П. Прием. Учет и регистрация обращений

2.1. Прием письменных обращений граждан возлагается на кан­целярию, экспедицию или работника, специально назначенного для этих целей.

При приеме письменных обращений проверяется правильность их адресования.

Письма граждан с пометкой на конверте «лично» и адресо­ванные общественным организациям (профсоюзной организации, Совету ветеранов и т. д.) не вскрываются, а передаются по назна­чению.

Далее — обращения.

Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому отделению связи невскрытыми для отправле­ния адресату.

При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные при вскрытии документы подклеиваются). Поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книж­ка, пенсионное удостоверение, документы о наградах и другие), а также фотографии подкалываются под скрепку после текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается автору обращения).

На письма, полученные с облигациями (акциями и т. д.) и день­гами, составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в канцелярии или экспедиции, вто­рой экземпляр акта исполнителем сдается в архив. Письмо автора и ценные бумаги направляются для рассмотрения в соответствующие подразделения территориального органа Минтруда России, деньги возвращаются заявителю.

Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, фа­милия не указана или написана неразборчиво, не содержащие дан­ных о месте жительства или работы (учебы) адресата, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.

2. Учет письменных обращений граждан ведется в отделе (группе) специально уполномоченным на это лицом.

3. Все виды поступающих письменных обращений должны быть централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в течение суток со дня их поступления.

При наличии автоматизированного учета регистрационно-контрольные карточки вводятся в базу ПЭВМ.

Перед регистрацией письма проверяется наличие обращений от данного автора в течение текущего года и предыдущих двух лет.

На каждое вновь поступившее в текущем году письмо от одного автора заводится регистрационно-контрольная карточка с указани­ем даты поступления.

В регистрационно-контрольной карточке указывается фамилия и инициалы автора обращения, дата поступления обращения и ад­рес заявителя.

2.4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка.

Повторными следует считать письма, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рас­смотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

При поступлении повторного письма проводится анализ при­чин, побудивших автора вновь обратиться в территориальный орган Минтруда России.

Если поступило несколько писем одного и того же содержания и того же автора, то об этом делается отметка в регистрационно-контрольной карточке (2, 3 и т. д.).

2-5. Письма одного и того же типа по одному и тому же вопро­су, направленные различным адресатам и поступившие в одно и то же учреждение, а также письма, в которых содержатся новые вопро­сы или дополнительные сведения, повторными не считаются.

Если от автора поступало несколько писем, но по разным до­просам, то на каждое письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

6. Если письмо подписано двумя или более авторами, оно считается коллективным. Коллективными являются резолюции митингов, собраний, а также письма, подписанные членами одной семьи.

7. Письма, поступившие из федеральных органов представительной и исполнительной власти с поручением сообщить результаты их рассмотрения, берутся на «особый контроль» и на них заводится специальная контрольная карточка.