Система управления базами данных Access

Система управления базами данных Access является системой управления реляционными базами данных, работающей в среде Windows.

В Microsoft Office Access 2007 появились новые возможности, которые делают процесс создания базы данных достаточно легким. При запуске Access 2007 отображается страница Начало работы с Microsoft Office Access. Отсюда можно создать новую базу данных, открыть существующую базу данных или просмотреть соответствующее содержимое в Microsoft Office Online.

В Microsoft Access имеется большое число шаблонов, используемых с целью ускорить создание базы данных. Шаблон — это готовая база данных, содержащая все таблицы и запросы. Запрос – требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который будет служить источником данных для формы, отчета или страницы доступа к данным. Если база данных уже открыта, то для отображения страницы Начало работы с Microsoft Office Access нужно щелкнуть кнопку «Office», а затем выбрать команду «Закрыть базу данных».

На странице «Начало работы с Access» в области «Шаблоны в Интернете» отображено несколько шаблонов; еще несколько шаблонов отобразятся, если щелкнуть одну из категорий под заголовком «Категории шаблонов» в левой части окна Access. Дополнительные шаблоны можно загрузить с веб-узла Microsoft Office.

Выберите нужный шаблон. В правой области окна Access в поле «Имя файла» отобразится предварительное имя базы данных. Можно изменить имя файла или указать другую папку. Нажмите кнопку «Создать» (или кнопку «Загрузить» при загрузке шаблона с веб-узла Microsoft Office) и Access создает и затем открывает эту базу данных. На экране отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если в шаблоне имеются образцы данных, каждую запись можно удалить, выделив заголовок строки с записью. Затем на вкладке «Начальная страница» в группе «Записи» выберите команду «Удалить». Заголовок строки — это поле или полоса слева от записи. Введите данные, щелкнув пустую ячейку формы. После ввода нескольких записей воспользуйтесь областью переходов, чтобы просмотреть другие формы или отчеты, которые могут пригодиться для работы.

Если ни один из шаблонов не отвечает необходимым требованиям, то создайте собственную базу данных. Для этого создают новые таблицы с последующим вводом, вставкой или импортом данных.

Для создания пустой базы данных запустите Access и на странице «Начало работы с Access» нажмите кнопку «Новая база данных». В области «Новая база данных» в поле «Имя файла» введите имя файла. Access создаст базу данных, а затем откроет пустую таблицу с именем «Таблица1» в режиме таблицы. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных. Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Excel. Данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы. Таблица только содержит введенные данные. Наглядное представление данных обеспечивается с помощью форм и отчетов, которые создаются позже.

Структура таблицы создается при вводе данных. Каждый раз при добавлении в таблицу нового столбца определяется новое поле. В Access тип данных – это характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию). Тип поля задается на основе типа введенных данных. Следует планировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал один тип данных, что упрощает построение запросов, форм и отчетов. Если на данном этапе не планируется вводить данные, нажмите кнопку «Закрыть».

Можно добавить новую таблицу в существующую базу данных с помощью инструментов в группе «Таблицы» на вкладке «Создание». Щелкните команду «Таблица», чтобы создать пустую таблицу. В режиме таблицы можно начать вводить данные немедленно, структура таблицы будет создана Access автоматически. Имена полей задаются номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных.

Режим конструктора – это окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих, чтобы сначала создать структуру таблицы, а затем переключиться в режим таблицы для ввода данных. Переключение этих режимов осуществляют с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access.

Access создаст таблицу и помещает курсор в первую пустую ячейку в столбце «Добавить поле». Если столбец «Добавить поле» не отображается, то, возможно, вместо режима таблицы выбран режим конструктора. Чтобы переключиться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области переходов. Access запросит имя новой таблицы и перейдет в режим таблицы.

На вкладке «Таблица» в группе «Поля и столбцы» щелкните «Новое поле». Access отобразит область «Шаблоны полей», в которой содержится список часто используемых типов полей. Если перетащить одно из этих полей в таблицу, то Access добавит поле с таким именем и задаст для него свойства, соответствующие этому типу. Позже эти свойства можно изменить. Перетащите поле в область таблицы, содержащую данные. Появляется вертикальная полоса вставки, показывающая, где будет расположено поле. Чтобы добавить данные, начните их вводить в первой пустой ячейке либо вставьте данные из другого источника. Для переименования столбца (поля), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при виде области «Список полей» было понятно, что содержится в каждом из полей.

