Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ƒокумент €к базове пон€тт€ документознавства

¬—“”ѕ

 

Ќавчальний курс Ђ онцепц≥€ профес≥йного спр€муванн€ї Ї базовою дисципл≥ною дл€ вищих навчальних заклад≥в ”крањни, що готують фах≥вц≥в-документознавц≥в за спец≥альн≥стю Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї у навчальних закладах ”крањни р≥зних проф≥л≥в: економ≥чного, ≥сторичного, техн≥чного, юридичного тощо. —аме ц€ дисципл≥на спр€мована на формуванн€ в студент≥в концептуальноњ схеми ор≥Їнтац≥њ в профес≥йн≥й д≥€льност≥ сучасного документознавц€ €к орган≥затора д≥ловодства. ÷е визначаЇ ≥нтегрований характер цього курсу у взаЇмозвТ€зках з ≥ншими навчальними дисципл≥нами документознавчого циклу, що формують квал≥ф≥кац≥ю документознавц€: документознавством, д≥ловодством, анал≥тико-синтетичною обробкою документ≥в, документно-≥нформац≥йними комун≥кац≥€ми, ≥нформатикою, компТютерними технолог≥€ми в д≥ловодств≥, д≥ловими комун≥кац≥€ми тощо. ” курс≥ увага прид≥л€Їтьс€ специф≥ц≥ спец≥ал≥зац≥й ц≥Їњ спец≥альност≥, розгл€нут≥ функц≥ональн≥ обовТ€зки менеджера з реклами, митно-брокерськоњ д≥€льност≥ й документно-техн≥чного забезпеченн€ виробництва.

ѕос≥бник маЇ на мет≥ ознайомити студент≥в ≥з сучасними вимогами до профес≥йноњ квал≥ф≥кац≥њ документознавц€ в р≥зних сферах д≥€льност≥, а також з теоретичними основами складових документознавчоњ д≥€льност≥.

«важаючи на в≥дсутн≥сть в≥тчизн€ноњ навчально-методичноњ л≥тератури з цього курсу та спр€мован≥сть сучасноњ осв≥ти на самост≥йн≥сть студент≥в у навчанн≥, необх≥дно створювати навчальн≥ пос≥бники, €к≥ дотримуютьс€ вимог щодо наукового, систематичного, лакон≥чного, посл≥довного, обТЇктивного викладенн€ матер≥алу та спри€ють самост≥йному вивченню дисципл≥ни. ÷е обумовило структуру та зм≥ст цього пос≥бника, €кий не зам≥нюЇ лекц≥йн≥ та практичн≥ зан€тт€, але спонукаЇ студент≥в насамперед до самост≥йноњ роботи з навчальним матер≥алом.

ѕ≥сл€ вивченн€ курсу студенти повинн≥:

1) знати:

- квал≥ф≥кац≥йн≥ вимоги до профес≥њ документознавц€;

- права та обовТ€зки документознавц€ в р≥зних сферах його профес≥йноњ д≥€льност≥ на р≥зних њњ етапах;

- основн≥ напр€мки д≥€льност≥ документознавц€;

- специф≥ку використанн€ документ≥в у р≥зних сферах д≥€льност≥;

- стратег≥њ комун≥кативноњ д≥€льност≥ документознавц€;

2) ум≥ти:

- розкривати зм≥ст головних пон€ть та категор≥й концепц≥њ профес≥йного спр€муванн€;

- використовувати на практиц≥ знанн€ про особливост≥ профес≥йноњ д≥€льност≥ документознавц€;

3) мати у€вленн€:

- про специф≥ку д≥лових комун≥кац≥й у р≥зних сферах д≥€льност≥;

- особливост≥ правового забезпеченн€ документноњ та ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥;

- вимоги до управл≥нн€ й обслуговуванн€ в документно-≥нформац≥йних ≥нститутах.

 

 


√ л а в а 1

 ќЌ÷≈ѕ÷≤я ѕ–ќ‘≈—≤…Ќќ√ќ —ѕ–яћ”¬јЌЌя я  Ќј¬„јЋ№Ќј ƒ»—÷»ѕЋ≤Ќј

1.1.  онцепц≥€ профес≥йного спр€муванн€: обТЇкт, предмет, мета, структура, базов≥ пон€тт€

Ќавчальна дисципл≥на Ђ онцепц≥€ профес≥йного спр€муванн€їЇ концептуальним ор≥Їнтиром у п≥дготовц≥ фах≥вц≥в-документознавц≥в, €к≥ навчаютьс€ за спец≥альн≥стю Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї, оск≥льки обТЇктом курсу Ї профес≥йна д≥€льн≥сть документознавц€, а предметом Ц робота з документними потоками в р≥зних галуз€х виробництва.

ћета цього курсу пол€гаЇ у вивченн≥ основного кола проблем ≥ базових пон€ть спец≥альност≥ Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї, ознайомленн≥ студент≥в з особливост€ми застосуванн€ документ≥в у р≥зних галуз€х виробництва, профес≥йними правами й обовТ€зками фах≥вц€-документознавц€, вимогами до його особистост≥ та д≥€льност≥.

«важаючи на це, структура курсу складаЇтьс€ з трьох модул≥в, €к≥ обТЇднують так≥ теми: концепц≥€ профес≥йного спр€муванн€ €к навчальна дисципл≥на; профес≥€ документознавц€ в контекст≥ ≥нформатизац≥њ сусп≥льства; теоретичн≥ основи документознавства; документознавець €к орган≥затор д≥ловодства; анал≥тико-синтетична обробка документ≥в у профес≥йн≥й д≥€льност≥ документознавц€; ≥нформац≥йна д≥€льн≥сть документознавц€; комун≥кативн≥ аспекти профес≥йноњ д≥€льност≥ документознавц€.

ќск≥льки цей навчальний курс надаЇ концепц≥ю профес≥йного спр€муванн€ щодо документознавства та ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥, основними пон€тт€ми курсу Ї документознавство, ≥нформац≥йна д≥€льн≥сть та њх ключов≥ пох≥дн≥ Ц документ та ≥нформац≥€.

≤снуЇ чимало визначень цих пон€ть, кожне з €ких Ї дом≥нуючим у певн≥й сфер≥ д≥€льност≥. ” документознавч≥й сфер≥ д≥€льност≥ суть пон€тт€ Ђдокументознавствої пол€гаЇ в розгл€данн≥ його €к комплексноњ науки про документ ≥ документно-комун≥кац≥йну д≥€льн≥сть, що вивчаЇ в ≥сторичному, сучасному та прогностичному аспектах процеси створенн€, розповсюдженн€ та використанн€ документних джерел у сусп≥льств≥. ƒокумент у документознавств≥ Ц це матер≥альний обТЇкт з ≥нформац≥Їю, закр≥пленою створеним людиною способом дл€ њњ передач≥ в час≥ й простор≥.

«г≥дно ≥з «аконом ”крањни про ≥нформац≥ю ≥ нформац≥йна д≥€льн≥сть Ц це сукупн≥сть д≥й, спр€мованих на задоволенн€ ≥нформац≥йних потреб громад€н, юридичних ос≥б ≥ держави. « метою задоволенн€ цих потреб створюютьс€ в≥дпов≥дн≥ документно-≥нформац≥йн≥ служби. ќсновними видами ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ Ї одержанн€, використанн€, поширенн€ та збер≥ганн€ ≥нформац≥њ. ќдержанн€ ≥нформац≥њ Ц це набутт€, придбанн€, накопиченн€ в≥дпов≥дно до чинного законодавства ”крањни документованоњ або публ≥чно оголошуваноњ ≥нформац≥њ громад€нами, юридичними особами або державою. ¬икористанн€ ≥нформац≥њ Ц це задоволенн€ ≥нформац≥йних потреб громад€н, юридичних ос≥б ≥ держави. ѕоширенн€ ≥нформац≥њ Ц це розповсюдженн€, обнародуванн€, реал≥зац≥€ в установленому законом пор€дку документованоњ або публ≥чно оголошуваноњ ≥нформац≥њ. «бер≥ганн€ ≥нформац≥њ Ц це забезпеченн€ належного стану ≥нформац≥њ та њњ матер≥альних нос≥њв. ќдержанн€, використанн€, поширенн€ та збер≥ганн€ документованоњ або публ≥чно оголошуваноњ ≥нформац≥њ зд≥йснюЇтьс€ в пор€дку, передбаченому цим «аконом та ≥ншими законодавчими актами в галуз≥ ≥нформац≥њ. ѕри цьому ≥нформац≥€ розгл€даЇтьс€ €к документован≥ або публ≥чно оголошен≥ в≥домост≥ про под≥њ та €вища, що в≥дбуваютьс€ в сусп≥льств≥, держав≥ та навколишньому природному середовищ≥.

1.2. —тановленн€ й розвиток спец≥альност≥

Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї

—пец≥альн≥сть Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї виникла наприк≥нц≥ ’’ стол≥тт€ в ”крањн≥, але документознавц≥в готували й до цього часу. ÷е було обумовлено практичними потребами сусп≥льства в таких фах≥вц€х. —творенн€ перших правил роботи з документами та вимог до самих документ≥в на практиц≥, у д≥ловодному процес≥, у прикладн≥й сфер≥ в XVIЦXVII стол≥тт€х, по€ва ун≥ф≥кованих документних форм, формуванн€ правових основ документуванн€ в XVII≤ЦXIX стол≥тт€х насамперед у сфер≥ державного управл≥нн€ обумовили необх≥дн≥сть не т≥льки у квал≥ф≥кованих фах≥вц€х, але й у проведенн≥ документознавчих досл≥джень. « ц≥Їю метою в 1920Ц30-х роках було створено в≥тчизн€н≥ та закордонн≥ науково-досл≥дн≥, госпрозрахунков≥, в≥домч≥ й громадськ≥ орган≥зац≥њ, що досл≥джували питанн€ науковоњ орган≥зац≥њ управл≥нн€. «а кордоном документознавч≥ досл≥дженн€ проводились у ћ≥жнародному ≥нститут≥ документац≥њ, €кий одержав таку назву 1931 року (ран≥ше в≥н мав назву ћ≥жнародного б≥бл≥ограф≥чного ≥нституту, створеного 1895 року в Ѕрюссел≥). ¬≥тчизн€н≥ документознавч≥ досл≥дженн€ й практичний досв≥д учених узагальнен≥ в проект≥ Ђ«агальн≥ правила документац≥њ й документооб≥гуї та видан≥ в ≤нститут≥ техн≥ки управл≥нн€ 1931 року. —аме в цей пер≥од (1938 р.) було створено ћ≥жнародну федерац≥ю з документац≥њ, що й нин≥ Ї св≥товим центром теор≥њ та практики документознавства й науково-техн≥чноњ ≥нформац≥њ. Ќа початку 1930-х рок≥в у ћосковському державному ≥сторико-арх≥вному ≥нститут≥ (ћƒ≤ј≤) стали готувати фах≥вц≥в вищоњ квал≥ф≥кац≥њ дл€ роботи в державних арх≥вах, а п≥зн≥ше й прац≥вник≥в державного д≥ловодства. ” ћƒ≤ј≤ почали викладати навчальний курс Ђ«агальне д≥ловодствої спочатку в межах навчальноњ дисципл≥ни Ђ“еор≥€ й практика арх≥вноњ справиї, а з 1942 року €к самост≥йний курс Ђ≤стор≥€ й орган≥зац≥€ д≥ловодства в —–—–ї. 1943 року вперше зТ€вивс€ й сам терм≥н Ђдокументознавствої. «≥ створенн€м ¬сесоюзного науково-досл≥дного ≥нституту документознавства й арх≥вноњ справи (¬Ќƒ≤ƒј—) у 1966 роц≥, у €кому проводилис€ документознавч≥ досл≥дженн€, було розроблено й впроваджено ™дину державну систему д≥ловодства, а також створено ≥нформац≥йну базу автоматизованоњ системи управл≥нн€. ” наш≥й крањн≥ визначилис€ два основних центри Ц ћƒ≤ј≤ й ¬Ќƒ≤ƒј—, Ц що проводили документознавч≥ досл≥дженн€ та готували в≥дпов≥дних фах≥вц≥в на факультет≥ державного д≥ловодства в ћƒ≤ј≤ з 1964 р. ÷е обумовило набутт€ документознавством статусу науковоњ дисципл≥ни, ≥ 1969 року воно було внесено в номенклатуру спец≥альностей науковц≥в Ђƒокументознавство й документац≥йне забезпеченн€ управл≥нн€ї. —аме п≥д такою назвою в≥дома ц€ спец≥альн≥сть з початку њњ ≥снуванн€, що в –ос≥њ функц≥онуЇ й зараз.

