Визначення інформаційної системи в чинному законодавстві

Отже:

Інформаційна система обліку (ІС обліку) - це організована сукупність програмно-технічних засобів, інформації й специфічних алгоритмів її обробки, а також фахівців, яка реалізує функції збору, обробка, збереження, накопичення та надання інформації щодо господарської та фінансової діяльності економічного об’єкта для підвищення ефективного управління ним.

Інформаційні системи обліку у сьогоденні відіграють значну роль на сучасних підприємствах і завдяки стрімкому розвитку вони все більше розширюють коло застосування. Це пов’язане з тим, що важливою особливістю сучасного етапу розвитку суспільства є спрямування економічних засобів управління підприємством на забезпечення раціонального ведення господарства із мінімальними витратами в умовах дефіцитності ресурсів і досягнення інтенсивного характеру розвитку виробництва на основі вдосконалення виробничого потенціалу. Зрозуміло, що це потребує не лише застосування інформаційної системи, але й її удосконалення, використання сучасних інформаційних технологій.

Для системи управління підприємствами розроблені, опрацьовані та значно частіше, ніж наприкінці минулого тисячоліття, знаходять свого користувача комплексні інформаційні системи і технології для обліку та управління фінансовими потоками. Їх запровадження обумовлено критичністю цієї області управління до помилок. Невірно спланована система розрахунків із постачальниками та споживачами може спровокувати наявність кризи навіть при налагодженій мережі закупки, збуту і маркетингу. І навпаки, точно розраховані і жорстко контрольовані умови обліку та фінансових розрахунків можуть суттєво збільшити оборотні засоби.

Важливим процесом діяльності будь-якого підприємства є документообіг. Добре налагоджена система облікового документообігу реально відображає поточну виробничу діяльність на підприємстві і дає управлінцям можливість впливати на неї.

Але особливого значення для ефективного управління в умовах бізнесу набувають ІС обліку, в яких накопичується вся інформація про господарську і фінансову діяльність підприємств. Сучасні ІС обліку дозволяють оцінити фактичний стан підприємства, прогнозувати й моделювати обґрунтовані управлінські рішення в цілому по підприємству і у його окремих підрозділах.

Застосування ІС обліку дозволяє комплексно розв’язувати не лише задачі обліку, але і аналізу й аудиту. Автоматизація процесу аналізу на основі даних обліку і аудиту сприяє знаходженню відповідей на різноманітні питання щодо мінімізації витрат та інші для підвищення ефективності виробництва.

Історія розвитку ІС нараховує декілька десятків років. Мета їх використання у різні періоди часу суттєво змінювалась, що пов’язувалось із розвитком обчислювальної техніки та програмного забезпечення.

Засоби обчислювальної техніки застосовувались для обробки облікової інформації і до появи ЕОМ. І навіть після їх появи для розв’язку окремих найбільш трудомістких завдань обліку: нарахування заробітної плати, виписування рахунків, тривалий час ще функціонували електромеханічні фактурні та бухгалтерські машини. Їх застосування призвело до зменшення витрат і скорочення часу на підготовку паперових документів, але незначного.

Згодом для розв’язку задач нарахування заробітної плати (1950-1960р.) великі підприємства почали використовувати ЕОМ, подальший розвиток яких дозволив вже в у тому ж періоді часу розв’язувати й деякі інші задачі організаційно-економічного управління: складського обліку, керування запасами тощо. Але автоматизована обробка економічної інформації в цей період характеризувалась частковістю та локальністю, що пов’язувалось з недостатньою надійністю технічного обладнання, складністю і трудомісткістю програмування, високою вартістю ЕОМ й програмних засобів. Цей період можна назвати початковим у розвитку автоматизованих інформаційних систем (АІС).

У наступні періоди часу (1960-1980р.) інформація, отримана за допомогою автоматизованих систем на базі обладнання ЕОМ широкого призначення, використовувалась для періодичної звітності за великою кількістю параметрів, а з часом такі системи починають використовувати в управлінському контролі для підтримки й прискорення процесу прийняття рішень. Типову управлінську систему цього періоду характеризує структурований потік інформації, інтеграція задач обробки даних, генерування запитів і звітів. В управлінських АІС широкого застосування знаходить колективне користування даними, з’являється концепція створення єдиної централізованої бази даних, яка за допомогою систем управління базами даних (СУБД) обслуговує всі прикладні програми організацій.

Подальшим розвитком ІС в економіці було створення у колишньому СРСР автоматизованих систем управління (АСУ) на основі ідеології автоматизованих банків даних і баз даних. Це стало можливим завдяки появленню міні та мікрокомп’ютерів, впровадження діалогового режиму обробки даних, а з часом – режиму їх телеобробки.

З кінця 80-х рр. концепція використання ІС знову змінюється. Впровадження АСУ має значну економічну ефективність і значний вплив на зміну характеру діяльності управлінського персоналу. Вони стають стратегічним джерелом інформації і використовуються на всіх рівнях організації любого профілю завдяки розв’язку принципово нових економічних задач. В цей період починає формуватись ринок автоматизованих систем бухгалтерського обліку, який поступово заповнюються від засобів автоматизації локальних задач бухгалтерського обліку до комплексних інформаційних систем обліку у складі ІС підприємств.

Сучасний етап розробки і впровадження інформаційних систем в економіці базується на впровадженні інтегрованих АСУ (ІАСУ) з децентралізованими структурами та організацією розподільної обробки інформації, таких як експертні системи, системи підтримки прийняття рішень, інформаційно-пошукові системи, системи із штучним інтелектом та інших, що сприятиме подальшому розвитку економіки завдяки наукової обґрунтованості, оперативності та об’єктивності прийнятих управлінських рішень.

Найбільш перспективними серед ІАСУ підприємств стають системи планування ресурсів (ERP - Enterprise Resource Planning), призначені для автоматизації обліку і управління; системи, в основі яких лежить принцип створення єдиного сховища даних, що містить всю ділову інформацію: фінансову, дані, які пов’язані із виробництвом, управлінням персоналом, або іншу інформацію, накопичену в процесі ведення ділових, і, насамперед, облікових операцій. Програмний інструментарій ERP-систем дозволяє проводити виробниче планування, облік корпоративних фінансів, моделювати потік замовлень і оцінювати можливість їх реалізації в підрозділах підприємства, пов'язуючи його зі збутом.

Головним завданням ERP-систем є зниження витрат на види діяльності, що основані на господарських операціях: бухгалтерський облік, виконання замовлень, здійснення закупівель тощо.

Важлива риса сучасних ERP-систем - їх розвиток у напрямі побудови універсальних платформ, які дають можливість ефективно інтегрувати з web-ресурсами, іншими зовнішніми системами, такими як “клієнт-банк”, електронний документообіг тощо, а також забезпечення функціонування з Internet, підтримка Web-інтерфейсу.