Система інформаційного забезпечення АІС будується залежно від ряду чинників і передбачає створення єдиної інформаційної бази, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних та ін. Все це свідчить про складність і багатоаспектність розроблення та структурної побудови інформаційного забезпечення залежно від задач, що розв'язуються, структури економічної системи загалом, складу функцій управління, засобів перетворення інформації, форм подання даних.
Інформаційне забезпечення є найважливішим елементом АІС, його забезпечувальною підсистемою при розв'язуванні задач управління, яка наповнює задачі конкретним змістом. Для функціональних підсистем АІС інформаційне забезпечення є сукупністю інформаційних ресурсів.
Інформаційне забезпечення містить:
· єдину систему класифікації та кодування техніко-економічних показників діяльності об'єкта управління;
· нормативно-довідкові документи;
· уніфіковану систему документів;
· систему вхідної і вихідної документації;
· інструктивні та методичні матеріали для ведення документів і бази даних;
· масиви інформації, що використовуються для розв'язання задач управління;
· програмні засоби організації, ведення та доступу до бази даних.
Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.
Інформаційне забезпечення АІС поділяється на позамашинне та внутрімашинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашинній сфері та характеризує процеси, явища, об'єкти предметної області (ПО). Як правило, первинна інформація фіксується в первинних документах, що містять як нормативно-довідкову інформацію (НДІ), так і оперативну, облікову інформацію, що формує позамашинну інформаційну базу (ІБ).
До засобів організації та ведення позамашинної ІБ належать:
· системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації, що міститься в документах ПО;
· уніфікована система документації (УСД), яка містить уніфіковані типові форми документів (формуляри-зразки), рекомендовані для використання в АІС;
· методичні й інструктивні матеріали для ведення документів.
Для реалізації завдань користувача в АІС дані позамашинної сфери мають бути перенесені на машинний носій, де вони утворять машинну ІБ.
Машинна ІБ разом з програмними засобами організації, ведення та доступу до бази даних складають внутрімашинне інформаційне забезпечення АІС.
Ядром інформаційного забезпечення АІС є ІБ - сукупність впорядкованої інформації, що використовується при функціонуванні АІС. За складом, змістом вона має відповідати вимогам тих задач ПО, які розв'язуються на її основі. Основним її завданням є адекватне відображення об'єкта управління в пам'яті ЕОМ і забезпечення інформаційних потреб для задач управління, що розв'язуються в АІС.
Розвиток систем автоматизованого обробка інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації. Уніфікацію документації було проведено в державному масштабі в 1970-х роках. Так, постановою Держкомітету стандартів „Уніфіковані системи документації (УСД), які використовуються в автоматизованих системах управління (АСУ)” визначено вимоги до уніфікованої системи документації. Вона охоплює комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлінської документації.
Вимоги до уніфікації документів наступні:
· стандартна форма побудови;
· пристосування до автоматизованого обробка;
· мінімізація показників;
· відсутність дублювання показників;
· охоплення всіх складових показників для цілей управління.
Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій.
Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.
Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для обліку праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.
На попередній стадії проектування автоматизованого обробка вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв'язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з'ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого обробка. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.