Ќовий етап у розвитку в≥тчизн€ноњ спец≥альност≥ почавс€ в 1990-х роках п≥д впливом зовн≥шн≥х пол≥тичних ≥ внутр≥шн≥х соц≥ально-економ≥чних фактор≥в, €к≥ зумовили зм≥ни в робот≥ з документами в умовах ≥нформатизац≥њ крањни. ≤нтеграц≥€ ”крањни у св≥товий ≥нформац≥йний прост≥р зумовила необх≥дн≥сть у фах≥вц€х-документознавц€х, квал≥ф≥кац≥€ €ких маЇ бути адекватною сучасним вимогам роботи щодо документноњ ≥нформац≥њ. —аме це вплинуло на зм≥ну назви ц≥Їњ спец≥альност≥ в ”крањн≥ Ц Ђƒокументознавство та ≥нформац≥йна д≥€льн≥стьї, Ц €ка виникла на баз≥ ’арк≥вськоњ державноњ академ≥њ культури на б≥бл≥отечному факультет≥ в 1995 р. ≥ функц≥онуЇ зараз у понад 22 вищих навчальних закладах ≥сторичного, б≥бл≥отечного, економ≥чного, управл≥нського й техн≥чного напр€мк≥в.


√ л а в а 2

ѕ–ќ‘≈—≤я ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ«Ќј¬÷я ¬  ќЌ“≈ —“≤ ≤Ќ‘ќ–ћј“»«ј÷≤ѓ —”—ѕ≤Ћ№—“¬ј

2.1. —оц≥альне замовленн€ ≥нформац≥йного сусп≥льства

на п≥дготовку висококвал≥ф≥кованих фах≥вц≥в-документознавц≥в

≤нформатизац≥€ сусп≥льства, що розпочалас€ наприк≥нц≥ ’’ стол≥тт€, зумовила ≥нтеграц≥ю ц≥лого р€ду крањн до св≥тового ≥нформац≥йного простору. ѕр≥оритету набула ≥нформац≥йна д≥€льн≥сть, а ≥нформац≥€ стала найважлив≥шим ресурсом сусп≥льства. ¬≥дпов≥дно до закон≥в ”крањни про ≥нформац≥ю, про нац≥ональну програму ≥нформатизац≥њ ≥нформатизац≥€ сусп≥льства припускаЇ процес створенн€ умов дл€ забезпеченн€ громад€н ≥ сусп≥льства своЇчасною, достов≥рною й повною ≥нформац≥Їю завд€ки широкому використанню ≥нформац≥йних технолог≥й. ≤нформатизац≥€ сусп≥льства Ц сукупн≥сть взаЇмозалежних орган≥зац≥йних, правових, пол≥тичних, соц≥ально-економ≥чних, науково-техн≥чних, виробничих процес≥в, €к≥ спр€мован≥ на створенн€ умов дл€ задоволенн€ ≥нформац≥йних потреб громад€н ≥ сусп≥льства на основ≥ побудови, розвитку й використанн€ ≥нформац≥йних систем, мереж, ресурс≥в й ≥нформац≥йних технолог≥й, €к≥ ірунтуютьс€ на застосуванн≥ сучасноњ обчислювальноњ й комун≥кац≥йноњ техн≥ки. ≤нформатизац≥€ сусп≥льства спри€Ї формуванню ≥нформац≥йного сусп≥льства Ц ≥нтелектуальнорозвиненого, л≥берально-демократичного сусп≥льства з високим р≥внем сусп≥льного виробництва й ≥нформац≥йно-правовоњ культури. ” цих умовах зросло соц≥альне замовленн€ сусп≥льства на висококвал≥ф≥кованих фах≥вц≥в-документознавц≥в. «ростанн€ обс€гу ≥нформац≥њ й в≥дпов≥дно документ≥в, впровадженн€ компТютерних технолог≥й дл€ њхнього створенн€, переробки, збер≥ганн€ й використанн€ висувають п≥двищен≥ вимоги до документно-≥нформац≥йних служб та њхн≥х кадр≥в. ƒокументац≥йна д≥€льн≥сть орган≥зац≥њ охоплюЇ вс≥ сфери д≥€льност≥ щодо створенн€, складанн€, узгодженн€ й оформленн€ документ≥в. «аф≥ксована в документах ≥нформац≥€ становить основу будь-€кого б≥знесу. ќрган≥зац≥€ ефективноњ роботи з документами, удосконалюванн€ вс≥х ≥нформац≥йно-документац≥йних процес≥в €к у масштаб≥ сусп≥льства в ц≥лому, так ≥ на р≥вн≥ окремих п≥дприЇмств, орган≥зац≥й, установ Ї найважлив≥шим напр€мком управл≥нськоњ д≥€льност≥ ≥нформац≥йного сусп≥льства. “ому зараз надзвичайно важливим Ї вдосконаленн€ системи д≥ловодства, орган≥заторами €кого Ї документознавц≥. —усп≥льству в р≥зних сферах д≥€льност≥ потр≥бн≥ висококвал≥ф≥кован≥ документознавц≥-менеджери €к найзатребуван≥ш≥ фах≥вц≥ на сучасному ринку труда.

2.2.  вал≥ф≥кац≥йна характеристика профес≥њ

документознавц€ в державному класиф≥катор≥ профес≥й

 вал≥ф≥кац≥йна характеристика профес≥њ документознавц€ визначена в ƒержавному класиф≥катор≥ профес≥й ”крањни ƒ  003-95, розробленому Ќауково-досл≥дним ≥нститутом соц≥ально-трудових в≥дносин ћ≥н≥стерства прац≥ й соц≥альноњ пол≥тики ”крањни за участ≥ ≤нституту украњнськоњ мови Ќац≥ональноњ академ≥њ наук ”крањни й Ќауково-досл≥дного ≥нституту статистики ƒержавного ком≥тету статистики ”крањни.

 ласиф≥катор профес≥й Ї складовою частиною державноњ системи класиф≥кац≥њ й кодуванн€ техн≥ко-економ≥чноњ й соц≥альноњ ≥нформац≥њ, в основу €кого покладено ћ≥жнародну стандартну класиф≥кац≥ю профес≥й 1988 року (ISCO-88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva). ¬≥н призначений дл€ застосуванн€ вс≥ма субТЇктами господарюванн€ п≥д час запису про роботу в трудов≥ книжки прац≥вник≥в. ¬≥дпов≥дно до п. 2.14 ≤нструкц≥њ про пор€док веденн€ трудових книжок прац≥вник≥в записи до трудовоњ книжки про найменуванн€ роботи, профес≥њ або посади зд≥йснюютьс€ в≥дпов≥дно до найменуванн€ профес≥й ≥ посад, перел≥чених у ƒержавному класиф≥катор≥ ”крањни. якщо назву посади не зазначено в  ласиф≥катор≥, у трудових книжках прац≥вник≥в њњ вказувати не можна.

ƒл€ розум≥нн€ квал≥ф≥кац≥йноњ характеристики профес≥њ документознавц€ сл≥д розр≥зн€ти пон€тт€ Ђпрофес≥€ї ≥ Ђквал≥ф≥кац≥€ї.

ѕрофес≥€ Ц здатн≥сть виконувати так≥ роботи, €к≥ вимагають в≥д особи певноњ квал≥ф≥кац≥њ.

 вал≥ф≥кац≥€ Ц здатн≥сть виконувати завданн€ й обовТ€зки певноњ роботи. ” диплом≥ фах≥вц€ або в ≥ншому документ≥ про профес≥йну п≥дготовку квал≥ф≥кац≥€ визначаЇтьс€ назвою профес≥њ.  вал≥ф≥кац≥€ визначаЇтьс€ р≥внем осв≥ти й спец≥ал≥зац≥Їю.

—пец≥ал≥зац≥њ документознавц≥в в≥др≥зн€ютьс€ в≥д напр€му вищого навчального закладу. ƒокументознавц≥в готують €к фах≥вц≥в-менеджер≥в з управл≥нськоњ, рекламноњ, митно-брокерськоњ, видавничоњ, документно-техничноњ та ≥ншоњ д≥€льност≥, що забезпечують р≥зн≥ сфери функц≥онуванн€ документ≥в. ѕроте загальн≥ вимоги до профес≥њ документознавц€ Ї Їдиними. ¬они м≥ст€ть завданн€, обовТ€зки, необх≥дн≥ знанн€, права та квал≥ф≥кац≥йн≥ вимоги.

«авданн€ та обовТ€зки документознавц€:

Ц розробка та впровадженн€ технолог≥чних процес≥в роботи з документами й документною ≥нформац≥Їю на п≥дстав≥ використанн€ орган≥зац≥йноњ та обчислювальноњ техн≥ки з обл≥ку, контролю виконанн€, оперативного збереженн€, дов≥дковоњ роботи;

Ц участь у плануванн≥, орган≥зац≥њ й вдосконаленн≥ д≥€льност≥ служби документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€;

Ц зд≥йсненн€ контролю за станом д≥ловодства в структурних п≥дрозд≥лах;

Ц п≥дготовка пропозиц≥й ≥з забезпеченн€ ергоном≥чних умов прац≥, рац≥онал≥зац≥њ робочих м≥сць прац≥вник≥в служби документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€;

Ц розробка ун≥ф≥кованих систем документац≥њ й табел≥в документ≥в р≥зного призначенн€ та р≥вн€ управл≥нн€, класиф≥катор≥в документноњ ≥нформац≥њ;

Ц орган≥зац≥€ впровадженн€, веденн€ (у тому числ≥ автоматизованого) ≥ розвитку системи документац≥њ, €ка включаЇ також документи на машинних нос≥€х ≥ класиф≥катори документноњ ≥нформац≥њ;

Ц вживанн€ заход≥в щодо впор€дкуванн€ складу документ≥в та ≥нформац≥йних показник≥в, скороченн€ њх к≥лькост≥ та оптим≥зац≥њ документопоток≥в;

Ц участь у в≥дбор≥ документ≥в, €к≥ передаютьс€ на державне збер≥ганн€, в орган≥зац≥њ поточного збереженн€ й експертиз≥ науковоњ та практичноњ ц≥нност≥ документ≥в;

Ц участь у постановц≥ задач, проектуванн≥, експлуатац≥њ та вдосконаленн≥ (у частин≥ ≥нформац≥йного забезпеченн€) автоматизованих ≥нформац≥йних систем ≥ систем управл≥нн€, а також нових ≥нформац≥йних технолог≥й (у тому числ≥ безпаперових), €к≥ базуютьс€ на застосуванн≥ обчислювальноњ й м≥кропроцесорноњ техн≥ки, проектуванн≥ й актуал≥зац≥њ баз банк≥в даних;

Ц вивченн€ й узагальненн€ передового в≥тчизн€ного та св≥тового досв≥ду у сфер≥ документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€, розробка нормативно-методичних матер≥ал≥в з документац≥йного забезпеченн€;

Ц участь у робот≥ з п≥дбору, розстановки й п≥двищенн€ квал≥ф≥кац≥њ кадр≥в служби документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€.

