Определение численности учетного аппарата

- экспертный метод оценки трудоемкости,

- опытно-статистический метод;

- расчетно-аналитический метод.

Экспертный метод оценки трудоемкости учетных, контрольных и аналитических работ реализует специальная комиссия, в состав которой входят высококвалифицированные специалисты: бухгалтеры, плановики, финансисты и т. п.

Опытно-статистический метод основывается на сравнении трудоемкости требующихся к исполнению бухгалтерских работ с ранее выполненными работами.

Расчетно-аналитический метод основывается на фотографировании или самофотографировании рабочего времени.

Численность персонала работодатель вправе определить самостоятельно (ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины). Обосновать численность работников можно, воспользовавшись действующими нормативами. Так, например, Приказом Министерства труда и социальной политики (ныне Министерство социальной политики http://mlsp.kmu.gov.ua/) № 269 от 26.09.2003 г. утверждены Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета http://zakon5.rada.gov.ua/rada/show/ru/v0269203-03. Однако данный норматив не зарегистрирован в Министерстве юстиции, а, следовательно, носит рекомендательный характер.

Количество штатных единиц, необходимых для организации бухгалтерского учета на предприятии предполагает следующие методы расчета на основе:

- норм времени;

Норма времени – это затраты времени на выполнение единицы работ одним или группой работников при определенных организационно-технических условиях. Норму времени определяют в человеко-часах и человеко-днях. Если, например, для записи 200 трехзначных чисел установлено время в 1 час, то это означает, что норма времени составляет 1 час.

- нормативов численности;

Норма численности – это количество бухгалтерских работников, требующихся для выполнения работ. Норму численности устанавливают по всей бухгалтерии в целом, а также по ее секторам при заранее определенных организационно-технических условиях работы.

- норм выработки;

Норма выработки – это количество единиц работы (запись, суммирование, подготовка документа), какую должен выполнить тот или иной работник за единицу времени (час, день, месяц) при определенных организационно-технических условиях. Если, например, бухгалтер на протяжении рабочего дня может записать 800 строк, то это и будет дневная норма выработки.

- норм нагрузки;

- норм времени обслуживания и норм обслуживания;

Норма обслуживания – количество единиц, объектов учета, который обслуживает одна или группа работников соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Такими объектами могут быть, например, число поставщиков, расчеты с которыми может обеспечить один бухгалтер; число работников, закрепленных за одним бухгалтером сектора труда и заработной платы; количество покупателей, расчеты с которыми может осуществлять один бухгалтер. Норма обслуживания рассчитывается следующим образом:

где – норма обслуживания;

– месячный календарный фонд времени одного учетного работника, мин.;

– норма времени на один объект обслуживания, который определяют по формуле:

где – норма времени на один объект обслуживания;

– суммарное оперативное время на обслуживание одного объекта, определенное методом прямого технического нормирования;

– сумма времени на приготовительно-заключительные работы, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личной потребности в процентах к оперативному времени.

Нормы времени и обслуживания включают нормативные затраты времени для выполнения полного объема бухгалтерских работ в течение месяца (относительно определенного бухгалтерского документа, – без работ на процесс составления этого документа). В типовых нормах времени учтены затраты времени на приготовительно-заключительные работы, на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, в том числе на отдых и физическую культуру.

Типовые нормы времени предусмотрены по следующим участкам бухгалтерской работы: основные средства, материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция и ее реализация и т. п. Поскольку в типовых нормах времени и нормах обслуживания учтены также затраты работы старших исполнителей (старших бухгалтеров, руководителей групп, секторов), то эти должности устанавливают в границах общей численности, исходя из норм времени и обслуживания. Эти работники параллельно с выполнением своих обязанностей руководят также подчиненными исполнителями.

