Рациональный процесс принятия решений. Подходы к участию в принятии решений. Основные требования, предъявляемые к решению

Эффективность решений не в последнюю очередь зависит от организации процесса их принятия. Рекомендуется соблюдать очередность действий с определенным содержанием, т.е. придерживаться рациональности. Специалисты выделяют разное количество действий (шагов) в этом процессе, но общий смысл в разных вариантах сохраняется. Представляется наиболее рациональным процесс принятия решений в три основных этапа:

1) признание необходимости решить проблему;

2) выработка решения;

3) выполнение решения.

Каждый из этапов включает несколько последовательных шагов (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Рациональный процесс принятия решения

Этап признания необходимости решить проблему, содержит наиболее трудную интеллектуальную задачу. Правильность формулирования вопроса (проблемы) в значительной мере предопределяет качество ответа (решения).

Первый шаг -- восприятие и признание проблемы. Без осознания проблемы невозможно принять решение, по ней. Установлено, что только 66 % сообщений об изменениях объекта управления содержат проблемную информацию. Из совокупности проблем руководитель реагирует на 91 %, причем 6 % случаев решения проблем откладываются и они забываются. О 9 % проблем руководитель просто не узнает, т.е. не оценивает ситуацию как проблемную. Кроме того, проблемы, проявившиеся как кризис и как рутинные, очевидны и признаются достаточно легко, в то время как возможности и угрозы необходимо обнаружить и раскрыть, и это обстоятельство само по себе является серьезной проблемой.

Второй шаг -- выявление сущности и формулирование проблемы. Он предполагает поиск ответов на вопросы: «Что действительно происходит в организации?», «Каковы причины происходящего?», «Что за всем этим стоит?». В этих целях осуществляется анализ проблемной ситуации, позволяющий а) определить новизну проблемы и причины ее возникновения, б) выявить взаимосвязи рассматриваемой проблемы с другими проблемами.

Формулирование проблемы -- крайне ответственный момент, так как если она будет изначально неверно сформулирована, то все дальнейшие усилия по ее решению могут оказаться бесполезными.

Третий шаг -- определение критериев успешного решения проблемы (критериев успеха). Такими критериями являются: ограничения (реальные возможности) решения проблемы и цели, которые предполагается достичь в результате решения проблемы.

Определение ограничений решения проблемы необходимо. Чтобы выработать реалистичные действия, соответствующие имеющимся возможностям. Действительность всегда накладывает ограничения на деятельность организации и ее менеджеров (объем ресурсов, законодательные и этические нормы и т.п.).

Формулированию целей способствуют ответы на следующие вопросы: «Как оценить, достигли ли мы поставленных целей или нет?», «Какой конечный результат требуется получить?», «Как его измерить?». Достижение поставленных целей и является главным критерием успешного решения.

Этап выработки решения, связан с разработкой, оценкой и выбором альтернатив.

Четвертый шаг --разработка альтернатив, т.е. поиск возможных направлений действий (альтернатив) по решению проблемы. Большинство проблемных ситуаций имеют несколько альтернатив решения. Чем больше разработано вариантов выхода из ситуации, тем выше вероятность выбора лучшего решения.

Пятый шаг -- оценка альтернатив, их анализ с позиций достижения целей решения, возможностей реализации, оценки положительных и отрицательных последствий реализации.

Анализ и ранжирование альтернатив позволяют существенно сузить рамки выбора лучшего решения. Если становится очевидно, что ни один из вариантов решения не сможет обеспечить достижение целей либо что их реализация нереальна, следует вновь возвратиться к разработке альтернатив.

Пятый шаг --выбор альтернативы. Это ключевой момент в процессе принятия решения.

Если проблема правильно определена, альтернативы тщательно оценены и одна из них явно превосходит другие, то сделать выбор несложно. В стабильной ситуации выбор запрограммированного решения предпочтительнее, так как его последствия известны и предсказуемы, система реализации отработана и не требует дополнительных затрат времени и других ресурсов. Но лучшая альтернатива не всегда очевидна.

Было бы ошибкой считать, что всякое принятое решение обязательно будет выполнено. Принять решение -- не значит реализовать его, а тем более свести на нет (решить) проблему, этим обусловлена важность третьего этапа.

Этап выполнения решения -- завершающий. Его задача -- устранить проблему, в связи с которой было принято решение.

Седьмой шаг -- организация исполнения решения, т.е.мобилизация требуемых ресурсов и координация усилий в процессе выполнения решения.

Восьмой шаг -- контроль над исполнением решения. Он должен обеспечивать обнаружение ошибок и учет достижений, связанных с действиями по выполнению решения. При наличии своевременной и объективной информации проблемы, связанные с выполнением решения, могут быть предотвращены.

Исполнение решения контролируется по срокам, промежуточным и конечным результатам. Технология контроля должна быть достаточно простой и соответствовать принципам контроля.

Девятый шаг -- анализ выполнения решения, позволяющийоценить последствия реализации. В процессе анализа полученные результаты сравниваются с теми, которые планировалось получить, во время принятия решения. При достижении критериев успеха (целей) проблема считается решенной, а процесс принятия решения -- законченным. В случае несоответствия полученных результатов целям анализируются предыдущие этапы хода принятия решения, уточняются содержание проблемы, критерии, альтернативы, использованные методы, т.е. выясняются причины возникших отклонений. Включается обратная связь: корректируется содержание пройденных этапов, изменяется само решение (вплоть до принятия нового). По сути, процесс принятия решения, осуществляется вновь. Важно не увлекаться несущественными коррективами и помнить, что «лучшее -- враг хорошего». При частых и недостаточно продуманных корректировках решение проблемы может неоправданно затянуться или зайти в тупик.

Рациональный процесс принятия решения далеко не всегда можно и целесообразно использовать на практике в полном объеме, и сам по себе он не гарантирует выбор лучшего решения. Тем не менее, знание всех шагов и следование им позволяет избежать многих ошибок.