Система управління в залежності від рівня управління

Хоча всі керівники відіграють певні ролі та виконують певні функції, це не означає, що велике число керівників у великій компанії зайняті виконанням однієї і тієї ж роботи. Організації, які великі за своїми обсягами і можуть забезпечити чіткі розмежування в роботі керівників і некерівників, звичайно мають такий великий обсяг управлінської роботи, яка теж повинна бути розподілена. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів.

Наприклад, на багатьох підприємствах є начальники фінансового відділу, виробничого відділу і служби маркетингу. Як і у випадку горизонтального поділу праці для виконання виробничих робіт, горизонтально розділена управлінська робота повинна бути скоординована, щоб організація могла домагатися успіху у своїй діяльності. Деяким керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, що, у свою чергу, також координують роботу керівників, поки, нарешті, ми не спускаємося до рівня керівника, що координує роботу неуправлінського персоналу - людей, що фізично виробляють продукцію чи послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці в результаті утворює РІВНІ УПРАВЛІННЯ. На рисунку 1.1. наведений один із варіантів опису рівнів управління.

Рис. 1.1. Рівні управління

Звичайно, в організації можна визначити, на якому рівні знаходиться один керівник у порівнянні з іншими. Це визначається через назву посади. Однак, назва посади не є надійним показником справжнього рівня даного керівника в системі. Це зауваження особливо справедливе, коли ми порівнюємо положення керівників у різних організаціях. Простий приклад: капітан в армії - це молодший офіцерський склад, а у флоті - старший. У деяких компаніях продавців називають регіональними чи територіальними керівниками збуту, хоча вони ніким, крім себе, не управляють.

Розмір організації є лише одним з декількох факторів, що визначають, скільки рівнів управління повинна мати компанія для досягнення оптимальних результатів. Існує багато прикладів дуже процвітаючих організацій з набагато меншою кількістю рівнів управління, ніж у значно менших організаціях. Римська католицька церква - організація, що нараховує мільйони членів - має тільки чотири рівні між Папою Римським і парафіяльним священиком. Найбільші фірми роздрібної торгівлі - "Сіре" і "Міцукосі" - також відомі тим, що мають дуже невелике число рівнів управління на противагу іншій успішно діючій організації - армії США. У ній є 7 рівнів і 20 рангів, що відокремлюють генерала від рядового в батальйоні чисельністю 1000 чоловік.

Незалежно від того, скільки існує рівнів управління, керівників традиційно поділяють на три категорії. В залежності від функцій, що вони виконують в організації. Особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями і діями, які необхідні для забезпечення ефективної роботи без зривів у виробництві продукції чи наданні послуг. Особи, що знаходяться на управлінському рівні, в основному зайняті управлінням і координацією всередині організації, вони погоджують різноманітні форми діяльності й зусилля різних підрозділів організації. Керівники на рівні соціальних структур зайняті в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різного роду змін, управлінням відносинами між організацією і зовнішнім середовищем, а також суспільством, у якому існує і функціонує дана організація.

Найбільш прийнятий спосіб опису рівнів управління полягає у виділенні керівників (керуючих) низової ланки чи операційних керуючих, керівників (керуючих) середньої ланки і керівників (керуючих) вищої ланки (рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Способи представлення рівнів управління

КЕРІВНИКИ НИЗОВОЇ ЛАНКИ. Молодші начальники, яких також називають керівниками першої (низової) ланки чи операційними керівниками - це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робочими й іншими працівниками (не керуючими). МОЛОДШІ НАЧАЛЬНИКИ в основному здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безупинного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання виділених їм ресурсів, таких як сировина й устаткування. Типовою назвою посади на даному рівні є майстер, майстер зміни, сержант, завідувач відділом, старша медсестра, завідувач кафедрою менеджменту в університеті. Велика частина керівників взагалі - це керівники низової ланки. Більшість людей починають свою управлінську кар´єру в цій якості.

