Исправление ошибочных записей в документах и регистрах

Записи в документах следует производить четко и ясно, чтобы обеспечить их сохранность в течение срока, установленного для хранения в архиве. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов определяется нормативными документами.

Обнаруженные ошибки в первичных документах и в учетных регистрах исправляются по строго установленным правилам.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Не допускаются исправления в кассовых и банковских документах. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составлять заново.

Ошибки в первичных документах исправляются в зависимости от того, в какой период времени обнаружено искажение информации: до или после сдачи и утверждения бухгалтерской отчетности.

Если ошибка в первичных документах обнаружена в течение отчетного периода, то необходимо зачеркнуть неправильную информацию (неправильный текст или сумму) одной чертой, произвести правильную запись и сделать надпись «Исправленному верить». Данная надпись должна сопровождаться подписью лица, внесшего исправление с указанием его фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица и соответствующей датой.

Если ошибка выявлена после сдачи бухгалтерской отчетности, то необходимо составить бухгалтерскую справку, которая помимо указания причин внесения изменений, должна содержать следующую информацию:

1) наименование документа;

2) дату составления;

3) сумму, номер и дату первичного документа;

4) месяц, в котором обнаружена ошибка;

5) причину возникновения ошибки;

6) характер ошибки;

7) действия, необходимые для исправления ошибки в учете;

8) фамилии должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При исправлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета время обнаружения неточностей также играет важную роль:

- если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, то исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда она выявлена;

- если ошибка выявлена после окончания года, а отчетность еще не утверждена и не представлена в налоговые органы, ошибку можно исправить записями в декабре отчетного года;

- если бухгалтерская отчетность уже утверждена, то изменения вносятся в текущем отчетном году, при этом ошибки рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет.

Исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета можно производить следующими способами:

1) способом дополнительных записей;

2) способом «красное сторно»;

3) способом обратных проводок.

Способ дополнительных записей используется в том случае, если корреспонденция счетов правильная, но сумму хозяйственной операции необходимо увеличить. Например,при отпуске материалов в производство была допущена ошибка в сумме операции: вместо 10 000 руб., указана сумма в 1 000 руб. Исправление будет сделано при помощи способа дополнительных бухгалтерских записей:

Д-т сч.20 «Основное производство» К-т сч.10 «Материалы» - 9000 руб.

Если неправильно была указана корреспонденция счетов, или сумма в регистре бухгалтерского учета указана в большем размере, то используется способ «красное сторно». Сторно – способ исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета путем составления бухгалтерской проводки с отрицательными числами. Бухгалтерская запись выполняется красным цветом. Суммы, записанные на счетах красным цветом, рассматриваются как вычитаемые (отрицательные) числа.Например,при отпуске материалов в основное производство была допущена ошибка в корреспонденции счетов: вместо счета 20 «Основное производство» был указан счет 23 «Вспомогательные производства». Сумма операции составляет 10 000 руб.

Ошибка исправляется способом «красное сторно»:

Д-т сч.23 «Вспомогательные производства»

К-т сч.10 «Материалы» (сторно) – 10000 руб.

Затем делается правильная запись на счетах:

Д-т сч.20 «Основное производство»

К-т сч.10 «Материалы» - 10000 руб.

Для исправления неверной корреспонденции счетов можно использовать способ обратных проводок, однако его применение ограничено, так как часто ведет к искажению экономического смысла хозяйственной операции. Например, объект основных средств введен в эксплуатацию, что необходимо было отразить бухгалтерской записью по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Бухгалтером была сделана запись по дебету счета 11 «Животные на выращивании и откорме» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Сумма операции указана верно и составляет 100 000 руб.

Ошибка исправляется обратной записью на счетах бухгалтерского учета:

Д-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы»

К-т сч. 11 «Животные на выращивании и откорме» - 100000 руб.

Затем производится правильная запись:

Д-т сч.01 «Основные средства»

К-т сч. 08 «Вложения во внеоборотные активы» - 100000 руб.

Исправительные бухгалтерские записи оформляют справкой за подписью главного бухгалтера, в которой указывают учётные регистры, в которых производят исправление, и основания для исправления ошибок в учёте.

 

СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ
Время обнаружения ошибки	Способ исправления
До утверждения бухгалтерской отчетности	Необходимо зачеркнуть неправильную информацию одной чертой, произвести правильную запись и сделать надпись «Исправленному верить». Данная надпись должна сопровождаться подписью лица, внесшего исправление и соответствующей датой
После утверждения бухгалтерской отчетности	Необходимо составить бухгалтерскую справку, которая должна содержать информацию о причинах внесения изменений

 

СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ
Время обнаружения	Время внесения исправлений
До окончания отчетного года	Исправления вносятся в том месяце отчетного периода, когда была выявлена ошибка
После окончания отчетного года, до утверждения отчетности	Ошибку можно исправить записями в декабре отчетного года
После утверждения отчетности	Изменения вносятся в текущем отчетном году, при этом ошибки рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет
СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ
Причина внесения исправления	Применяемый способ
Неверно указа сумма (сумма меньше правильного значения)	Способ дополнительных бухгалтерских записей
Неверно указана сумма (сумма больше правильного значения) или неверно указана корреспонденция счетов	Способ «красное сторно»
Неверная корреспонденция счетов	Способ обратных проводок