Без путевого листа - ни метра!

Согласно части 2 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Министерством транспорта РФ издан Приказ от 18.09.2008г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»
Пунктом 2 указанного документа предусмотрено, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, применяют обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Если организация в процессе своей хозяйственной деятельности осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, она обязана выполнять требования вышеназванных актов законодательства, регламентирующих деятельность, связанную с эксплуатацией автотранспортных средств. Назначение таких перевозок правового значения не имеет.
Таким образом, для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Одно лишь наличие кассовых чеков не подтверждает использование ГСМ для определенного автомобиля именно в производственных целях.
Неисправность одометров на арендуемых транспортных средства не освобождает юридическое лицо от исполнения обязанности оформлять путевые листы в соответствии с требованиями законодательства.
Указанные обстоятельства не дают права судить о факте использования конкретных арендованных автомобилей сотрудниками в служебных целях, поскольку представленные первичные документы не позволяют рассчитать и проконтролировать факт расхода обществом ГСМ в производственных целях.
Арбитражный суд Иркутской области в Решении от 09.12.2014 № А19-11781/2014 сделал вывод, что при таких обстоятельствах спорные выплаты являются объектом обложения страховыми взносами.
Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 12.02.2015 № А13-10326/2013 также не признал документально подтвержденными расходы на бензин при следовании сотрудника организации на личном автомобиле, не смотря на то, что имелись приказы о командировках исполнителя, экспертные заключения и чеки АЗС.
Ни из приказов, ни из чеков АЗС не следует, что представитель направлялся в командировку на автомобиле Ниссан Х-ТRAIL, поэтому экспертные заключения о сумме расходов на бензин при следовании указанным транспортным средством и не были приняты во внимание в качестве относимых к настоящему делу доказательств. Поскольку не было документально подтверждено (авансовыми отчетами, путевыми листами) использование конкретного автомобиля для целей проезда к месту командировки и обратно, не доказан объем требуемого топлива с учетом марки транспортного средства и марки бензина, норм расхода топлива автомобиля и расстояния между городами (пробегом автомобиля), основания для признания этих расходов документально подтвержденными отсутствуют.

Еще в одном случае ИФНС установила, что списание ГСМ производилось на основании чеков АЗС и приказов на командировки. Путевые листы и акты на списание топлива не оформлялись. Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 23.01.2015 №А12-14398/2014 решил, что без недостающих документов в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль стоимость топлива включить нельзя.

Расчеты могут быть разными

Организации при определении размера компенсации за использованное топливо используют различные способы расчета.

Так стоимость дизельного топлива для поездки представителя на своем личном автомобиле Рено-ДАСТЕР была исчислена по формуле: QH=0,01хНSх Sх(1+0,01хD), где HS - нормативный расход топлива для автомобиля Рено-Дастер равный 6л/100 км2, S -расстояние между городами 710 км. (туда-обратно), D – поправочный коэффициент применяемый при эксплуатации легкового автомобиля в зимний период равный 12%.
Таким образом, расход топлива составил 0,01х6х710х(1+0,01х12)=47,71л.; стоимость подлежащего возмещению указанного объема дизельного – 47,71л. х 34,55 руб./л =1648,38 руб.
В подтверждение данных расходов представлен чек на топливо дизельное всего лишь на сумму 1004,71 руб. Тем не менее, АС Республики Башкортостан Решением от 28.01. 2015 № А07-14662/2014 признал расход на сумму 1648,38 руб. документально подтвержденным и экономически обоснованным.

Другая организация сделала расчет расхода ГСМ по показаниям бортового компьютера автомобиля и зафиксировала его в акте.

Протяженность маршрута составило 362 км; расход топлива составил 9,7 л/100 км.
Стоимость топлива была определена по чеку с АЗС. АС Саратовской области в Решении от 02.10. 2014 № А57- 4989/2014 такой расчет признал обоснованным.

А вот еще один работодатель не представил документы, подтверждающие использование автотранспорта именно для поездок в командировку, включая оформленные в установленном порядке путевые листы с указанием маршрута, пройденного по показаниям спидометра километража и фактического расхода бензина в пути, документы на оплату горюче-смазочных материалов.
Представив расчёт топлива транспортных средств HONDA HRV и TOYOTA HARRIER, организация не доказала использование именно данных автомобилей. Ссылки на нормативный акт, на основании которого произведен расчет транспортных расходов, также не приведены. Доказательств соответствия произведенного расчета, в том числе, методическим рекомендациям «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждённым распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, не представлено. На этом основании Пятый арбитражный апелляционный суд Постановлением от 28.11.2014 № А51-20032/2012 не признал расходы на ГСМ документально подтвержденными.

Красиво жить не запретишь

Довольно часто после проигрыша спора в суде ИФНС заявляет, что представитель выигравшей спор стороны мог бы в суд ездить не на личном автомобиле, а на рейсовом автобусе, тем более, что такая возможность у него была.

АС ВСО в Постановлении от 16.10.2014 № А19-8037/2013 решил в этом вопросе руководствоваться подпунктом «в» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации», по которому работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: в том числе железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Поскольку в данном случае представитель организации не превысил этот лимит, ему следует возместить транспортные расходы в полном размере.

В другом случае ИФНС не понравилось, что представитель спорящей стороны приезжал в суд на Toyota Land Cruiser (120) Prada 4.0, который по нормам, установленным распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р, расходует 15,8 л на 100 км.

На это Второй арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 29.08.2014 № А17-8053/2012 возразил, что выбор передвижения с помощью личного автомобильного транспорта а не с помощью автобуса общего пользования не может рассматриваться в качестве неэкономного способа передвижения, поскольку стоимость затрат ГСМ компенсируется меньшими временными затратами в пути следования. Более того, действующее законодательство не ограничивает лиц, участвующих в деле в выборе способа проезда к месту судебного заседания.