 р≥м цього, документознавецьмаЇ знати:

- постанови, розпор€дженн€, накази, методичн≥ та ≥нш≥ кер≥вн≥ матер≥али, нормативн≥ документи з документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€;

- пор€док плануванн€, проектуванн€ й технолог≥ю роботи на баз≥ орган≥зац≥йноњ та обчислювальноњ техн≥ки служб документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€; методи розробленн€ њх оптимальних структур;

- методи досл≥дженн€, анал≥зу, проектуванн€ й розвитку документац≥йних систем, стандарти на ун≥ф≥кован≥ системи документац≥њ;

- пор€док оформленн€, класиф≥кац≥њ, збереженн€, експертизи ц≥нност≥ документ≥в;

- орган≥зац≥ю арх≥вноњ справи; нормативн≥ й методичн≥ документи з проектуванн€ й експлуатац≥њ автоматизованих ≥нформац≥йних систем управл≥нн€;

- основи програмуванн€, методи проектуванн€ й актуал≥зац≥њ баз ≥ банк≥в даних;

- основи управл≥нн€, ергоном≥ки, соц≥альноњ психолог≥њ, соц≥олог≥њ, трудового законодавства; документоутворенн€;

- орган≥зац≥ю державних установ ≥ громадських орган≥зац≥й, економ≥чн≥ й правов≥ аспекти њх д≥€льност≥;

- в≥тчизн€ний ≥ св≥товий досв≥д у сфер≥ документац≥йного забезпеченн€ управл≥нн€.

ƒокументознавець маЇ також права:

Ц вносити пропозиц≥њ з пол≥пшенн€ орган≥зац≥њ документооб≥гу п≥дприЇмства, його рац≥онал≥зац≥њ з дотриманн€м установлених стандарт≥в;

Ц вимагати в≥д служб п≥дприЇмства й прац≥вник≥в, що зд≥йснюють п≥дготовку документац≥њ, дотриманн€ встановлених стандарт≥в ≥ вимог;

Ц розробл€ти та впроваджувати ун≥ф≥кован≥ системи документац≥њ, табел≥ документ≥в р≥зного призначенн€ й р≥вн€ керуванн€, класиф≥катори документноњ ≥нформац≥њ.

¬≥д квал≥ф≥кац≥йних вимог залежить посада. ƒл€ отриманн€ посади пров≥дного документознавц€ сл≥д мати повну вищу осв≥ту в≥дпов≥дного напр€му п≥дготовки (маг≥стр, спец≥ал≥ст), стаж роботи за профес≥Їю документознавц€ I категор≥њ не менше двох рок≥в.

ѕрацювати документознавцем I категор≥њ можна за умови на€вност≥ повноњ вищоњ осв≥ти в≥дпов≥дного напр€му п≥дготовки (маг≥стр, спец≥ал≥ст); дл€ маг≥стра Ц без вимог до стажу роботи, спец≥ал≥ста, стаж роботи за профес≥Їю документознавц€ II категор≥њ не менше двох рок≥в;

ѕосада документознавц€ II категор≥њ передбачаЇ повну вищу осв≥ту в≥дпов≥дного напр€му п≥дготовки (спец≥ал≥ст), стаж роботи за профес≥Їю документознавц€ не менше одного року.

ƒл€того щоб працювати документознавцем, достатньо мати повну вищу осв≥ту в≥дпов≥дного напр€му п≥дготовки (спец≥ал≥ст) без вимог до стажу роботи.

2.3. Ќапр€мки д≥€льност≥ документознавц€

—усп≥льство потребуЇ висококвал≥ф≥кованих документознавц≥в у р≥зних галуз€х д≥€льност≥. ќдними з найзатребуван≥ших фах≥вц≥в Ї документознавц≥-менеджери з рекламноњ, митно-брокерськоњ д≥€льност≥ та документно-техн≥чного забезпеченн€ виробництва. –озгл€немо њх основн≥ функц≥ональн≥ обовТ€зки, кр≥м зазначених вище, щодо документознавц€ незалежно в≥д спец≥ал≥зац≥њ.

ѕрофес≥йний менеджер з реклами повинен:

1) орган≥зовувати роботу з рекламуванн€ продукц≥њ та послуг з метою њх просуванн€ на ринки збуту, ≥нформуючи споживач≥в про переваги €кост≥ та в≥дм≥нн≥ властивост≥ товар≥в та послуг, що рекламуютьс€;

2) брати участь у формуванн≥ рекламноњ стратег≥њ, €ка базуЇтьс€ на перспективних напр€мах подальшого орган≥зац≥йного розвитку, ≥нновац≥йн≥й та ≥нвестиц≥йн≥й д≥€льност≥; розробл€ти плани рекламних заход≥в з одного виду або групи товар≥в (послуг) ≥ виконувати кер≥вництво, координац≥ю роб≥т з проведенн€ рекламних кампан≥й; зд≥йснювати контроль за виконанн€м роботи, розробкою системи зв≥тност≥ й контролю заход≥в, а також за розробленн€м та реал≥зац≥Їю договор≥в ≥ контракт≥в з рекламуванн€ продукц≥њ та послуг;

3) вивчати ринок збуту та попит покупц≥в з метою визначенн€ найкращого часу й м≥сц€ розм≥щенн€ реклами, масштаб≥в ≥ терм≥н≥в проведенн€ рекламних кампан≥й, кола ос≥б, на €ких сл≥д спр€мувати рекламу, ор≥Їнтуючи њњ на ц≥льов≥ групи за профес≥Їю, в≥ком, куп≥вельною спроможн≥стю, статтю;

4) оптим≥зовувати звТ€зки ≥з засобами масовоњ ≥нформац≥њ, спри€ючи формуванню позитивного образу компан≥њ, визначати стратег≥ю пабл≥к рилейшнз;

5) зд≥йснювати виб≥р форм ≥ метод≥в реклами в засобах масовоњ ≥нформац≥њ, њх текстового, кольорового та музичного оформленн€;

6) визначати конкретн≥ нос≥њ реклами (газети, журнали, рекламн≥ ролики тощо) та њх оптимальне поЇднанн€;

7) орган≥зовувати розробленн€ рекламних текст≥в, плакат≥в, проект≥в, каталог≥в, буклет≥в, контролювати њх €к≥сть, забезпечувати наочн≥сть ≥ доступн≥сть реклами, додержанн€ норм громадськоњ морал≥, не допускаючи при цьому порушень правил конкурентноњ боротьби;

8) проводити повний аудит реклами зг≥дно з в≥дпов≥дним законодавством. –екламодавець зобовТ€заний збер≥гати ориг≥нали реклами прот€гом шести м≥с€ц≥в п≥сл€ виходу в≥дпов≥дно до «акону про рекламу;

9) орган≥зовувати звТ€зки з д≥ловими партнерами з метою вдосконаленн€ рекламноњ д≥€льност≥; п≥дтримувати звТ€зки з≥ структурними п≥дрозд≥лами п≥дприЇмства, установи, орган≥зац≥њ в процес≥ розробленн€ й проведенн€ рекламних заход≥в; залучати до вир≥шенн€ поставлених завдань консультант≥в ≥ експерт≥в, запрошувати до участ≥ в реклам≥ широков≥домих та попул€рних ос≥б, укладаючи з ними договори на комерц≥йн≥й основ≥;

10) в≥дпов≥дати за пол≥тику п≥двищенн€ конкурентноздатност≥ компан≥њ на ринку, пол≥пшенн€ р≥вн€ обслуговуванн€ кл≥Їнт≥в; формувати корпоративну культуру, створювати ф≥рмов≥ стандарти.

«начущ≥сть профес≥њ менеджера з митно-брокерськоњ д≥€льност≥ набуваЇ значенн€ у звТ€зку з≥ зростанн€м зовн≥шньоеконом≥чноњ д≥€льност≥ компан≥й щодо ≥мпорту та експорту товар≥в споживанн€, оск≥льки митн≥ платеж≥ становл€ть понад 40 % р≥чного бюджету крањни. —пециф≥ка в≥тчизн€ного приватного б≥знесу пол€гаЇ в тому, що ≥мпорт товар≥в широкого споживанн€ перевищуЇ експорт, а це зумовлюЇ необх≥дн≥сть грамотного митного оформленн€ ≥мпортованоњ продукц≥њ.

√оловне завданн€ менеджера з митно-брокерськоњ д≥€льност≥ пол€гаЇ в доставц≥ товару п≥сл€ його повного оформленн€. ƒл€ цього в≥н повинен:

1) знати митне законодавство;

2) обробл€ти й п≥дготовлювати первинну й кадрову документац≥ю в процес≥ документооб≥гу, ретельно вивчати й грамотно складати договори;

3) ум≥ти працювати з≥ спец≥альними компТютерними програмами щодо веденн€ документооб≥гу й орган≥зац≥њ митно-брокерськоњ д≥€льност≥;

4) розробл€ти схеми оптим≥зац≥њ введенн€ документооб≥гу на митниц≥;

5) ум≥ти грамотно заповнювати основн≥ документи, зокрема вантажну митну декларац≥ю;

6) правильно вказувати митну варт≥сть товару;

7) м≥н≥м≥зувати митн≥ платеж≥, податков≥ витрати;

8) орган≥зовувати д≥лов≥ звТ€зки с партнерами митних терм≥нал≥в;

9) орган≥зовувати транспортно-експедиц≥йне обслуговуванн€;

10) анал≥зувати експортно-≥мпортн≥ поставки п≥дприЇмства;

ћенеджери з документно-техн≥чного забезпеченн€ виробництва обслуговують р≥зн≥ сфери виробництва. “ому вони Ї ун≥версальними прац≥вниками, що адаптуютьс€ в процес≥ роботи до певноњ виробничоњ сфери д≥€льност≥.

ћенеджери з документно-техн≥чного забезпеченн€ виробництва повинн≥:

1) контролювати правильне оформленн€ й своЇчасне отриманн€ в≥дпов≥дноњ техн≥чноњ та кадровоњ документац≥њ;

2) зд≥йснювати анал≥тико-синтетичну обробку документ≥в;

3) перекладати каталоги, проспекти, журнали й ≥ншу техн≥чну документац≥ю, що повТ€зана з проф≥лем п≥дприЇмства;

4) контролювати своЇчасне оформленн€ зв≥т≥в ≥ пропозиц≥й сп≥вроб≥тник≥в;

5) анал≥зувати ринки техн≥чного обладнанн€; збирати й акумулювати техн≥чну ≥нформац≥ю про д≥€льн≥сть проф≥льних п≥дприЇмству ф≥рм ≥ орган≥зац≥й;

6) ум≥ти оформлювати за€вки на одержанн€ техн≥чноњ документац≥њ та зразк≥в новоњ техн≥ки в≥д ф≥рм й орган≥зац≥й;

7) розробл€ти й проводити необх≥дн≥ заходи щодо науково-техн≥чного сп≥вроб≥тництва з ф≥рмами та орган≥зац≥€ми щодо вивченн€ й впровадженн€ передового в≥тчизн€ного й закордонного досв≥ду (встановленн€ д≥лових контакт≥в з ≥ноземними п≥дприЇмствами, розробка план≥в сп≥льноњ роботи, обм≥н фах≥вц€ми);

8) грамотно оформлювати документи дл€ в≥дв≥дуванн€ м≥жнародних конференц≥й, симпоз≥ум≥в ≥ виставок фах≥вц€ми п≥дприЇмства;

9) орган≥зовувати проведенн€ техн≥чних переговор≥в ≥з представниками закордонних ф≥рм.

10) забезпечувати оптим≥зац≥ю введенн€ документооб≥гу за допомогою нов≥тн≥х ≥нформац≥йних технолог≥й.


√ л а в а 3

“≈ќ–≈“»„Ќ≤ ќ—Ќќ¬» ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ«Ќј¬—“¬ј

ƒокумент €к базове пон€тт€ документознавства

ѕон€тт€ Ђдокументї Ї фундаментальним у документознавств≥. ¬икористанн€ цього пон€тт€ в ус≥х сферах ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ щодо створенн€, збору, анал≥тико-синтетичноњ обробки, збер≥ганн€, пошуку, поширенн€ й використанн€ документноњ ≥нформац≥њ в сусп≥льств≥ зумовлюЇ к≥лька верс≥й його розум≥нн€ в≥дпов≥дно до специф≥ки тих обТЇкт≥в, €ким надаЇтьс€ статус документа. ѕоходженн€ пон€тт€ Ђдокументї (лат. documentum Ц зразок, доказ, св≥дченн€) повТ€зують з≥ значенн€м д≥Їслова Ђdocereї Ц учити, навчати. «г≥дно з≥ стандартом ћ≥жнародноњ орган≥зац≥њ з≥ стандартизац≥њ (≤Sќ) документ визначаЇтьс€ €кзаписана ≥нформац≥€, що може бути використана €к одиниц€ в документац≥йному процес≥. ѕри цьому передбачаЇтьс€, що ≥нформац≥€ може бути записана за допомогою не т≥льки знак≥в письма, але й зображенн€, звуку та ≥н. «важаючи на це, ус≥ матер≥альн≥ обТЇкти, використан≥ дл€ передач≥ ≥нформац≥њ в сусп≥льств≥, можна розгл€дати €к документи. ¬ ”крањн≥ Ї три стандарти, що визначають пон€тт€ Ђдокументї. ” документознавств≥ традиц≥йним вважаЇтьс€ використанн€ визначенн€ пон€тт€ Ђдокументї у сфер≥ книговидавництва, що акцентуЇ на Їдност≥ матер≥ального обТЇкта з ≥нформац≥Їю, закр≥пленою створеним людиною способом, на в≥дм≥ну в≥д пон€тт€ Ђдокументї, що функц≥онуЇ у сфер≥ арх≥вноњ справи й д≥ловодства, €ке наголошуЇ на правильному оформленн≥ документа, його правовому статус≥, або у сфер≥ ≥нформац≥њ та документац≥њ, що ≥дентично вищезгаданому м≥жнародному визначенню цього пон€тт€. “рактовка пон€тт€ Ђдокументї у документознавств≥, що спираЇтьс€ на стандарт у галуз≥ книговидавництва, обумовлена особливост€ми його еволюц≥онуванн€, оск≥льки бельг≥йський учений ѕоль ќтле, €кий вважаЇтьс€ основоположником документац≥йноњ науки, ототожнював пон€тт€ Ђкнигаї й Ђдокументї у Ђ“рактат≥ про документац≥юї (1934).

ќтже, зг≥дно з ƒ—“” 3017-95. ¬иданн€. ќсновн≥ види. “ерм≥ни та визначенн€ документ Ц це матер≥альний обТЇкт з ≥нформац≥Їю, закр≥пленою створеним людиною способом дл€ њњ передач≥ в час≥ й простор≥.” цьому визначенн≥ п≥дкреслюЇтьс€ двоЇдина сутн≥сть документа, Їдн≥сть ≥нформац≥њ та матер≥ального нос≥€.

÷≥л≥сне вивченн€ документа €к системи складаЇтьс€ у ви€вленн≥ його елемент≥в, п≥дсистем ≥ звТ€зк≥в м≥ж ними, тобто у вивченн≥ його структури, що передбачаЇ подальше вивченн€ ознак, параметр≥в, функц≥й та властивостей системи, можлив≥сть використанн€ документа в соц≥альн≥й комун≥кац≥њ.

 

3.2. —пециф≥ка структури документа

Ѕудь-€кий документ складаЇтьс€ з окремих елемент≥в, що дозвол€ють його ≥дентиф≥кувати. ” документуванн≥ дл€ позначенн€ таких елемент≥в використовуЇтьс€ терм≥н Ђрекв≥зитї (в≥д лат. "requisitium" Ч необх≥дне). “ак, при оформленн≥ д≥лових документ≥в розр≥зн€ють пост≥йн≥ та зм≥нн≥ рекв≥зити. ѕост≥йн≥ друкуютьс€ п≥д час виготовленн€ бланка; зм≥нн≥ Ц ф≥ксуютьс€ на бланку в процес≥ заповненн€. ƒ—“” 4163-2003 (в≥д 9 кв≥тн€, €кий чинний з 1 вересн€ 2003 р.) встановлюЇ максимальний склад рекв≥зит≥в (32 рекв≥зити) ≥ певний пор€док њх розм≥щенн€ в орган≥зац≥йно-розпор€дчих документах. ” книгознавств≥, б≥бл≥отечн≥й, видавнич≥й справах ≥ сум≥жних з ними галуз€х дл€ ≥дентиф≥кац≥њ документноњ ≥нформац≥њ (книг, брошур та ≥н.) використовують терм≥н Ђвих≥дн≥ в≥домост≥ї, що Ї найважлив≥шою складовою ≥ншого пон€тт€ Ч Ђапарат виданн€ї. ” наш час пон€тт€ Ђрекв≥зитї застосовують ≥ в цих галуз€х ≥нформац≥йно-документац≥йноњ д≥€льност≥, розгл€даючи њх €к рекв≥зити-п≥дстави (наклад, дата, номер, ц≥на та ≥н.) ≥ рекв≥зити-ознаки (автор, адресат, назва, емблема орган≥зац≥њ та ≥н.). ™ значна к≥льк≥сть й ≥нших рекв≥зит≥в, склад ≥ розташуванн€ €ких залежить в≥д виду документа. Ќаприклад, елементи вих≥дних в≥домостей газети, журналу, книги, управл≥нського документа ≥стотно в≥др≥зн€ютьс€ один в≥д одного.

—укупн≥сть окремих елемент≥в документноњ ≥нформац≥њ (рекв≥зит≥в) Ї формул€ром документа, €кий також залежить в≥д виду документа. ќтже, рекв≥зити дозвол€ють ≥дентиф≥кувати документну ≥нформац≥ю, визначити њњ соц≥альний статус, спри€ють захисту в≥д фальсиф≥кац≥њ, допомагають у пошуку релевантноњ ≥нформац≥њ.

ќсновними рекв≥зитами документа Ї адресат, адресант, назва, текст, п≥дпис, печатка. ¬ електронних документах на в≥дм≥ну в≥д друкованих знаковою п≥дсистемою Ї г≥пертекст (HTML Ц Hypertext Markup Language Ц текст, що дозвол€Ї миттЇво переходити в≥д одного тексту до ≥ншого). ” звТ€зку з активним використанн€м компТютерних технолог≥й у теор≥њ й практиц≥ роботи з електронними документами й ресурсами здеб≥льшого значенн€ набуваЇ використанн€ терм≥н Ђметадан≥ї. ¬≥дпов≥дно до м≥жнародного стандарту ≤Sќ 15489: 2001 Ђ≤нформац≥€ й документац≥€.  еруванн€ документац≥Їюї метадан≥ Ц це дан≥, що описують контекст, контент (зм≥ст) ≥ структуру документ≥в, а також керуванн€ документац≥Їю прот€гом часу. ћетадан≥ Ц структурован≥ дан≥, що створюютьс€ автоматично разом з файлами та дозвол€ють ≥дентиф≥кувати документовану ≥нформац≥ю (ресурси), зд≥йснювати њњ обробку, збер≥ганн€, пошук. ѕрикладом метаданих може бути Ђƒубл≥нське €дрої (м. ƒубл≥н, штат ќгайо), що м≥стить 15 елемент≥в (заголовок, автор, джерело, мова та ≥н.). ¬ електронних документах використовуЇтьс€ цифровий п≥дпис Ц спец≥альний наб≥р цифрових ≥ буквених символ≥в, б≥льш≥сть ≥з €ких основан≥ на метод≥ шифруванн€.

 

3.3. ћетоди й способи документуванн€: основн≥ пон€тт€

ƒокументуванн€ пос≥даЇ важливе м≥сце в документознавств≥, оск≥льки Ї процесом створенн€ документа з використанн€м р≥зних метод≥в, способ≥в ≥ засоб≥в ф≥ксуванн€ ≥нформац≥њ на матер≥альному нос≥њ. ћетод документуванн€ визначаЇтьс€ €к прийом або сукупн≥сть прийом≥в ф≥ксуванн€ ≥нформац≥њ на матер≥альному нос≥њ за допомогою знакових систем. —пос≥б документуванн€ Ч це д≥€ (або сукупн≥сть д≥й), що застосовуЇтьс€ п≥д час запису ≥нформац≥њ на матер≥альному нос≥њ (ручний, фотох≥м≥чний, електромагн≥тний, оптичний, електронний, механ≥чний та ≥н.).” своючергу, запис ≥нформац≥њ розгл€даЇтьс€ €к спос≥б ф≥ксуванн€ ≥нформац≥њ на матер≥альному нос≥њ. «ас≥б документуванн€ Ч це предмети або пристроњ, за допомогою €ких створюють документ. ƒо них в≥днос€ть засоби складанн€ (ручн≥, механ≥зован≥, автоматизован≥ пристроњ), коп≥юванн€ й розмноженн€ документ≥в (репрограф≥њ та пол≥граф≥њ).

—кладовою процесу документуванн€ Ї кодуванн€ ≥нформац≥њ Ц система прийом≥в (правил) ф≥ксуванн€ ≥нформац≥њ. ќсновними атрибутами кодуванн€ Ї код, мова, знак, за допомогою €ких ≥нформац≥€ ф≥ксуЇтьс€ й передаЇтьс€ в простор≥ й час≥.  од, мова й знак дозвол€ють передавати ≥нформац≥ю в символ≥чному вид≥, зручному дл€ њњ кодуванн€ й декодуванн€.