Дослідження показують, що робота керівника низової ланки є напруженою і наповнена різноманітними діями. Вона характеризується частими перервами, переходами від одного завдання до іншого. Завдання самі по собі потенційно короткі: в одному дослідженні виявлено, що час, який затрачує майстер у середньому на виконання одного завдання, дорівнює 48 секундам. Часовий період для реалізації рішень, прийнятих майстром, також короткий. Вони майже завжди реалізуються протягом двох тижнів. Було виявлено, що майстри проводять біля половини свого робочого часу в спілкуванні. Вони багато спілкуються зі своїми підлеглими, трохи менше з іншими майстрами і зовсім мало зі своїм начальством.

КЕРІВНИКИ СЕРЕДНЬОЇ ЛАНКИ. Робота молодших начальників координується і контролюється керівниками середньої ланки. За останні десятиліття середня ланка управління значно виросла і по своїй чисельності, і по своїй значимості. У великій організації може бути стільки керівників середньої ланки, що виникає необхідність у поділі даної групи. І якщо такий поділ відбувається, то виникають два рівні, перший з який називається верхнім рівнем середньої ланки управління, другий - нижчим. Таким чином, утворюються чотири основних рівні управління: вищий, верхній середній, нижчий середній і нижчий. Типовими посадами керівників середньої ланки управління є: завідувач відділом (у бізнесі), декан (в університеті), керуючий збутом в регіоні чи в країні та директор філії. Армійські офіцери від лейтенанта до полковника, священики в сані єпископів вважаються керівниками середньої ланки у своїх організаціях.

Важко зробити узагальнення щодо характеру роботи керівника середньої ланки, тому що вона значно варіює від організації до організації і навіть усередині однієї і тієї ж організації. Деякі організації надають своїм керівникам середньої ланки велику відповідальність, роблячи їхню роботу деякою мірою схожу на роботу керівників вищої ланки. Дослідження роботи 190 керівників у 8 компаніях показало, що керівники середньої ланки були органічною частиною процесу прийняття рішень. Вони визначали проблеми, починали обговорення, рекомендували дії, розробляли новаторські творчі пропозиції.

Керівник середньої ланки часто очолює великий підрозділ чи відділ в організації. Характер його роботи в більшій мірі визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації в цілому. Наприклад, діяльність начальника виробництва в промисловій фірмі в основному включає координування й управління роботою керівників низової ланки, аналіз даних про продуктивність праці та взаємодію з інженерами з розробки нової продукції. Керівник відділу із зовнішніх зв´язків на тій же фірмі проводить основну частину свого часу, готуючи папери, за читанням, у розмовах і бесідах, а також на засіданнях різних комітетів.

В основному керівники середньої ланки є буфером між керівниками вищої і низової ланок. Вони готують інформацію для рішень, прийнятих керівниками вищої ланки, і передають ці рішення звичайно після їхньої трансформації у технологічно зручній формі у вигляді специфікацій і конкретних завдань низовим лінійним керівникам. Хоча існують варіації, велика частина спілкування в керівників середньої ланки проходить у формі бесід з іншими керівниками середньої і низової ланок. Одне дослідження з питань роботи керівника середньої ланки на виробничому підприємстві показало, що вони проводять близько 89% часу в усній взаємодії. В іншому дослідженні вказується, що керівник середньої ланки проводить тільки 34% свого часу на самоті, там також підкреслюється, що велика частина часу затрачається цими керівниками на усне спілкування.

КЕРІВНИКИ ВИЩОЇ ЛАНКИ. Вищий організаційний рівень - керівництво вищої ланки - найменш чисельний. Навіть у самих великих організаціях керівників вищої ланки - усього кілька людей. Типові посади керівників вищої ланки в бізнесі - це голова Ради, президент, віце-президент корпорації і казначей корпорації. В армії їх можна зіставити з генералами, у середовищі державних діячів - з міністрами, а в університеті - з ректорами.