- норм управляемости;

Норма управляемости – количество работающих, какими должен руководить тот или другой старший руководитель (главный бухгалтер, старший бухгалтер, заведующий сектором) соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях работы. Нормы управляемости применяют в нормировании руководящего состава всех рангов, начиная со старшего бухгалтера – руководителя сектора или группы.

Оптимальной нормой управляемости будет такая, при которой руководитель на протяжении рабочего дня обеспечивает полноценное руководство, как подразделением, так и каждым работником этого подразделения, – это 6 – 10 подчиненных.

Норма управляемости руководителей высшего звена (например, главного бухгалтера крупного предприятия) может быть выражена не только количеством работников, непосредственно нему подчиненных, а и количеством лиц, которые входят в подразделения, которыми руководят лица, подчиненные главному бухгалтеру.

От норм обслуживания их отличает то, что работник, труд которого нормируют, руководит другими сотрудниками, а не обслуживает их. Так, нормой управляемости для заведующего сектором является количество руководителей групп, непосредственно подчиненных ему.

При этом подчиненность одному руководителю многих работников часто является причиной несогласованности в работе, низкого уровня руководства; в то же время подчиненность нескольким лицам приводит к осложнению работы аппарата, его структуры.

- норм соотношения.

Норма соотношения – это количество работников определенной квалификации, приходящиеся на одного работающего другой квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Например, норма соотношения между старшими и рядовыми бухгалтерами может быть выражена так: на одного бухгалтера с высшим образованием должно быть не менее, чем 4 – 6 бухгалтеров со средним специальным образованием. Нормами соотношения могут быть охвачены все категории работающих, что дает возможность достичь оптимальной структуры и обеспечить высокую эффективность коллективной работы.

Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета определяют также подходы к оценке затрат труда учетных работников (нормы времени). Эти нормы времени учитывают время на подготовительно-завершающие работы, на обслуживание рабочего места, на отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды (10 % от оперативного времени). Следует учитывать, что данные нормы рассчитаны на выполнение качественной работы, т. е. без допусков на исправление ошибок.

Общая трудоемкость работ рассчитана исходя из затрат времени в нормо-часах на выполнение конкретных работ. С этой целью разработчики составили 12 карт, в которых приведены данные с учетом:

· численности работающих на предприятии;

· количества самостоятельных структурных подразделений;

· емкости первичных документов (табл. 4.1).

Таблица 4.1

Нормативы численности работников бухгалтерского учета

Данный способ дает возможность с помощью нормативных карт упростить процесс расчета численности работников бухгалтерии.

Нормы времени на осуществление работ по бухгалтерскому учету определяются с учетом поправочных коэффициентов (табл. 4.2):

Таблица 4.2

Значения коэффициента качества бухгалтерской документации

Качество документов	Коэффициент
Документ качественный	1,0
Документ имеет недостатки: терминология документов не отвечает принятым действующим стандартам, отсутствие содержания, нумерации страниц и т. д.	1,1

1. – коэффициент, учитывающий качество документации, с которой работает бухгалтер.

2. – коэффициент, который учитывает необходимость проверки расчетов во время выполнения работ по бухгалтерскому учету.

Нормативы численности разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава исполняемых работ.

Общая трудоемкость типового состава работ рассчитывается по формуле:

где – общая трудоемкость типового состава работ за год;

– трудоемкость по типовым видам работ по бухгалтерскому учету;

– количество выполняемых видов работ.

Трудоемкость по типовым видам работ рассчитывают по формуле:

где – расход времени на выполнение конкретного типового вида работ (коэффициенты 1–11).

– объем конкретного типового вида работ, выполненных за год.

Численность работников бухгалтерии рассчитывают по формуле:

где – численность работников бухгалтерии;

– общая трудоемкость типового состава работ;

– годовой фонд рабочего времени одного работника, часы;

– коэффициент, учитывающий запланированное отсутствие работников (отпуск, болезнь и т. д.);

– коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, выполненных на ПЭВМ (табл. 4.3).