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите на новое место. Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все на новое место.

В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы, а затем для ввода данных переключиться в режим таблицы или воспользоваться каким-либо другим способом, таким, как вставка или добавление. На вкладке «Создание» в группе «Таблицы» щелкните «Конструктор таблиц». Для каждого поля в таблице введите имя в столбце «Имя поля», а затем в списке «Тип данных» выберите тип данных. Если столбцы «Имя поля» и «Тип данных» не отображаются, то, возможно, вместо режима конструктора выбран режим таблицы. Чтобы переключиться в режим конструктора, нажмите в строке состояния окна Access кнопку «Конструктор». Будет предложено ввести имя для новой таблицы, а затем произойдет переключение в режим конструктора.

Можно ввести в столбец описание для каждого поля, которое отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления, создаваемых перетаскиванием поля из области Список полей на форму или отчет, а также для любых элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу щелкнув кнопку «Office», а затем выберите команду «Сохранить».

Если необходимые данные хранятся в другой программе, например в Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Желательно, чтобы данные уже были разбиты на столбцы, как в электронной таблице Excel. Если данные находятся в программе обработки текстов, перед копированием разбейте их на столбцы знаками табуляции или преобразуйте в таблицу в этой программе. Если данные нуждаются в редактировании или обработке (например, требуется разделить полные имена на фамилии и имена), это лучше сделать до копирования данных в таблицу Access.

При вставке данных в пустую таблицу Access устанавливает тип данных каждого поля согласно виду вводимых в него данных.

Access именует поля в зависимости от содержимого первой строки вставляемых данных. Если первая строка вставляемых данных схожа по типу со следующими строками, Access считает первую строку частью данных и присваивает полям родовые имена (Поле1, Поле2 и т. д.). Если первая строка не похожа на последующие, Access считает, что первая строка содержит имена полей. В таком случае Access именует поля соответствующим образом и не включает первую строку в данные. Если Access присвоил полям родовые имена, следует как можно быстрее переименовать эти поля, чтобы избежать путаницы. Для этого в режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите допустимое имя поля для каждого столбца.

Можно также переименовать поля, переключившись в режим конструктора и изменив имена полей в этом режиме. Для переключения в режим конструктора щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области переходов и выберите пункт «Режим конструктора».

Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области переходов.

Предположим, что необходимые данные собраны в другой программе и их требуется импортировать в Microsoft Access. На вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт» выберите команду для того типа файла, из которого будут импортироваться данные. В диалоговом окне «Внешние данные» нажмите кнопку «Обзор», чтобы найти файл данных источника, или введите в поле «Имя файла» полный путь к файлу данных источника. В группе «Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных» выберите необходимый параметр. Можно создать на основе импортированных данных новую таблицу, добавить их в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая содержит ссылку на источник данных. После нажатия кнопки «ОК» будет запущен мастер импорта.

Для открытия базы данных для общего доступа в многопользовательской среде, чтобы все пользователи одновременно могли и читать и писать в базу данных, нажмите кнопку «Открыть». Чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности редактирования, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой «Открыть» и выберите вариант «Открыть для чтения».

Чтобы открыть базу данных в монопольном режиме, то есть на время своей работы с ней запретить другим пользователям открывать ее, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой «Открыть» и выберите вариант «Монопольно». Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой «Открыть» и выберите вариант «Монопольно для чтения». Другие пользователи могут все же открыть базу данных, но только для чтения.

Как правило, в реляционных базах данных каждый вид данных содержится только в одном месте. Access позволяет работать с другими программами баз данных, такими как Microsoft SQL Server.

В Access предусмотрена возможность анализа таблиц. После импорта данных в таблицу мастер поможет разбить ее на отдельные таблицы, каждая из которых будет содержать данные, не повторяющиеся в других таблицах. Кроме того, мастер создаст необходимые отношения между таблицами.

После импорта данных в таблицу Access можно воспользоваться мастером анализа таблиц для быстрого выявления повторяющихся данных.