КЕРІВНИКИ ВИЩОЇ ЛАНКИ відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації в цілому чи для основної частини організації. Сильні керівники вищої ланки накладають відбиток своєї особистості на весь вигляд організації. Наприклад, атмосфера, в якій діє федеральний уряд, та й уся країна, звичайно перетерплює значні зміни при новому президенті. Вплив керівника вищої ланки в компанії може бути блискуче проілюстрований на прикладі драматичних змін, що перетерпіла компанія «Крайслер» під керівництвом Лі Якокки. Тому успішно діючі керівники вищої ланки у великих організаціях цінуються дуже високо і їхня праця оплачується дуже добре.

Але великі й труднощі такої посади: людина на цій посаді, як правило, дуже самотня. Після ретельного вивчення діяльності п´яти керівників вищої ланки Мінцберг прийшов до такого висновку:

«Таким чином, роботу по керівництву великою організацією можна назвати вкрай вимотуючою. Кількість роботи, яку доводиться виконувати керівнику протягом дня, - величезна, а темп, з яким вона повинна бути виконана, дуже напружений. І після довгих годин роботи головний керівник (як, утім, й інші керівники), не в змозі піти від свого середовища ні фізично (тому що середовище визнає авторитет і статус його посади), ні у своїх думках, що націлені на безупинний пошук нової інформації.

Основною причиною напруженого темпу і величезного обсягу роботи є той факт, що робота керівника вищої ланки не має чіткого завершення. На відміну від агента по збуту, що повинен зробити визначену кількість телефонних дзвінків, чи робітника на виробництві, що повинен виконати норму виробітку, на підприємстві в цілому не існує такого моменту, якщо не вважати повної зупинки цього підприємства, коли роботу можна вважати закінченою. Тому і керівник вищої ланки не може бути впевнений, що він (чи вона) успішно завершили свою діяльність. Оскільки організація продовжує діяти і зовнішнє середовище продовжує змінюватися, завжди існує ризик невдачі. Хірург може закінчити операцію і вважати свою задачу виконаною, але керівник вищої ланки завжди почуває, що потрібно робити щось ще, більше, далі. Робочий тиждень тривалістю 60-80 годин для нього не рідкість. На рисунку 1.3. наводиться приклад того, як витрачається цей час.

Рис.1.3. Як керівники витрачають свій час

Працівників, зайнятих у сфері управління, класифікують за різними ознаками: видом діяльності - працівники розумової праці ("білі комірці") та працівника фізичної праці ("сині комірці"); за категоріями - керівники, спеціалісти, службовці, молодший обслуговуючий персонал; за рівнем (ступенем) системи управління - вища, середня, низова ланки; галуззю діяльності - промисловість, сільське господарство, будівництво, торгівля тощо; за посадою - директор (голова), начальник цеху, завідувач відділом, економіст, бухгалтер, спеціаліст-технолог, маркетолог, дизайнер, програміст, архіваріус, кур´єр, секретар тощо, за кваліфікаційними категоріями спеціалістів - спеціалісти першої, другої, третьої категорій і без категорії.

Оскільки на підприємствах, в організаціях і установах будь-якої галузі народного господарства функції управлінського персоналу зводяться до керівництва, розробки рішень і підготовки інформації, прийнято здійснювати їх поділ на три категорії: керівники, спеціалісти і технічні виконавці. У свою чергу, кожна з цих категорій поділяється на групи.

Керівники підприємств, служб і підрозділів здійснюють підбір і розстановку кадрів, координацію роботи окремих виконавців, різних ланок апарату управління або виробничих підрозділів, контроль і регулювання процесу виробництва, адміністративно-розпорядчі функції, мобілізацію колективів на виконання завдань.

Спеціалісти керують техніко-економічними і технологічними процесами виробництва. До категорії спеціалістів належать працівники, зайняті інженерно-технологічними, економічними, сільськогосподарськими, зоотехнічними, рибальськими, лісовими роботами, медичним обслуговуванням, народною освітою, а також працівники науки, мистецтва й культури, спеціалісти на роботах, пов´язаних з міжнародними зв´язками, спеціалісти юридичної служби.