 од Ч це система знак≥в, упор€дкованих в≥дпов≥дно до певних правил т≥Їњ або ≥ншоњ мови, дл€ передач≥ ≥нформац≥њ. –озр≥зн€ють так≥ види код≥в: алфав≥тний Ч система букв, цифровий Ч система цифр, алфав≥тно-цифровий Ч система алфав≥тних ≥ цифрових код≥в, рельЇфно-крапковий Ч система опуклих крапок (шрифт Ѕрайл€), матричний Ч система поглиблень та ≥н.

≤снуЇ чимало визначень мови. ћова розгл€даЇтьс€ ≥ €к складна система символ≥в, кожний з €ких маЇ певне значенн€, ≥ €к мовна система, у €к≥й з≥ знак≥в (букв, цифр, умовних позначок) за допомогою граматичних правил будуютьс€ осмислен≥ лексичн≥ одиниц≥ й реченн€. ћови умовно класиф≥куютьс€ на природн≥ й штучн≥.

«нак Ч це граф≥чне зображенн€, €ким позначаЇтьс€ що-небудь (буква, цифра). «нак разом з його значенн€м називають символом, а науку, що вивчаЇ знаки, Ц сем≥отикою. ≤снують р≥зн≥ класиф≥кац≥њ знак≥в у сем≥отиц≥, документознавств≥. «а допомогою знак≥в письма, що ф≥ксують мову, документна ≥нформац≥€ передаЇтьс€ в час≥ та простор≥. —истема письма в≥др≥зн€Їтьс€ пост≥йним складом знак≥в, €к≥ передають ц≥ле слово, посл≥довн≥сть звук≥в або окремий звук мови. ѕри цьому сл≥д зважати на те, що сукупн≥сть письмових засоб≥в ф≥ксуванн€ й передач≥ ≥нформац≥њ, €к≥ включають пон€тт€ граф≥ки, алфав≥ту та орфограф≥њ €коњ-небудь мови або групи мов, обТЇднаних одн≥Їю системою письма або одним алфав≥том, називають писемн≥стю. —истема письма еволюц≥онувала в≥д рисункового, п≥ктограф≥чного до алфав≥тного письма. ѕисемне документуванн€ Ї вищою формою розвитку мови €к комун≥кац≥йноњ системи.

 

3.4. ѕон€тт€ про класиф≥кац≥ю документ≥в

≤снуЇ дек≥лька визначень пон€тт€ Ђкласиф≥кац≥€ї (лат. classik Ч розр€д, група), суть €ких зводитьс€ до под≥ленн€ обТЇкт≥в на певн≥ групи, види, п≥двиди в≥дпов≥дно до њх ознак. ƒл€ розмежуванн€ процесу класиф≥кац≥њ та його результату вживають в≥дпов≥дно два терм≥ни Ц Ђкласиф≥куванн€ї та Ђкласиф≥кац≥€ї.

” документознавств≥ класиф≥кац≥€ документ≥в Ц це система њхньоњ суп≥др€дност≥, що встановлюЇ звТ€зки м≥ж класами документ≥в ≥ дозвол€Ї ор≥Їнтуватис€ в њхньому р≥зноман≥тт≥. ¬ управл≥нськ≥й сфер≥ Ц це под≥л њх на класи за найзагальн≥шими ознаками схожост≥ та в≥дм≥нност≥.

 ласиф≥куванн€ документ≥в Ц це процес упор€дкуванн€ або розпод≥лу документ≥в по класах з метою в≥дбитт€ в≥дносин м≥ж ними й складанн€ класиф≥кац≥йноњ схеми.

 ласиф≥куванн€ документ≥в передбачаЇ багатоступ≥нчастий, ≥Їрарх≥чний ≥ дихотом≥чний розпод≥л њх на роди, види, п≥двиди, р≥зновиди. ≤Їрарх≥€ Ц розташуванн€ документ≥в у пор€дку в≥д вищого до нижчого, наприклад, документ Ч> виданн€ Ч> непер≥одичне виданн€ Ч> книга. ƒихотом≥€ Ч посл≥довний розпод≥л документ≥в одного класу на два протилежних види, п≥двиди, р≥зновиди та ≥н., наприклад, опубл≥кований ≥ неопубл≥кований документ, пер≥одичний ≥ непер≥одичний документ та ≥н.

¬ основ≥ класиф≥кац≥њ документ≥в Ї р≥зн≥ п≥дстави розпод≥лу, що в≥дпов≥дають певним аспектам анал≥зу документ≥в, кожний з €ких вказуЇ фасет (фр. facette Ч грань) класиф≥кац≥њ, тобто перел≥к вид≥в документ≥в за необх≥дною ознакою.

ќдним ≥з важливих дискус≥йних питань теор≥њ документознавства Ї проблема сп≥вв≥дношенн€ пон€ть Ђкласиф≥кац≥€ї й Ђтиполог≥зац≥€ї документ≥в, в основ≥ €ких Ї в≥дпов≥дно Ђвидї ≥ Ђтипї документа.

“иполог≥зац≥€ Ї угрупованн€м документ≥в, €к≥ узагальнюютьс€ в модел≥, що обТЇднуЇ њх €к типи. “иполог≥чними ознаками ц≥Їњ класиф≥кац≥њ Ї функц≥онально-ц≥льове призначенн€, читацька адреса, характер ≥нформац≥њ документа, що м≥ститьс€ вньому (науковий, виробничий, ≥нформац≥йний та ≥н.), жанровий критер≥й, €кий в≥дображуЇ особливост≥ внутр≥шньоњ структури виданн€, стиль викладу матер≥алу.

“иполог≥чна й класиф≥кац≥йна схеми створюютьс€ внасл≥док р≥зних лог≥чних процес≥в, що в≥др≥зн€ютьс€ методикою побудови, способами угрупованн€. ¬ основ≥ класиф≥кац≥њ Ц диференц≥ац≥€ ознак, а типолог≥зац≥њ Ч њхн€ ≥нтеграц≥€.

Ќайрозроблен≥шою документною класиф≥кац≥ю Ї класиф≥кац≥€ управл≥нських (д≥лових) документ≥в.

 

3.5. —оц≥альна документно-комун≥кац≥йна система:

«агальна характеристика

—оц≥альна документно-комун≥кац≥йна система Ц це система, що забезпечуЇ створенн€, обробку, збер≥ганн€ й поширенн€ документноњ ≥нформац≥њ в час≥ й простор≥, тобто забезпечуЇ документну комун≥кац≥ю в сусп≥льств≥. ÷€ система складаЇтьс€ з≥ складових, €к≥ забезпечують њњ належне функц≥онуванн€ в сусп≥льств≥, а саме: документ≥в (документних поток≥в, масив≥в, ресурс≥в, фонд≥в, документац≥њ), в≥дправник≥в документноњ ≥нформац≥њ, њњ споживач≥в, профес≥йних посередник≥в, документноњ д≥€льност≥ (створенн€, обробка, збер≥ганн€, поширенн€ документ≥в).

ѕ≥дсистемою соц≥альноњ комун≥кац≥њ Ї документна комун≥кац≥€, тобто комун≥кац≥€, опосередкована документом у процес≥ обм≥ну документноњ ≥нформац≥Їю м≥ж двома або б≥льше людьми.

¬ основ≥ документноњ комун≥кац≥њ Ї три основних елементи: комун≥кант (той, хто передаЇ документну ≥нформац≥ю), комун≥кат (автор документноњ ≥нформац≥њ) ≥ рецип≥Їнт (споживач документноњ ≥нформац≥њ). јле сл≥д зважати й на на€вн≥сть ≥нших елемент≥в, €к≥ беруть участь у документн≥й комун≥кац≥њ, а саме: спос≥б або канал передач≥ ≥нформац≥њ (документи в р≥зних формах: книги, ф≥льму, дискети та ≥н.); зм≥ст документноњ ≥нформац≥њ; код, у €кому заф≥ксовано зм≥ст документа; контекст, де розкриваЇтьс€ повний зм≥ст документноњ ≥нформац≥њ.

ѕ≥дсистемами соц≥ально-документноњ комун≥кац≥йноњ системи Ї соц≥альн≥ ≥нститути, спец≥ально створен≥ дл€ передач≥ документноњ ≥нформац≥њ (њњ виробництва, збиранн€, збер≥ганн€ та використанн€) в сусп≥льств≥, а саме: арх≥ви, ≥нформац≥йн≥ служби, б≥бл≥отеки, видавництва, друкарн≥, книжкова торг≥вл€, реферативн≥ служби, музењ та ≥н.

ƒокументна ≥нформац≥€ функц≥онуЇ у вигл€д≥ документних поток≥в, €к≥ орган≥зуютьс€ в соц≥альних ≥нститутах €к сукупност≥ документ≥в у вигл€д≥ масив≥в, ресурс≥в, фонд≥в та ≥н.

ƒокументний пот≥к Ц величезна к≥льк≥сть документ≥в, що функц≥онують у соц≥альному середовищ≥ завд€ки комун≥кац≥йним каналам в≥д комун≥канта до рецип≥Їнта.

ƒокументний масив Ц незм≥нна в час≥ величезна к≥льк≥сть (книг, диск≥в та ≥н.).

ƒокументн≥ ресурси Ц це в≥дносно впор€дкована величезна к≥льк≥сть документ≥в, що Ї засобом або об'Їктом документооб≥гу або поповненн€ документного фонду.

ƒокументац≥€ Ц величезна к≥льк≥сть документ≥в, €к≥ функц≥онують у певн≥й сфер≥ д≥€льност≥.

ƒокументний фонд Ц сукупн≥сть документ≥в, зосереджених у соц≥альних ≥нститутах.


√ л а в а 4

ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ«Ќј¬≈÷№ я  ќ–√јЌ≤«ј“ќ– ƒ≤Ћќ¬ќƒ—“¬ј

4.1. ќсновн≥ пон€тт€, завданн€, складов≥ частини

й види д≥ловодства

 

¬≥дпов≥дно до «акону ”крањни про Ќац≥ональний арх≥вний фонд та арх≥вн≥ установи д≥ловодство Ц це сукупн≥сть процес≥в, що забезпечують документуванн€ управл≥нськоњ ≥нформац≥њ й орган≥зац≥ю роботи з≥ службовими документами. ƒ≥ловодство Ї сферою практичноњ д≥€льност≥, що документально забезпечуЇ функц≥онуванн€ будь-€коњ установи, орган≥зац≥њ, п≥дприЇмства, а отже, такою, у €к≥й воно Ї одним з найважлив≥ших засоб≥в управл≥нн€ й складовою процес≥в ≥нформац≥йного менеджменту, що реал≥зуЇтьс€ за допомогою нов≥тн≥х ≥нформац≥йних технолог≥й. ƒокументознавець маЇ забезпечити процес документуванн€ управл≥нськоњ ≥нформац≥њ, тобто Ї орган≥затором д≥ловодства, виконуючим завданн€ д≥ловодства, €к≥ пол€гають у забезпеченн≥ ефективного процесу управл≥нн€; створенн≥ документ≥в; њх збер≥ганн≥; забезпеченн≥ доступу до документ≥в.

—истема документац≥њ, система документуванн€, орган≥зац≥€ роботи з документами Ї складовими частинами д≥ловодства. —истема документац≥њ Ц це сукупн≥сть документ≥в, взаЇмоповТ€заних м≥ж собою таким чином, що вони Ї Їдиним ц≥лим з≥ своњми специф≥чними рисами. ≤снуЇ чимало систем документац≥њ, наприклад система управл≥нських документ≥в, €ка маЇ багато п≥дсистем Ц функц≥ональну (планова, матер≥ально-техн≥чна, зв≥тно-статистична документац≥€), галузеву (документи, €к≥ стосуютьс€ певноњ галуз≥ в крањн≥) та м≥жгалузеву (документи, що стосуютьс€ двох або б≥льше галузей) системи. —истема документуванн€ Ц це сукупн≥сть процес≥в ≥ прийом≥в створенн€ вс≥Їњ документац≥њ в установах, орган≥зац≥€х, на п≥дприЇмствах. —истема документуванн€ передбачаЇ на€вн≥сть в≥дпов≥дних вимог ≥ норматив≥в створенн€ документ≥в, €к≥ закр≥плен≥ на законодавчому р≥вн≥ у вигл€д≥ ™диноњ державноњ системи д≥ловодства, ≥нструкц≥й, в≥домчих нормативних документ≥в з питань д≥ловодства. ќрган≥зац≥€ роботи з≥ службовими документами Ц орган≥зац≥€ процес≥в документооб≥гу, формуванн€ справ, збер≥ганн€ службових документ≥в та користуванн€ ними в поточн≥й д≥€льност≥ субТЇкта д≥ловодства; це створенн€ умов, що забезпечують рух, пошук ≥ збереженн€ документ≥в у д≥ловодств≥. ƒокументооб≥г Ц рух службових документ≥в з моменту њх створенн€ або одержанн€ субТЇктом д≥ловодства до моменту завершенн€ виконанн€, надсиланн€ або знищенн€.

ƒ≥ловодство в установах орган≥зовуЇтьс€ залежно в≥д њх вид≥в, особливостей роботи, обТЇму документооб≥гу. «важаючи на це розр≥зн€ютьадм≥н≥стративне (загальне) ≥ спец≥альне д≥ловодство. јдм≥н≥стративне (загальне) д≥ловодство пол€гаЇ в документуванн≥ розпор€дчоњ й виконавчоњ д≥€льност≥ орган≥зац≥њ або п≥дприЇмства. –езультатом документуванн€ розпор€дчоњ та виконавчоњ д≥€льност≥ орган≥в державного управл≥нн€ Ї орган≥зац≥йно-розпор€дча документац≥€. —пец≥альне д≥ловодство Ц це робота з документами, специф≥чними дл€ кожноњ з функц≥й управл≥нн€, а також дл€ окремих галузей д≥€льност≥. ƒо спец≥ального д≥ловодства в≥днос€тьс€: бухгалтерське, нотар≥альне, д≥ловодство щодо особового складу орган≥зац≥њ та ≥н.

4.2. «аконодавче регулюванн€ д≥ловодства

” всьому св≥т≥ прид≥л€Їтьс€ значна увага нормативному, методичному та науковому забезпеченню управл≥нн€ документац≥Їю. ѕро це св≥дчать м≥жнародний стандарт ≤Sќ (ћ≥жнародноњ орган≥зац≥њ з стандартизац≥њ) 15489: 2001 Ђ≤нформац≥€ та документац≥€. ”правл≥нн€ документац≥Їюї, а також законодавч≥ акти й нормативн≥ документи р≥зних крањн. “ак, у —Ўј контроль за управл≥нн€м документац≥Їю федеральних установ регламентуЇ јкт про федеральн≥ документи (1950), «акон про скороченн€ роботи з документами (1980), спр€мований на створенн€ Їдиноњ правовоњ основи в цьому напр€м≥ адм≥н≥стративноњ д≥€льност≥. ” ¬елик≥й Ѕритан≥њ д≥Ї јкт про державн≥ документи (1958, зм≥нений у 1967), а також јкт про державн≥ документи ѕ≥вн≥чноњ ≤рланд≥њ (1923). 1995 року в Ќ≥меччин≥ в межах «акону про загальн≥ правила роботи федеральних м≥н≥стерств ур€д схвалив Їдину систему д≥ловодства. ”  анад≥ 1983 року прийн€то ур€довий циркул€р Ђѕол≥тика управл≥нн€ документац≥Їюї. «аконодавства ™вропейського —оюзу з питань д≥ловодства не ≥снуЇ.

«аконодавство ”крањни з д≥ловодства базуЇтьс€ на  онституц≥њ ”крањни й в≥дпов≥дних нормативно-правових актах. ƒержавну пол≥тику з д≥ловодства визначаЇ ¬ерховна –ада ”крањни в≥дпов≥дно до основних принцип≥в, серед €ких найважлив≥шими Ї:

- обов'€зкове документуванн€ р≥зних вид≥в управл≥нськоњ ≥нформац≥њ;

- ун≥ф≥кац≥€ процес≥в документуванн€ управл≥нськоњ ≥нформац≥њ;

- дотриманн€ Їдиних правових норм у робот≥ з≥ службовими документами;

- регламентац≥€ доступу до службових документ≥в та ≥нформац≥њ, €ку вони м≥ст€ть;

- забезпеченн€ збереженост≥ документац≥йного фонду.

ѕроведенн€ державноњ пол≥тики з д≥ловодства забезпечують  аб≥нет ћ≥н≥стр≥в ”крањни, спец≥ально уповноважений центральний орган виконавчоњ влади у сфер≥ арх≥вноњ справи ≥ д≥ловодства, ≥нш≥ органи виконавчоњ влади, органи м≥сцевого самовр€дуванн€.

¬изначальним документом, що регламентуЇ оформленн€ орган≥зац≥йно-розпор€дчоњ документац≥њ, Ї державний стандарт ”крањни 4163Ц2003 Ђ”н≥ф≥кована система орган≥зац≥йно-розпор€дчоњ документац≥њ. ¬имоги до оформлюванн€ документ≥вї, €кий установлюЇ 32 рекв≥зити й правила њх розташуванн€ в документах. ” звТ€зку з поширенн€м в ”крањн≥ впровадженн€ електронного д≥ловодства та систем електронного документооб≥гу прийн€т≥ також в≥дпов≥дн≥ закони, €к≥ регламентують процеси д≥ловодства: Ђѕро електронн≥ документи та електронний документооб≥гї (2003), Ђѕро електронний цифровий п≥дписї (2003), а також “иповий пор€док зд≥йсненн€ електронного документооб≥гу в органах виконавчоњ влади (2004).

 

4.3. ќрган≥зац≥€ документооб≥гу в сучасних службах д≥ловодства

ƒокументознавець Ї орган≥затором д≥ловодства й, отже, маЇ вм≥ти орган≥зувати документооб≥г належним чином. ќрган≥зац≥€ документооб≥гу в сучасних службах складаЇтьс€ з реЇстрац≥њ, обл≥ку й контролю документ≥в.

ƒокументооб≥г Ц це рух документ≥в в орган≥зац≥њ з моменту њхнього одержанн€ або створенн€ до завершенн€ виконанн€, в≥дправленн€ або знищенн€. –озр≥зн€ють вх≥дн≥, вих≥дн≥ та внутр≥шн≥ документи. ¬х≥дн≥ документи, у свою чергу, под≥л€ютьс€ на так≥, що направл€ютьс€ кер≥вникам, у структурн≥ п≥дрозд≥ли й окремим виконавц€м. —хеми руху вс≥х документ≥в в орган≥зац≥њ розробл€ютьс€ кер≥вником служби д≥ловодства дл€ вх≥дних, вих≥дних ≥ внутр≥шн≥х документ≥в.

”с≥ вх≥дн≥ документи незалежно в≥д способу надходженн€ (пошта, телеграф, спецзв'€зок, факс та ≥н.) передаютьс€ конкретн≥й посадов≥й особ≥ служби д≥ловодства. ѕ≥сл€ попереднього розгл€ду документи направл€ютьс€ на реЇстрац≥ю або реЇструютьс€ ц≥Їю ж посадовою особою. –еЇстрац≥њ п≥дл€гають не вс≥ документи, а т≥льки так≥, що надход€ть ≥з вищих орган≥в, громадських орган≥зац≥й, а також важлив≥ листи ≥нших орган≥зац≥й, зверненн€ громад€н та ≥н. Ќе реЇструютьс€ в≥тальн≥ телеграми, проспекти, запрошенн€, програми, пов≥домленн€, а також документи, що надход€ть у коп≥€х дл€ пов≥домленн€. ” кожн≥й орган≥зац≥њ перел≥к таких документ≥в розробл€Їтьс€ кер≥вником служби д≥ловодства й закр≥плюЇтьс€ у в≥дпов≥дн≥й ≥нструкц≥њ з д≥ловодства, затверджен≥й кер≥вником орган≥зац≥њ. ѕри визначенн≥ обс€гу документооб≥гу (к≥лькост≥ документ≥в, що над≥йшли в орган≥зац≥ю та створен≥ нею за певний пер≥од, €к правило, за р≥к) ураховують ус≥ документи, незалежно в≥д њхнього зм≥сту, авторства, обс€гу, коп≥йност≥, факту реЇстрац≥њ, к≥лькост≥ ≥нстанц≥й њхнього розгл€ду та ≥н. ¬х≥дн≥, вих≥дн≥ й внутр≥шн≥ документи, а також коп≥њ документ≥в, виготовлен≥ засобами оперативного розмноженн€, ураховують окремо.

 онтроль за виконанн€м документ≥в ≥ ухвалених р≥шень Ц важлива складова частина д≥ловодного процесу, метою €кого Ї спри€нн€ своЇчасному й правильному виконанню р≥шень, завдань ≥ доручень кер≥вництва, забезпеченн€ одержанн€ ≥нформац≥њ, необх≥дноњ дл€ оц≥нки д≥€льност≥ п≥дрозд≥л≥в ≥ виконавц≥в. ¬ установ≥ складаЇтьс€ перел≥к документ≥в, що п≥дл€гають контролю виконанн€ в≥дпов≥дно до д≥ючих нормативних акт≥в ≥ вказ≥вок. ≤нформац≥€ про результати контролю виконанн€ маЇ надходити кер≥вникам, €к≥ встановлюють необх≥дн≥сть контролю документ≥в ≥ строки њх виконанн€.