Допускается перетаскивание полей из таблицы в пустую область страницы для создания новой таблицы, содержащей эти поля. При этом Microsoft Access предлагает ввести имя новой таблицы.

Большинству таблиц присваивается поле Код или Уникальный код. Дополнительные сведения о полях кодов отображаются при нажатии кнопки «Советы» в правом верхнем углу окна мастера.

Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните строку заголовка, введите новое имя и нажмите кнопку ОК.

При преобразовании в формат Access 2007 расширение имени файла меняется с MDB на ACCDB, поэтому можно использовать то же имя файла.

Области переходов – новое средство, применяемое в программе Microsoft Office Access 2007. Область переходов выполняет функции применявшегося ранее окна базы данных, а также заменяет кнопочные формы — экраны, используемые для переходов по базе данных и выполнения различных задач, например запуска отчетов. Кроме того, область переходов служит для создания настраиваемых групп объектов в базе данных. Эти группы также являются новой функциональной возможностью Office Access 2007, и их можно использовать вместо кнопочных форм. В программе Access кнопочные формы — экраны, на которых группируются наборы задач, например выполнение отчета или открытие одного или нескольких экранов ввода данных.

Когда пользователь открывает новую или существующую базу данных в Office Access 2007, объекты этой базы данных — таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и другие — отображаются в области переходов. По умолчанию область переходов отображается при открытии базы данных в Access 2007, заменяя окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.

Область переходов имеет несколько преимуществ по сравнению с кнопочными формами. Например, можно управлять объектами базы данных (копировать, удалять, изменять их структуру и т. д.), что нельзя делать при помощи кнопочных форм. Кроме того, область переходов всегда остается видимой на экране в отличие от кнопочных форм, которые могут быть закрыты другими окнами.

В Access предусмотрены два способа использования команд в области переходов. Некоторые команды можно выполнять из ленты Access либо щелкнуть любой объект области правой кнопкой мыши и выбрать задачу из контекстного меню. Следует помнить, что команды в меню зависят от типа выбранного объекта.

Область переходов содержит два основных типа элементов: объекты базы данных и ярлыки. Следует помнить, что ярлыки могут содержаться только в специальных категориях и группах. При работе с объектами вне специальной группы используются сами объекты. Для объектов во встроенных категориях и группах предусмотрены наборы задач и команд, отличные от наборов задач и команд для ярлыков специальных категорий и групп. Например, объекты из специальных категорий и групп можно удалить, а объекты из встроенных категорий и групп — нет.

По умолчанию в области переходов отображаются все объекты базы данных, и они разделяются по категориям. Объекты в каждой категории дополнительно разбиваются по группам. По умолчанию для новых баз данных в Office Access 2007 создается категория «Таблицы и связанные представления», а в этой категории создается группа «Все таблицы». Имя этой группы отображается в меню в верхней части области переходов. Категория «Таблицы и связанные представления» группирует объекты базы данных по таблицам, с которыми они связаны. Например, если к таблице под названием «Контакты» присоединены форма, два запроса и отчет, в области переходов эти объекты входят в одну группу с названием «Контакты». Некоторые объекты могут входить в категорию «Таблицы и связанные представления» несколько раз. При работе с данными следует помнить, что при удалении одного из таких объектов удаляется сам исходный объект, что может привести к неправильной работе базы данных. Если нужно скрыть повторяющийся объект, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду «Скрыть в этой группе».

 

Вопросы для самопроверки

1. Понятие базы данных.

2. Понятие система управления базами данных.

3. Классификация баз данных.

4. Что представляет собой реляционная модель данных?

5. Система управления базами данных Access.

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Коджаспирова Г.М., Петров К.В. Технические средства обучения и методика их использования. – М.: Академия, 2001. – 256 с.

2. Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н, Машурцев В.А. Информационные технологии. М.: ТК Велби, 2009. –240 с.

3. Першиков В.М., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике. М.: Финансы и статистика, 1995. 544 с.

4. Обучающая презентация Excel // [в локальной сети].

5. Обучающая презентация Word // [в локальной сети].

6. Обучающая программа «6 семестров» [в локальной сети].

7. Технология поиска информации в Интернет http://www.seonews.ru/ masterclasses/detail/29812.php

 

 

УЧЕБНОЕ ИЗДАНИЕ

Н.А. Стахин