Основные ошибки при организации совещаний

Технология организации и проведения делового совещания

ФУНКЦИИ СОВЕЩАНИЙ:

1. Планирование является необходимым элементом управления организацией и создает предпосылки для эффективной работы
2. Четкое распределение обязанностей позволяет конкретизировать роль каждого члена организации в работе, экономит время и способствует эффективной деятельности
3. Получение максимально полной информации обусловливается присутствием на совещаниях широкого круга лиц
4. Принятие решений проводится с помощью голосования или полного соглашения всех участников
5. Непременный обмен опытом между представителями руководящего состава и подчиненными
6. Обсуждение текущего производственного процесса, когда оценивается состояние дел на текущий момент, идет поиск путей решения возникших проблем
7. Реагирование на претензии, обсуждение жалоб клиентов и потребителей, нахождение способов удовлетворения претензий и возможностей их не повторения
8. Согласование действий, когда они подчиняются одной цели – повышению результативности труда (согласовывается работа представителей всех звеньев)

ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ

1. Планерка. Цель – составление планов текущей работы. Планирование обычно отнимает слишком много времени, поэтому этот тип совещания очень эффективен тем, что встречи проводятся небольшими рабочими группами. Проводятся планерки регулярно, в определенный день недели, либо ежедневно, в начале или середине дня. Планерки носят менее формальный характер, что представляет возможность для общения и участия рядовых сотрудников в управлении организации.
2. Деловое совещание. Цель – принятие решений. Характеризуется четким соблюдением формальных процедур, ролей, правил. На этих встречах происходит обмен информации, обсуждение и принятие какого-либо решения по поставленной проблеме.
3. Инструктаж. Цель – передача информации сотрудникам о характере и цели работы, предупреждение об ответственности. На этих совещаниях не принято обсуждение вопросов – решения уже приняты вышестоящими инстанциями. От руководителей требуется лишь проинструктировать людей, ответить на вопросы и проверить, правильно ли понята всеми участниками совещания их роль.
4. Производственные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения проблем, На таких встречах подводятся итоги проделанной работы, обсуждаются ситуации, возникшие в той или иной рабочей группе. Характеризуются ненормируемыми временными рамками и непринужденностью обстановки. Обычно на них не приглашаются посторонние.
5. Консультации собираются на производстве с целью выяснения дополнительной точки зрения и получения информации от специалистов по какому-либо вопросу. На эти встречи приглашаются клиенты, сотрудники, представители общественных организаций – все, кто может дать нужную информацию. Важно создать атмосферу доверия и непринужденности, способствующую раскрепощению людей и возникновению у них чувства сопричастности к процветанию организации.

Основные ошибки при организации совещаний

1. Отсутствует главная тема совещания

2. При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения

3. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы

4. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами; увеличивается число пассивных участников

5. На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке

6. Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно