1. Все поступившие письменные обращения граждан прочитываются и определяются по принадлежности их исполнения.
2. Письменные обращения по вопросам, не относящимся к ведению соответствующего территориального органа Минтруда России, направляются для рассмотрения по принадлежности с обязательным уведомлением об этом автора письма.
Пересылка жалоб на рассмотрение тем лицам и организациям, действия которых обжалуются, не допускается. В этом случае рассмотрение жалобы и подготовка ответа автору производится непосредственно территориальным органом Минтруда России.
3.3. Письма передаются исполнителю с отметкой об этом в регистрациионно-контрольной карточке и учитываются в установленном порядке в журнале регистрации обращений или в ПЭВМ.
Проект подготовленного ответа на письменное обращение визируется на его копии исполнителем с указанием даты в левом нижнем углу и передается на подпись руководителю.
Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.
Если в резолюции руководителя указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного обращения является исполнитель, указанный в списке первым.
На письмо, рассматриваемое работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ.
Ответы на письменные обращения подписываются руководителями территориальных органов Минтруда России или их структурных подразделений.
Внесение каких-либо изменений и дополнений в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, не допускается.
Вопрос о передаче письма из одного структурного подразделения в другое решается руководителями или их заместителями с обязательной корректировкой в регистрационно-контрольной карточке и базе ПЭВМ.
3.4. Результаты рассмотрения письменных обращений сообщаются автору, а в необходимых случаях — в контролирующий орган.
По письменным обращениям, взятым на «особый контроль», ответ автору направляется лишь при наличии поручения контролирующего органа.
Когда данных, указанных в письменном обращении, недостаточно для вынесения обоснованного решения, истребуются необходимые материалы или направляются работники на места для проверки, принимаются другие меры для объективного решения вопроса. При проверке письменных обращений с выездом на место результаты оформляются справкой.
Если просьба, изложенная в письменном обращении, не может быть разрешена положительно, то указываются мотивы и, при необходимости, автору разъясняется порядок обжалования.
Ответ должен быть своевременным, конкретным, ясным по содержанию, основанным на действующем законодательстве и охватывать все вопросы, поставленные в письменном обращении.
Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме.
В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором письменного обращения, и докладывается соответствующему руководителю.
В ответах контролирующему органу на письменные обращения, в которых указываются факты нарушения законодательства, волокиты, бюрократизма, в случаях их подтверждения сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений, и в отношении виновных лиц. На оборотной стороне первого листа ответа указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его телефона. При наличии специального поручения в контролирующий орган возвращается письмо автора.
3.5. Письменное обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору письменного обращения дан исчерпывающий и обоснованный ответ.
Полученные от заявителя документы возвращаются ему заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.
3.6. Оформленный надлежащим образом ответ на письменное обращение вместе с имеющейся перепиской передается для отметки на регистрационно-контрольной карточке или в базе ПЭВМ, после чего отправляется адресату.