√ л а в а 5

 

јЌјЋ≤“» ќ-—»Ќ“≈“»„Ќј ѕ≈–≈–ќЅ ј ƒќ ”ћ≈Ќ“Ќќѓ ≤Ќ‘ќ–ћј÷≤ѓ ” ѕ–ќ‘≈—≤…Ќ≤… ƒ≤яЋ№Ќќ—“≤ ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ«Ќј¬÷я

 

5.1. јнал≥тико-синтетична переробка документ≥в:

суть ≥ значенн€

јнал≥тико-синтетична переробка документноњ ≥нформац≥њ(ј—ѕƒ≤) пос≥даЇ важливе м≥сце в профес≥йн≥й п≥дготовц≥ документознавц≥в у р≥зних сферах њх д≥€льност≥ щодо згортанн€ ≥нформац≥њ з метою створенн€ вторинних документ≥в та ≥нформац≥йно-пошукових систем: ≥нформац≥йн≥й, науково-досл≥дницьк≥й, журнал≥стськ≥й, редакц≥йно-видавнич≥й, перекладацьк≥й, референтськ≥й, б≥бл≥ограф≥чно-б≥бл≥отечн≥й тощо. ƒл€ цього велике значенн€ маЇ застосуванн€ метод≥в ≥нформац≥йного анал≥зу ≥ синтезу в процес≥ створенн€ р≥зноман≥тних ≥нформац≥йно-б≥бл≥ограф≥чних джерел; знанн€ питань теор≥њ, ≥стор≥њ та методики складанн€ б≥бл≥ограф≥чних опис≥в документ≥в, њхньоњ предметизац≥њ, систематизац≥њ, реферуванн€ й анотуванн€. ”се це вивчаЇтьс€ в межах однойменного курсу Ђјнал≥тико-синтетична переробка документноњ ≥нформац≥њї, €кий у р≥зних навчальних закладах, що готують документознавц≥в, називаЇтьс€ по-р≥зному, зокрема Ђјнал≥тико-синтетична переробка ≥нформац≥њї, Ђ≈лементи теор≥њ згортанн€ ≥нформац≥њї, Ђјнал≥тико-синтетична обробка документ≥вї тощо, але зм≥ст курсу залишаЇтьс€ практично однаковим. ÷ей курс акумулюЇ положенн€, загальн≥ дл€ ц≥лого р€ду наук соц≥ально-комун≥кац≥йного циклу, зокрема ≥нформатики, рекламознавства, б≥бл≥отекознавства, арх≥вознавства, журнал≥стики, документознавства та ≥н., п≥дводить п≥д ц≥ положенн€ Їдину теоретичну й методичну базу ≥ Ї дл€ них Їдиною науковою метамовою.

ќтже, ј—ѕƒ≤ Ц важлива складова сучасноњ науково-≥нформац≥йноњ д≥€льност≥, де основними Ї пон€тт€ анал≥тико-синтетичноњ переробки, анал≥зу ≥ синтезу, ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ тощо.

јнал≥тико-синтетична переробка документноњ ≥нформац≥њ Ц це сукупн≥сть процес≥в щодо перетворенн€ ≥нформац≥њ, €ка м≥ститьс€ в первинному документ≥, з метою створенн€ вторинних документ≥в.

јнал≥з Ц метод наукового досл≥дженн€, що пол€гаЇ в розчленовуванн≥ ц≥лого на складов≥ елементи.

—интез Ц метод досл≥дженн€ будь-€кого €вища в його Їдност≥ й взаЇмозв'€зку частин; узагальненн€ в≥домостей в Їдине ц≥ле.

ѕервинний документ Ц це документ, €кий безпосередньо в≥дображаЇ факти, под≥њ, €вища реальноњ д≥йсност≥ або думки автора ≥ Ї результатом науковоњ, виробничоњ, творчоњ та ≥ншоњ под≥бноњ д≥€льност≥. ѕервинн≥ документи часто називають вих≥дними, €к≥ служать дл€ створенн€ документа пох≥дного, тобто вторинного.

¬торинний документ Ц це документ, що €вл€Ї собою результат анал≥тико-синтетичноњ переробки одного або дек≥лькох первинних документ≥в з метою пристосуванн€ ≥нформац≥њ до ≥нформац≥йних потреб споживача.

≤нформац≥йна д≥€льн≥сть Ц це сукупн≥сть процес≥в збиранн€, анал≥зу, перетворенн€, збер≥ганн€, пошуку та поширенн€ документноњ ≥нформац≥њ дл€ €к≥сного оперативного забезпеченн€ споживач≥в необх≥дною ≥нформац≥Їю.

 

5.2. «гортанн€ ≥нформац≥њ: основн≥ пон€тт€

«гортанн€ (розгортанн€) ≥нформац≥њ Ц це зм≥на ф≥зичного обс€гу пов≥домленн€ (документа) внасл≥док анал≥тико-синтетичноњ переробки, що супроводжуЇтьс€ зменшенн€м (або зб≥льшенн€м) його ≥нформативност≥.

«гортанн€ й розгортанн€ ≥нформац≥њ Ї взаЇмозалежними, оск≥льки при згортанн≥ ≥нформац≥њ враховуютьс€ вс≥ компоненти дл€ подальшого њњ €к≥сного розгортанн€.

“ерм≥н Ђзгортанн€ї маЇ широке поширенн€ в р≥зних област€х знанн€: ф≥лософ≥њ, ≥нформатиц≥, л≥нгв≥стиц≥, б≥бл≥ографознавств≥, математичн≥й теор≥њ ≥нформац≥њ тощо. ¬живанн€ даного терм≥на залежить в≥д цих галузей, але в ус≥х випадках ним позначаЇтьс€ обмеженн€, зменшенн€ певних обТЇкт≥в, концентрац≥€ ознак, властивостей.

—л≥д розр≥зн€ти пон€тт€ Ђзгортанн€ ≥нформац≥њї й Ђзгортанн€ документаї. «гортанн€ ≥нформац≥њ Ц це перетворенн€ тексту або пов≥домленн€, що не обмежуЇтьс€ одним документом, з метою зменшенн€ його ф≥зичного обс€гу ≥з залишенн€м у ньому необх≥дного смислового навантаженн€. –езультатом згортанн€ документа Ї новий вторинний документ з окремими фрагментами його зм≥сту, €кий функц≥онуЇ у вигл€д≥ анотац≥њ, реферату, огл€ду, реценз≥њ тощо.

–озр≥зн€ють макроанал≥тичне й м≥кроанал≥тичне згортанн€ ≥нформац≥њ в документ≥. ѕри макроанал≥тичному згортанн≥ навод€ть формальн≥ в≥домост≥ про документ ≥ найзагальн≥ш≥ в≥домост≥ про його зм≥ст. ѕри м≥кроанал≥тичному Ц детально розкривають зм≥ст документа: основн≥ та поб≥чн≥ теми, аспекти њх розгл€ду.

” сфер≥ ≥нформац≥йного обслуговуванн€ згортанн€ (розгортанн€) ≥нформац≥њ розгл€даЇтьс€ в трьох його основних видах Ц документальному, фактограф≥чному й концептограф≥чному обслуговуванн€х.

” процес≥ документального обслуговуванн€ фах≥вц≥ надають споживачам первинн≥ документи, з €ких вони самост≥йно отримують необх≥дн≥ факти й концепц≥њ.

–езультатом фактограф≥чного обслуговуванн€ Ї наданн€ фах≥вц€ми споживачам факт≥в ≥ концепц≥й, €к≥ вилучен≥ ними з первинних документ≥в.

 онцептограф≥чне обслуговуванн€ передбачаЇ наданн€ споживачам розгорнутоњ або ≥нтерпретованоњ ≥нформац≥њ, €ка Ї результатом ≥нформац≥йно-лог≥чного й концептограф≥чного анал≥зу фах≥вц€.

 

5.3. ¬иди анал≥тико-синтетичноњ переробки

документноњ ≥нформац≥њ

ќсновними видами анал≥тико-синтетичноњ переробки документноњ ≥нформац≥њ Ї складанн€ б≥бл≥ограф≥чних опис≥в документ≥в, огл€д≥в, анотуванн€, ≥ндексуванн€, реферуванн€.

Ѕ≥бл≥ограф≥чний опис Ц це сукупн≥сть б≥бл≥ограф≥чних в≥домостей про документ, його складову частину або групу документ≥в, €к≥ наведен≥ за певними правилами, необх≥дн≥ та достатн≥ дл€ загальноњ характеристики й ≥дентиф≥кац≥њ документа. ѕор€док складанн€ б≥бл≥ограф≥чного опису й наб≥р його елемент≥в визначен≥ спец≥альними стандартами, зокрема ƒ—“” √ќ—“ 7.1: 2006. Ѕ≥бл≥ограф≥чний запис. Ѕ≥бл≥ограф≥чний опис. «агальн≥ вимоги та правила складанн€.

Ѕ≥бл≥ограф≥чний опис складаЇтьс€ з обовТ€зкових (основний заголовок, в≥домост≥ про повторн≥сть виданн€, м≥сце виданн€, видавництво, р≥к виданн€, к≥льк≥сть стор≥нок) та факультативних елемент≥в (≥нш≥ в≥домост≥ про документ: сер≥ю, наклад тощо).

≤ндексуванн€ Ц опис зм≥сту документ≥в ≥ запит≥в за допомогою т≥Їњ або ≥ншоњ ≥нформац≥йноњ мови. –езультатом ≥ндексуванн€ документа Ї його пошуковий образ. ≤ндексуванн€ Ї одночасно елементом анал≥тико-синтетичноњ переробки пов≥домлень та ≥нформац≥йного пошуку.

јнотуванн€ Ч це процес складанн€ анотац≥њ, тобто стислоњ характеристики документа, його частини або групи документ≥в з погл€ду призначенн€, зм≥сту, форми та ≥нших особливостей.

–еферуванн€ Ц це процес складанн€ реферату, тобто короткого викладу зм≥сту первинного документа або його частини, що включаЇ основн≥ фактичн≥ в≥домост≥ й висновки, необх≥дн≥ дл€ початкового ознайомленн€ з документом ≥ ви€вленн€ доц≥льност≥ звертанн€ до нього.

ќгл€д Ц це результат анал≥тико-синтетичноњ переробки сукупност≥ документ≥в з певного питанн€ (проблеми, напр€мку), що м≥стить систематизован≥, узагальнен≥ й критично оц≥нен≥ в≥домост≥. ќгл€д може €вл€ти собою окремий документ, але може бути й частиною ≥ншого документа: дисертац≥њ, монограф≥њ, статт≥, курсовоњ або дипломноњ роботи, зв≥ту про науково-досл≥дну роботу та ≥н.

–озр≥зн€ють б≥бл≥ограф≥чн≥, анал≥тичн≥ й реферативн≥ огл€ди. ÷≥льове призначенн€ б≥бл≥ограф≥чного огл€ду Ц ор≥Їнтац≥€ користувач≥в ≥нформац≥њ в документних потоках. “ак≥ огл€ди вм≥щують сукупн≥сть б≥бл≥ограф≥чних в≥домостей з певноњ теми або проблеми, обТЇднаних у лог≥чний текст ≥ виконаних на основ≥ документограф≥чного анал≥зу первинних документ≥в.

–еферативний огл€д Ц ≥нформац≥йний документ, виконаний на основ≥ фактограф≥чного анал≥зу первинних документ≥в, що вм≥щуЇ зведену характеристику факт≥в ≥ концепц≥й з певного питанн€, вилучених з первинних документ≥в дл€ ор≥Їнтац≥њ користувач≥в ≥нформац≥њ не в документальних, а ≥нформац≥йних потоках, незалежно в≥д того, з €ких документ≥в вони в≥д≥бран≥.

јнал≥тичний огл€д призначений зор≥Їнтувати фах≥вц≥в у певному ≥нформац≥йному потоц≥ (проблем≥) та дати оц≥нку його стану, ви€вити тенденц≥њ розвитку. ÷≥ огл€ди виконуютьс€ на основ≥ фактограф≥чного й концептограф≥чного анал≥зу первинних документ≥в.

ƒе€к≥ вчен≥ в≥днос€ть до вид≥в анал≥тико-синтетичноњ переробки документноњ ≥нформац≥њ науковий перегл€д, конспектуванн€, рецензуванн€, що св≥дчить про остаточну невир≥шен≥сть цього питанн€.