Таблица 4.3

Значение поправочных коэффициентов

Удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ, %	Менее 70	71–80	81–90	91–95	96–100
Поправочный коэффициент	1,3	1,2	1,1	1,05	1,0

Таким образом, с ростом удельного веса работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ, уменьшается величина поправочного коэффициента и, следовательно, снижается значение показателя нормативной численности учетных работников.

Практический опыт показывает, что численность работников бухгалтерии целесообразнее всего рассчитывать по каждому топологическому подразделению (основные средства, материалы, оплата труда и т. п.).

Общая нормативная численность работников бухгалтерского учета определяется по формулам (уравнениям регрессии) с учетом двух факторов-аргументов (нормообразуюших показателей): общей численности работающих на предприятии (согласно штатному расписанию) и количества самостоятельных структурных подразделений (согласно организационной структуре предприятия).

Эта численность также корректируется на коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на персональных компьютерах:

где – численность работающих на предприятии;

– коэффициент регрессии линейного уравнения;

– количество самостоятельных структурных подразделений на предприятии, ед.;

– коэффициенты регрессии степенного уравнения.

Пример. Определим потребность в работниках для выполнения работ по учету основных средств при условии, что на протяжении года

· будет приобретено и списано не более одного объекта основных средств;

· будет осуществляться ремонт трех объектов основных средств;

· ежемесячно начисляется амортизация по 20 объектам основных средств.

Приобретение основных средств – 0,15 часа, введение его в эксплуатацию – 0,1 часов. Всего – 0,25 часа.

Реализация основных средств – 0,15 часа. Учет списания ранее начисленного износа и уменьшение первоначальной стоимости в случае выбытия основного средства – 0,20 (Карта 1, Лист 3, позиция 19). Учет списания остаточной стоимости реализованного объекта основных средств – 0,20. Всего – 0,55 часа.

Учет расходов на ремонт основных средств – 0,15 * 3. Всего 0,45 часа. Начисление амортизации объекта основных средств на протяжении срока эксплуатации объекта – 0,20 * 20 * 12. Всего 48 часов.

Расчет: 0,25 + 0,55 + 0,45 + 48 = 49,25 часа.

Для установления численности по каждому топологическому подразделению, прежде всего, определяют среднемесячное количество документов. Наиболее приемлемы для такого наблюдения следующие месяцы: апрель – май или сентябрь – октябрь.

При этом в рамках рациональной организации документооборота важно определять среднемесячное количество документов.

По каждому топологическому подразделению документы группируют относительно норм и количественно-качественных характеристик: строк; колонок; процента работ, выполняемых на ПК. Далее определяют общую численность работников, необходимую для выполнения объема работ.

Исходным моментом для расчета объема работ является единица измерения. Для расчетов объема учетных работ используют следующие единицы измерения:

· один первичный приходно-расходный документ;

· количество строк и колонок в одном документе;

· количество записей в учетные регистры;

· численность работающих, охваченных табельным учетом;

· численность работников, которых обслуживает один бухгалтер;

· степень автоматизации, %.

На основании данных об объемах работ в нормах времени на один документ определяют общее количество учетных работников в каждом топологическом подразделении по формуле:

где – общее количество учетных работников;

– среднемесячное количество учетных документов;

– норма времени на один первичный документ;

– месячный фонд рабочего времени одного бухгалтера, рассчитанный по данным Письма Министерства социальной политики № 10846/0/14-15/13 от 20.07.2015 г. «О расчете норм продолжительности рабочего времени на 2016 год», мин. http://www.visnuk.com.ua/ua/news/id/1655

Рассмотрим методику расчета численности учетных работников на основании норм обслуживания (на примере персонала, занятого учетом рабочего времени и расчетами по оплате труда).

Расчет производят, пользуясь следующей формулой:

где _, – численность работников соответственно со сдельной и повременной формами оплаты труда;

_, – нормы обслуживания работников со сдельной и повременной формами оплаты труда.