| Номер путевого листа | Дата выдачи путевого листа | Водитель | Гаражный номер автомобиля | Подпись | Примечание | |||
| фамилия, имя, отчество | табельный номер | водителя в получении путевого листа | диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя | бухгалтера и дата приемки путевого листа | ||||
Если учреждение имеет свой склад ГСМ и автопарк насчитывает достаточно большое количество автомобилей, то целесообразно вести аналитический учет по счету 010533000 "Горючесмазочные материалы – иное движимое имущество" в разрезе "Горюче-смазочные материалы на складе" и "Горюче-смазочные материалы в баке автотранспорта".
Расчеты за приобретенные ГСМ на автозаправочных станциях могут осуществляться следующими способами:
– за наличный расчет на АЗС;
– по оплаченным талонам, приобретаемых с использованием системы безналичных расчетов. Такие талоны учитываются как денежные документы;
– по талонам, которые являются бланками строгой отчетности;
– по пластиковым топливным картам, выпускаемым топливной компанией и (или) владельцем сети АЗС.
Топливная карта не является платежным средством, а предназначена для учета расчетов по отпуску ГСМ и имеет количественное выражение (отпуск ГСМ на сумму или в объеме). При заправке водителю выдаются чеки с указанием места и времени заправки, а также типа и количества отпущенного топлива, подтверждающие факт заправки по топливной карте. Эти чеки водитель сдает вместе с путевым листом диспетчеру или уполномоченному лицу для последующей сдачи этих документов в бухгалтерскую службу.
Юридическое лицо или его структурное подразделение, обеспечивающее информационное и технологическое взаимодействие между участниками расчетов, ежемесячно после обработки данных представляет учреждению-покупателю счет-фактуру, акт приема- передачи на объем и стоимость выбранного топлива, а также отчет (реестр) операций по картам.
Типовые записи по отражению в бухгалтерском учете операций поступления и расходования ГСМ приведены в табл. 4.24.
Таблица 4.24
Отражение в учете операций поступления и расходования ГСМ
| Содержание операции | Основание | Бухгалтерская запись | |
| дебет | кредит | ||
| Приобретение ГСМ за наличный расчет | |||
| Выдача водителям наличных денежных средств под отчет для приобретения ГСМ | Расходный кассовый ордер | х 20834560 | х 20134610 |
| Принятие к учету приобретенных водителями ГСМ | Авансовый отчет с приложенными путевым листом, чеками К КТ | х 10533340 "Топливо в баках" | х20834660 |
| Списание стоимости топлива на расходы учреждения | Путевой лист | 040120272 0109 хх 340 | |
| Приобретение ГСМ по талонам, имеющим стоимостное выражение, если договором определен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) | |||
| Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения | Выписка с лицевого счета | х 20634560 | 0201 11610 18 забалансовый счет |
| Принятие к учету топливных талонов в кассу учреждения | НКО; акт приема- передачи талонов | х 20135510 | х 302 34 730 |
| Выдача водителям иод отчет топливных талонов | РКО | х20834560 | х 20135610 |
| Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Авансовый отчет с приложенными корешками талонов, путевыми листами | х 10533340 "Топливо в баках" | х20834660 |
| Отражение суммы предъявленного поставщиком топлива НДС (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Счет-фактура | 220834 660 | |
| Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива | Счет-фактура, Авансовый отчет с приложенными корешками талонов, путевыми листами | ||
| Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак | Справка (ф. 0504833) | х 302 34 830 | х 20634 660 |
| Списание стоимости топлива | Путевой лист | 040120272 0109 хх 272 | |
| Приобретение ГСМ по талонам, имеющим количественное выражение (в которых указано количество топлива без цены), если договором определен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) | |||
| Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения | Выписка с лицевого счета | 0201 11610 18 забалансовый счет | |
| Принятие на забалансовый учет талонов на бензин по учетной цене 1 руб. за бланк | Акт приема-передачи талонов | Забалансовый счет 03 | |
| Выдача водителям топливных талонов | Приказ руководителя учреждения | Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ | |
| Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Корешки талонов, чеки ККТ и путевые листы | 210533340 "Топливо в баках" | |
| Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Счет-фактура | ||
| Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива | Счет-фактура, корешки талонов, путевые листы | 2303 04 830 | |
| Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак | Справка (ф. 0504833) | ||
