Автоматизоване обробка інформації потребує її структуризації. Економічна інформація має певну структуру незалежно від застосування технічних засобів її обробки. Структурою економічної інформації визначається її будова, виокремлювання тих чи тих елементів: конкретних інформаційних сукупностей, які мають певний зміст. Ці елементи називаються інформаційними одиницями. Із простих інформаційних одиниць утворюються ієрархічні рівні структурної побудови інформації.
Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об‘єкта (галузь, підприємство, цех тощо), його інформаційну базу. Ця множина має ієрархічну структуру одиниць нижчого рангу.
Кожна структурна одиниця має певні особливості й характеристики, що притаманні лише їй (наприклад, для виробу такими особливостями є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо). Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин: реквізитів - елементарних структурних одиниць економічної інформації.
В інформаційних системах в залежності від того, які властивості об‘єкта відбиває реквізит, визначають тип реквізиту: числовий, текстовий, логічний.
Реквізит - логічно неподільний елемент будь-якої іншої складної інформаційної сукупності.
 |
Реквізити числового типу відображають кількісні властивості об’єкта, тобто їх значення у числовій формі. Їх називають реквізитами-основами (реквізитами-величинами). Якісні властивості й характеристику обставин, за яких відбувався той чи інший господарський процес, відображають реквізити текстового типу – реквізити-ознаки.
Під час обробки економічної інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні операції, за допомогою реквізитів ознак здійснюють логічні операції: пошук, упорядкування, порівняння тощо.
Однорідні за формою реквізити-ознаки, що мають різні значення, поєднують у номенклатури.
Але головною структурною одиницею економічної інформації в економіці вважають показник - структурна одиниця економічної інформації, яка утворюється з одного реквізиту-основи та одного чи кількох якісних атрибутів, пов‘язаних із ним логічно. Показник характеризує об'єкт управління з якісного й кількісного боку; має назву, яка розкриває його форму та значення, котре доповнює форму кількісно-якісними характеристиками.
З показників утворюють повідомлення до яких входять кілька реквізитів, що містять кількісну і якісну або лише якісну характеристику об‘єкта чи процесу. Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.
Повідомлення, що зафіксовані на матеріальних носіях відповідно до встановлених правил і мають юридичну силу, являють собою документи. Кожний документ має самостійне змістовне значення і характеризується визначеним набором реквізитів та показників.
Провідного значення як структурна одиниця в автоматизованій обробці інформації набув інформаційний масив – укрупнене сполучення реквізитів та показників. Він практично інтерпретує номенклатуру, об‘єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні повідомлення.
Основними елементами інформаційного масиву є записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Саме із ними здебільш оперує користувач.
Сукупність масивів, що стосуються даних тієї самої ділянки управлінської роботи, називають інформаційним потоком.
Залежно від засобів чи принципів автоматизованої обробки інформації, можуть бути створені та відокремлені інші структурні елементи інформації: бази даних, інформаційні фонди, каталоги та словники даних, файли даних (інформаційні, програмні, текстові) тощо.
В конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік і т. ін.) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікові документи, звітна документація тощо).
Окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах) складають у сукупності інформаційні ресурси інформатизації, які у сьогоденні розглядаються як стратегічні, аналогічні по значимості запасам сировини, енергій тощо, тому що вони сприяють:
· утворенню різноманітних баз даних ресурсів регіонів та держав, до яких можливий порівняно недорогий доступ;
· підвищенню обґрунтованості та оперативності рішень, що приймаються за рахунок своєчасного використання потрібної інформації;
· формуванню світового та внутрішньодержавного ринку інформаційних послуг;
· перетворенню діяльності по наданню інформаційних послуг в глобальну людську діяльність.
Для автоматизованої обробки економічної інформації важливого значення набуває формалізоване подання інформації, її структурних утворень та перетворень останніх.
Формалізувати подання інформаційних структур та їх перетворень - задавати алгоритми, згідно з якими отримують показники або інші структурні одиниці вихідних повідомлень.
Для формалізованого подання економічної інформації спочатку потрібно описати (формалізовано подати) реквізити. Визначення реквізитів потрібно й для формалізованого подання показників.
Кожний реквізит характеризується назвою (ім’ям), значенням і структурою.Ім‘я реквізиту слугує для його однозначного визначення (уніфікації). Під час автоматизованої обробки використовується й скорочене ім‘я реквізиту – ідентифікатор. Він необхідний для формалізованого запису показників у математичних виразах, побудови алгоритмів їх визначення і являє собою набір знаків і символів, котрий має обмеження за алфавітом, довжиною і т. ін., що накладаються технічними та програмними засобами. Структура реквізиту – це спосіб завдання його значень.
Для опису реквізитів зручною є таблична форма, в якій відображають необхідні відомості (табл. 2.1).
Таблиця 2.1.
Опис реквізитів
| № п/п | Назва реквізиту | Ідентифікатор | Тип | Довжина | Точність |
Тип реквізиту може бути кількісним (числовим) або якісним (текстовим). Довжина реквізиту показує загальну кількість символів у ньому, точність – кількість знаків після коми.
Іноді у формулах використовують не ідентифікатори, а інші позначення реквізиту. В такому випадку у таблицю вставляється ще один стовпець: позначення.
Визначення типів, довжини, точності, ідентифікаторів, що відповідають реквізитам, дозволяє вводити дані в ЕОМ, формувати масиви, зберігати дані на машинних носіях і виконувати їх подальшу обробку. Довжина запису масиву при цьому дорівнюватиме сумі довжин реквізитів, які до нього входять.
Але слід зазначити, що під час автоматизованої обробки інформації зберігаються, як правило, лише значення первинних показників, значення решти показників обчислюються за необхідністю ( при виконанні запитів за допомогою алгоритмів, що зберігаються в «пам’яті» ЕОМ).
Облікова інформація має бути зафіксована певним чином. Для формалізованого подання інформації суттєвим є і спосіб її фіксування. Для цього вона потребує наявності матеріального середовища. Таким середовищем для фіксування первинної інформації є первинний документ, для переробленої інформації – різні носії: паперові, отримані за допомогою засобів друку ЕОМ, або технічні.