Технічні виконавці виконують допоміжну роботу, пов´язану з реалізацією управлінських функцій, обліком і контролем, підготовкою і оформленням документації, господарським обслуговуванням.

Отже, найменування посад керівників залежить від об´єкта керівництва, спеціалістів - від характеру функцій або сфери діяльності, а технічних виконавців - від видів робіт.

Всередині груп персонал поділяють на посади, кожна з яких передбачає межі компетенції працівника, тобто коло його обов´язків, прав і відповідальності.

На відміну від виробничої сфери, керівники ательє, баз, перукарень та інших підприємств побутового обслуговування, а також магазинів, клубів, їдалень іменуються завідувачами. У разі потреби від базових можна утворювати похідні посади: заступник, помічник, головні, старші, провідні спеціалісти.

Так, для працівників, які поряд з виконанням основних обов´язків керують одним або кількома підлеглими, можна встановлювати найменування "старший" (старший інженер, старший механік та ін.). Як виняток, найменування "старший" може дістати той працівник, який не має в безпосередньому підпорядкуванні виконавців, але на нього покладаються функції керівництва самостійною діяльністю роботи (за неподільності окремого структурного підрозділу). Для посад спеціалістів, для яких встановлюються кваліфікаційні категорії, посадова назва "старший" не присвоюється. За цих умов функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на спеціаліста першої категорії.

Посадові обов´язки провідних спеціалістів встановлюються на основі характеристик їх відповідних посад. Крім того, на них покладаються функції керівника і відповідального виконавця робіт одного з напрямів діяльності підприємства чи його культурного підрозділу або обов´язки з координації і методичному керівництву групи виконавців, виходячи з раціонального поділу праці в конкретних організаційно-технічних умовах. Вимоги щодо необхідного стажу роботи підвищуються на два-три роки порівняно з передбаченими для спеціалістів першої кваліфікаційної категорії.

До службовців належать працівники, які займають адміністративно-господарські посади, що не відносяться до інженерно-технічних посад, а також економісти, не зв´язані з виробничим плануванням, організацією і оплатою праці, фінансові, обліково-бухгалтерські юридичні працівники, діловоди; секретарі-товарознавці, приймальники, комірники та ін.

До складу персоналу апарату управління входять також працівники постачання, збуту, молодший обслуговуючий персонал та ін. До молодшого обслуговуючого персоналу належать прибиральниці, кур´єри, водії легкових автомобілів і службових автобусів тощо.

До номенклатури посад працівників, фонд оплати праці яких враховується у витратах на утримання апарату управління, не входять особи, зайняті технологічною підготовкою виробництва, конструкторськими і проектними роботами.

Нині в США та в переважній більшості інших англомовних країн виділяють три або чотири групи менеджерів (керівників) у залежності від того рівня, який вони займають, та ієрархії управління: вищий - executives, високий - senior, або upper-middle managers, середній - middle managers і нижчий - entry level managers, або supervisors.

Перша група - це управлінська еліта, куди входять президенти, віце-президенти, голови рад директорів великих корпорацій.

На цьому рівні формуються цілі, політика і напрямки розвитку корпорації. В їх завдання входить організація стратегічного планування, забезпечення стабільного розвитку, високих прибутків, розширення ринків збуту фірм, що входить у корпорацію.

Менеджери високого і середнього рівнів - це керівники відділень, філіалів і окремих служб центрального апарату управління. їх називають по-різному: керуючі, директори, голови, начальники та ін. Вони відповідають за розробку і реалізацію поточних планів, розробляють процедуру реалізації тих рішень, які приймаються вищим керівництвом. Вказані менеджери наділяються правами у використанні ресурсів, прийомі на роботу нових працівників, купівлі та продажу продукції, обладнання.

Менеджери нижчого рівня - це керівники, зайняті оперативним управлінням, - майстри, бригадири та ін., їх завданням є реалізація планів, прийнятих на середньому рівні, здійснення контролю за роботою робітників, усунення збоїв у роботі, простоїв тощо.