Документация - письменное свидетельство о факте хозяйственной жизни, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Тема 4. Документация и документооборот в бухгалтерском учете

1. Понятие документа. Виды документов: первичные документы, учетные регистры, отчеты.

2. Классификация первичных документов и учетных регистров.

3. Порядок обработки документов в бухгалтерии.

4. Порядок организации документооборота, хранения первичных документов и учетных регистров, отчетов.

5. Исправление ошибочных записей в документах и регистрах.

Понятие документа. Виды документов: первичные документы, учетные регистры, отчеты

Документ – любой носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве.

Документация - письменное свидетельство о факте хозяйственной жизни, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Фиксирование фактов хозяйственной жизни в документах - первый этап учетных работ. Ни один факт хозяйственной жизни не может быть отражен в бухгалтерском учете, если он не оформлен документом, являющимся носителем учетной информации. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Содержание первичных документов, использующихся для оформления различных фактов хозяйственной жизни, их форма неодинаковы. Однако каждый первичный документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения совершения факта хозяйственной жизни. Эти показатели называются реквизитами. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ предусмотрены следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера факта хозяйственной жизни и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, но они должны быть удобны для бухгалтерской обработки и иметь правовое значение, то есть соответствовать требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первоочередные требования к документам - своевременность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля хозяйственной деятельности экономического субъекта, активного воздействия на результаты его работы.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации в регистрах бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об объектах бухгалтерского учета, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Факты хозяйственной жизни должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности, группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

Регистры бухгалтерского учета накапливают информацию о совершенных однородных фактах хозяйственной жизни за определенный период – месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Эта информация из учетных регистров и переносится в сгруппированном виде в отчеты, которые представляются пользователям, то есть лицам, принимающим управленческие решения.

Так как бухгалтерский учет делится на финансовый и управленческий, то и составляемая на их базе отчетность подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя отчетность составляется по данным бухгалтерского финансового учета.

Внутренняя отчетность составляется по данным бухгалтерского управленческого учета.

Содержание и форма внутренней отчетности определяется руководством экономического субъекта, исходя из необходимости в информации для принятия эффективных управленческих решений.

Бухгалтерская финансовая отчетность (внешняя) - информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Бухгалтерская финансовая отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений.

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется за отчетный год.

Промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется за отчетный период менее года.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информационному содержанию в регистрах и во внутренней отчетности обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность установленную законодательством Российской Федерации.

В отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны, она является публичной.