Контроль. Типы контроля. Принципы и эффективность контроля

Контроль -- это процесс наблюдения за изменениями внешней и внутренней среды организации и устранение выявленных отклонений.

В процессе контроля на основе информации о текущих результатах деятельности сравниваются реально достигнутые результаты с плановыми.

Для осуществления контроля необходимо наличие: а) объективных и существенных контролируемых показателей; б) критериев, позволяющих классифицировать отклонения от показателей как существенные и опасные, либо как допустимые; с) системы и процедуры контроля.

Мониторинг -- это система постоянного наблюдения за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия и сбора, обработки соответствующей информации.

Контроллинг -- это система непрерывного планирования, контроля и анализа деятельности ориентированная на эффективность управления и прибыльность предприятия. Его часто определяют как внутренний финансовый контроль, как организованный процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений.

Главная задача контроля -- количественная и качественная оценка результатов работы организации, ее подразделений и сотрудников в целях устранения выявленных отклонений.

Виды контроля

По характеру воздействия на объект контроля выделяются упреждающий и результирующий виды контроля.

Упреждающий контроль направлен на предупреждение отклонений и сбоев. С этой целью выявляются отклонения от нормы в происходящих процессах, моделируются возможные негативные последствия, осуществляются необходимые корректировки действий для предотвращения нежелательных результатов.

Результирующий контроль констатирует полученные результаты. Он не может исправить, изменить уже произошедшее событие, т.е. является запаздывающим, но позволяет сделать выводы, чтобы избежать повторения допущенного просчета в будущем.

Контроль тесно связан с функцией планирования. В процессе управления временные периоды реализации функций планирования и контроля должны совпадать. В этой связи по решаемым задачам выделяют стратегический, тактический и оперативный контроль.

Стратегический контроль необходим для оценки и регулирования деятельности организации с позиций достижения долгосрочных целей и установления взаимоотношений организации с внешней средой. Он концентрирует внимание не на содержании тех или иных действий, а их способности обеспечить достижение долгосрочных целей организации.

Данный вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом. Низкая предсказуемость внешней среды затрудняет разработку стандартов и параметров контроля на длительный период, а следовательно, и осуществление контроля над их выполнением.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации и ее ключевых подсистем. В первую очередь оцениваются показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ресурсов, организационной структуры и культуры. Периодичность этой формы контроля совпадает с периодами, на которые составляются тактического планы.

Оперативный контроль обеспечивает наблюдение за выполнением оперативных работ и использованием методов, избранных для реализации всех операций и процессов в организации. Его периодичность обусловлена оперативными планами.

По решаемым задачам и временному параметру выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человеческим, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, обеспечивающий максимальное соответствие требуемым стандартам и нормам ресурсов.

Текущий, или производственный, контроль ведется по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса производства. Он позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, принимать меры по их устранению и обеспечивает обратную связь в процессе производства.

Заключительный контроль -- результирующий. Он констатирует качество результата, полученного по завершении процесса производства (например, качество продукции, оценку выполнения работы, оперативного плана или задания человеком, подразделением или организацией). Результирующий контроль осуществляется путем сравнения полученных результатов с плановыми.

В зависимости от направления деятельности и структуры организации выделяют функциональные области (сферы) контроля (производство, финансы, персонал, маркетинг, и др.), а также объекты контроля -- ключевые показатели деятельности по каждой из сфер контроля (табл. 3.4).

Таблица 3.4. Объекты контроля по функциональным подсистемам организации

Функциональная подсистема	Примерный перечень объектов контроля
Производство	Качество. Затраты времени на единицу продукции. Удельные издержки. Производительность оборудования и уровень его использования
Финансы	Прибыль. Ликвидность. Запасы. Расходы на покупку оборудования Капитальные вложения по источникам поступления. Денежная наличность
Персонал	Потери рабочего времени из-за трудовых споров. Прогулы. Потери времени по причине болезней. Заработная плата. Безопасность труда. Социальные выплаты
Маркетинг	Объем продаж. Торговые издержки. Продажи в кредит. Затраты на рекламу. Удовлетворенность потребителей
…	…

 

Сферы и объекты контроля, представленные в табл. 3.4, не исчерпывают всех областей деятельности, в которых полезно использовать контроль. Каждая организация самостоятельно принимает решение о целесообразности, масштабах и функциональных подсистемах контроля.

В жизни любой организации существует достаточно много целевых установок, которые трудно или невозможно измерить с помощью количественных показателей и цифр. Как, например, оценить создание благоприятного климата в коллективе, улучшение системы взаимоотношений по вертикали власти, удовлетворение от работы, внимательное отношение к партнерам. В таких случаях организации нередко прибегают к использованию косвенных измерителей, сбору мнений с помощью опросов, интервью. Субъективный характер этих измерителей требует большого искусства от менеджмента в выявлении истинных причин отклонений. Но при всех недостатках косвенных измерителей они необходимы в процессе управления.

Принципы и эффективность контроля

В процессе реализации функции контроля необходимо руководствоваться следующими принципами:

· заблаговременность -- должна преобладать упреждающая форма контроля;

· объективность -- контроль не должен зависеть от личных симпатий и антипатий менеджмента, а опираться на точные, объективные нормы, стандарты, планы;

· разумность -- контроль не должен быть мелочным; важно правильно определить ключевые места, минимизировать количество контролируемых параметров, частоту осуществления проверок;

· экономичность -- результаты контроля должны оправдывать затраты на его проведение;

· открытость -- контролируемые должны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

· результативность -- по результатам контроля должны приниматься решения и меры воздействия на обстоятельства и конкретных лиц;

· индивидуальность -- при осуществлении контроля необходимо учитывать индивидуальные особенности контролируемых лиц.

Соблюдение принципов организации контроля способствует его эффективности, которая обусловлена следующими факторами:

· организационными, включающими объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

· масштабом контроля -- количеством и точностью контролируемых параметров, частотой проведения контроля;

· контрольной информацией -- объемом, частотой, точностью и своевременностью необходимой для контроля информации;

· затратами на контроль -- средствами, связанными с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Обобщающий контроль осуществляется в организации на основе анализа отчетов соответствующих служб и исполнителей. В этой связи устанавливаются формы и сроки отчетности в соответствии с планами структурных подразделений и исполнителей.

Контроль является не только задачей работников, специализирующихся на выполнении контрольной функции, но и неотъемлемой частью труда всех работающих. В современных условиях широко используется самоконтроль, при котором контрольные функции выполняют сами работники или группы. Эффективный контроль имеет стратегическую направленность и ориентирован на результаты.