и на бумаге. Никаких ограничений нет.

Ø Получение и проверка СНИЛС.

На то, чтобы подготовить новые свидетельства, управлениям ПФР отведен 21 календарный день с даты получения анкеты (п. 11 инструкции № 987н). За это время фонд должен успеть не только подготовить свидетельство, но и передать его компании.

Если при получении свидетельств компания обнаружит в них ошибку, потребуется сдать листок уточнений по форме АДВ-9.

Ø Выдача сотруднику СНИЛС нового образца.

§ Фонд обновил карточку СНИЛС. На обороте свидетельства теперь иной текст. ПФР на карточке записал, что СНИЛС надо поменять в случае "изменения анкетных данных, указанных на лицевой стороне". Ранее текст на карточке гласил, что получить новое свидетельство нужно в случае "изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица".

§ СНИЛС надо выдать сотруднику, оставив себе копию. При этом сотрудник должен поставить подпись в сопроводительной ведомости, которую фонд передаст одновременно со свидетельствами. На то чтобы отправить заполненную ведомость обратно в фонд, у компании есть месяц со дня получения свидетельства (п. 711 инструкции № 987н). Но опоздание здесь не критично - штрафа за это нарушение нет.

§ Свидетельство новой формы фонд будет выдавать сотрудникам, которые за ним обратятся. Карточки старого образца менять не нужно. Это подтвердили и в ПФР.

§ Кстати, если сотрудник потерял СНИЛС и надо оформить новый, то алгоритм действий будет тот же самый с одной лишь разницей - анкету в таком случае заполняют по форме АДВ-6-3.