 


√ л а в а 6

≤Ќ‘ќ–ћј÷≤…Ќќ-ѕ–ј¬ќ¬ј ƒ≤яЋ№Ќ≤—“№ ” –ќЅќ“≤ ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ«Ќј¬÷я

6.1. ≤нформац≥йний ринок €к сфера ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ документознавц€: загальна характеристика, субТЇкти

≤нформац≥йна д≥€льн≥сть Ї галуззю сусп≥льного виробництва, що повТ€зана з наданн€м ≥нформац≥йних послуг та виготовленн€м продукт≥в дл€ задоволенн€ сусп≥льних потреб. «начна частина ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ Ї важливим елементом ринковоњ ≥нфраструктури з обслуговуванн€, реал≥зац≥њ та розвитку ринкових в≥дносин. ≤нформац≥йна д≥€льн≥сть Ї також самост≥йним, спец≥ал≥зованим сектором ринку Ц ≥нформац≥йним ринком щодо реал≥зац≥њ специф≥чних продукт≥в та послуг.

—учасний ≥нформац≥йний ринок м≥стить так≥ складов≥: ≥нформац≥€; електронн≥ угоди; електронна комун≥кац≥€. Ќа ринку ≥нформац≥њ обовТ€зковими Ї так≥ сектори:

- д≥ловоњ ≥нформац≥њ (б≥ржовоњ, ф≥нансовоњ, комерц≥йноњ, економ≥чноњ, статистичноњ);

- профес≥йно-ор≥Їнтованоњ ≥нформац≥њ (науково-техн≥чноњ та спец≥альноњ);

- масовоњ споживчоњ ≥нформац≥њ (новини, розважальна ≥нформац≥€ тощо).

–инок електронних угод створюЇ системи банк≥вських ≥ розрахункових операц≥й, замовленн€ товар≥в ≥ послуг тощо.

–инок електронних комун≥кац≥й повТ€заний з системами й засобами звТ€зку й модельного сп≥лкуванн€ (послуги електронноњ пошти, передач≥ даних тощо).

—убТЇктами ≥нформац≥йного ринку Ї спец≥альн≥ структури, ≥нформац≥йн≥ брокери, користувач≥ ≥нформац≥њ.

як в≥домо, ≥нформац≥йна ≥нфраструктура розвинутих крањн складаЇтьс€ з ≥нформац≥йних установ трьох р≥вн≥в:

1) нац≥ональн≥ ≥нформац≥йн≥ центри, що готують машинозчитувальн≥ бази даних (Ѕƒ) ≥ надають до них доступ у д≥алоговому режим≥ з в≥ддалених терм≥нал≥в у глобальному масштаб≥;

2) галузев≥ й територ≥альн≥ ≥нформац≥йн≥ центри, що готують локальн≥ (галузев≥ й територ≥альн≥) Ѕƒ, а також надають ≥нформац≥йн≥ послуги, €к≥ готують ≥нформац≥йн≥ центри першого р≥вн€;

3) ≥нформац≥йн≥ брокери, що надають ≥нформац≥йн≥ послуги користувачам на основ≥ стандартизованих ≥нформац≥йних послуг ≥нформац≥йних установ першого й другого р≥вн≥в. ≤нформац≥йн≥ брокери Ц це установи або особи, що профес≥йно займаютьс€ платним ≥нформац≥йним обслуговуванн€м зовн≥шн≥х кл≥Їнт≥в на комерц≥йних зас≥дках з використанн€м послуг спец≥ал≥зованих ≥нформац≥йних служб.

ƒо користувач≥в ≥нформац≥њ в≥днос€тьс€: державн≥ установи та орган≥зац≥њ, промислов≥ п≥дприЇмства, посередницьк≥ структури й особи, представництва заруб≥жних ф≥рм, банки, б≥рж≥ тощо.

«начна частина ≥нформац≥йних послуг потрапл€Ї до користувач≥в через традиц≥йн≥ канали ≥нформац≥йного обслуговуванн€ (≥нформац≥йн≥ п≥дрозд≥ли п≥дприЇмств, б≥бл≥отеки тощо).

 

6.2. ѕравове середовище ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥

ѕравове середовище ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ в ”крањн≥ регулюЇтьс€  онституц≥Їю, а також низкою закон≥в у галуз≥ ≥нформац≥њ, до €ких можна в≥днести закони про ≥нформац≥ю, про науково-техн≥чну ≥нформац≥ю, про друкован≥ засоби масовоњ ≥нформац≥њ (пресу) в ”крањн≥, про рекламу, про п≥дприЇмництво, про телебаченн€ та рад≥омовленн€, про ≥нформац≥йн≥ агенц≥њ, про державну таЇмницю, про нац≥ональну програму ≥нформатизац≥њ, про ≥нформац≥йну безпеку ”крањни та ≥нш≥.

 онституц≥€ ”крањни (статт€ 89) гарантуЇ р≥вн≥ права й можливост≥ доступу до ≥нформац≥њ. «акон ”крањни про ≥нформац≥ю також закр≥плюЇ право громад€н ”крањни на ≥нформац≥ю, закладаЇ правов≥ основи ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥, визначаЇ правов≥ форми м≥жнародного сп≥вроб≥тництва в галуз≥ ≥нформац≥њ. ѕри цьому правов≥ та орган≥зац≥йн≥ засади забезпеченн€ ≥нформац≥йноњ безпеки ”крањни визначен≥ в «акон≥ про ≥нформац≥йну безпеку ”крањни.

«акони про ≥нформац≥ю та про науково-техн≥чну ≥нформац≥ю розгл€дають ≥нформац≥ю €к обТЇкт права власност≥ громад€н, орган≥зац≥й (юридичних ос≥б) ≥ держави, тобто врегульован≥ законом сусп≥льн≥ в≥дносини щодо волод≥нн€, користуванн€ й розпор€дженн€ ≥нформац≥Їю. «акон ”крањни про науково-техн≥чну ≥нформац≥ю також визначаЇ ≥нформац≥йний ринок €к систему економ≥чних, орган≥зац≥йних ≥ правових в≥дносин щодо продаж ≥ покупки ≥нформац≥йних ресурс≥в, технолог≥й, продукц≥њ й послуг. ѕравов≥, економ≥чн≥ та соц≥альн≥ аспекти д≥€льност≥ ф≥зичних ос≥б Ц субТЇкт≥в п≥дприЇмницькоњ д≥€льност≥ без юридичноњ особи Ц регламентуютьс€ законом ”крањни про п≥дприЇмництво. «акон про ≥нформац≥ю надаЇ право на зд≥йсненн€ ≥нформац≥йного п≥дприЇмництва, створенн€ науково-досл≥дницьких ≥нформац≥йних орган≥зац≥й, ф≥рм тощо, що даЇ можливост≥ дл€ розвитку альтернативних державних ≥нформац≥йних орган≥зац≥й. ƒ≥€льн≥сть таких орган≥зац≥й, зокрема ≥нформац≥йних агенц≥й, регламентуЇтьс€ у в≥дпов≥дному «акон≥ про ≥нформац≥йн≥ агенц≥њ, €кий визначаЇ ц≥ установи €к так≥, що займаютьс€ збором, обробкою, створенн€м, збер≥ганн€м, п≥дготовкою ≥нформац≥њ до розповсюдженн€, випуском ≥ розповсюдженн€м ≥нформац≥йноњ продукц≥њ. ¬ажливою складовою ≥нформац≥йноњ д≥€льност≥ Ї рекламна д≥€льн≥сть, €ка регламентуЇтьс€ законами про рекламу, про друкован≥ засоби масовоњ ≥нформац≥њ.

¬еличезне значенн€ дл€ належного функц≥онуванн€ ≥нформац≥йного ринку маЇ нац≥ональне законодавство у сфер≥ охорони прав на обТЇкти ≥нтелектуальноњ власност≥ €к товар щодо його наданн€, використанн€ та захисту права. ѕри цьому все законодавство щодо норм захисту прав на обТЇкти ≥нтелектуальноњ власност≥ под≥л€Їтьс€ на так≥:

- спец≥альне законодавство у сфер≥ охорони ≥нтелектуальноњ власност≥ (закони ”крањни про промислов≥ зразки, про охорону авторського права та сум≥жних прав тощо);

- загальне законодавство (÷ив≥льний, ÷ив≥льний процесуальний, јрб≥тражний процесуальний кодекси ”крањни тощо);

- митне законодавство (ћитний кодекс ”крањни та в≥дпов≥дн≥ нормативно-правов≥ акти).

¬изначальною дл€ розвитку ≥нформац≥йного ринку стала Ќац≥ональна програма ≥нформатизац≥њ, €ка висв≥тлила загальну стратег≥ю розвТ€занн€ проблеми забезпеченн€ ≥нформац≥йних потреб та ≥нформац≥йноњ п≥дтримки соц≥ально-економ≥чноњ, еколог≥чноњ, науково-техн≥чноњ, оборонноњ, нац≥онально-культурноњ та ≥ншоњ д≥€льност≥ у сферах загального державного значенн€.

 

 

6.3. —учасний стан ≥ перспективи розвитку ≥нформац≥йного ринку

–озвиток ≥нформац≥йного ринку в ”крањн≥ визначаЇтьс€ функц≥онуванн€м ≥нформац≥йних установ трьох тип≥в власност≥: державноњ, сусп≥льноњ (некомерц≥йноњ), приватноњ.

” секторах державноњ та сусп≥льноњ власност≥ вид≥л€ють так≥ типи ≥нформац≥йних установ:

1. ”станови, що повн≥стю або частково ф≥нансуютьс€ за рахунок кошт≥в державного бюджету або сусп≥льноњ встанови. ƒо них належать:

Ц установи, що не займаютьс€ самост≥йною господарчою д≥€льн≥стю в державному сектор≥ (≥нформац≥йн≥ орган≥зац≥њ в склад≥ орган≥в влади й управл≥нн€, де€к≥ б≥бл≥отеки) ≥ в сусп≥льному сектор≥ (≥нформац≥йн≥ установи в склад≥ апарату сусп≥льних орган≥зац≥й, а також де€к≥ б≥бл≥отеки);

Ц установи, що зд≥йснюють самост≥йну господарську д≥€льн≥сть (територ≥альн≥ центри ≥нформац≥њ, де€к≥ б≥бл≥отеки).

2. ”станови, що зд≥йснюють самост≥йну господарську д≥€льн≥сть на засадах самоокупност≥ й самоф≥нансуванн€ та не ф≥нансуютьс€ за кошти державного бюджету або сусп≥льних установ, але повн≥стю або частково заснован≥ на њх кошти. ƒо них в≥днос€тьс€ комерц≥йн≥ установи, що розпод≥л€ють прибуток серед власник≥в; некомерц≥йн≥, €к≥ не розпод≥л€ють прибуток серед власник≥в, а укладають його в подальш≥й розвиток установи.

” сектор≥ приватноњ власност≥ функц≥онують:

1) самост≥йн≥ установи у форм≥ приватних ф≥рм, товариств, що д≥ють у влас



<== предыдуща€ лекци€ | следующа€ лекци€ ==>
»нструкци€ Smart Baby Watch: Ѕезопасность вашего ребенка 24 часа в сутки 7 дней в неделю. | —хема сопровождени€ информационной системы по ITIL
ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2016-12-04; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 631 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

Ћюди избавились бы от половины своих непри€тностей, если бы договорились о значении слов. © –ене ƒекарт
==> читать все изречени€...

755 - | 603 -


© 2015-2023 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.24 с.