| Списание стоимости топлива на расходы учреждения | Путевой лист | 040120272 0109 хх 272 | |
| Списание использованных талонов на бензин | Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) | Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ | |
| Приобретение ГСМ по талонам, если договором определен переход права собственности на ГСМ после оплаты и передачи топливных талонов | |||
| Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого учреждения | Выписка с лицевого счета | 0201 11610 18 забалансовый счет | |
| Принятие к учету топлива (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Накладная на топливо | х 10533340 "Топливо по талонам" | х30234730 |
| Принятие на забалансовый учет талонов на бензин по учетной цене 1 руб. за бланк | Акт приема-передачи талонов | Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ | |
| Отражение суммы НДС, предъявленного постав- | Счет-фактура | 220834 660 | |
| щиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | |||
| Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива | Счет-фактура, накладная на топливо | ||
| Списание на расчеты с поставщиком в момент передачи топливных талонов суммы предварительной оплаты в размере их стоимости | Справка (ф. 0504833) | х 30234830 | х 20634 660 |
| Выдача водителям топливных талонов | Приказ руководителя учреждения | Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ | |
| Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин | Корешки талонов, чеки ККТ, путевые листы | х 10533340 "Топливо в баках" | х 10533340 "Топливо по талонам" |
| Списание стоимости топлива | Путевой лист | 040120272 0109 хх 272 | 010533440 "Топливо в баках" |
| Списание использованных талонов на бензин но учетной цене 1 руб. за бланк | Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) | Забалансовый счет 03 аналитика по МОЛ | |
| Приобретение ГСМ но топливным пластиковым картам, если договором определен переход нрава собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля) | |||
| Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения | Выписка с лицевого счета | 0201 11610 18 забалансовый счет | |
| Включение в стоимость ГСМ затрат по приобретению пластиковых топливных карт (в случае если за карту взимается плата) | Акт приема-передачи топливных карт | х 10634340 | х 302 34 730 |
| Отражение стоимости топлива, залитого в баки автомашин | Акт приема-передачи топливной компании, путевой лист | х 10634340 "Топливо в баках" | х30234730 |
| Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин, по фактической стоимости, включая стоимость топливных карт (без НДС – при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Акт приема-передачи топливных карт, путевой лист | х 10533340 "Топливо в баках" | х10634440 |
| Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Счет-фактура | ||
| Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива | Счет-фактура, акт приема-передачи топливных карт, путевой лист | ||
| Списание на расчеты с поставщиком суммы предварительной оплаты в размере стоимости топлива, заправленного в бак | Справка (ф. 0504833) | х 30234830 | х 20634660 |
| Списание стоимости топлива | Путевой лист | 040120272 0109 хх 272 | 010533440 "Топливо в баках" |
| Приобретение ГСМ по топливным пластиковым картам, если договором определен переход права собственности на ГСМ после оплаты и передачи топливных пластиковых карт | |||
| Перечисление предварительной оплаты за топливо с лицевого счета учреждения | Выписка с лицевого счета | 020111610 18 забалансовый счет | |
| Формирование фактической стоимости ГСМ: включение в стоимость ГСМ затрат по приобретению пластиковых топливных карт (в случае если за карту взимается плата); стоимость топлива | Акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо | х 10634340 | х 302 34 730 |
| Приняты к учету ГСМ по фактической стоимости | Акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо | х 10533340 "Топливо по картам" | х 10634440 |
| Отражение суммы НДС, предъявленного поставщиком топлива (при осуществлении операций по приносящей доход деятельности, облагаемых НДС) | Счет-фактура | ||
| Принят к вычету НДС, предъявленный поставщиком топлива | Счет-фактура, акт приема-передачи топливных карт, накладная на топливо | ||
| Списание на расчеты с поставщиком в момент передачи топливных карт суммы предварительной оплаты в размере их стоимости | Справка (ф. 0504833) | х 30234830 | х20634660 |
| Принятие к учету топлива, залитого в баки автомашин, по фактической стоимости, включая стоимость топливных карт | Акт приема-передачи топливной компании, путевой лист | х10533340 "Топливо в баках" | х10533340 "Топливо по картам" |
| Списание стоимости топлива | Путевой лист | 040120272 0109 хх 272 | 010533440 "Топливо в баках" |
