Документаційне забезпечення управління.

Діяльність документознавців у сфері державного управління у предметному просторі документознавства,інформаційної діяльності та державного управління. Документаційне забезпечення управління.

Інформаційне забезпечення органів державної влади та управління є складною системою, яка характеризується наявністю широкого спектру напрямів інформаційно-комунікативної діяльності, при чому комунікація є рівноправною складовою інформаційного забезпечення, оскільки всі учасники інформаційного обміну в системі надання управлінських послуг є суб’єктами комунікативного процесу.

У системі державного управління, як і в інших предметних сферах діяльності, можна виділити такі основні категорії професіоналів, які здійснюють професійне інформаційне забезпечення органів державної влади:

- ті, хто навчається певній професії у навчальних закладах різного рівня;

- молоді спеціалісти - ті, хто починає працювати на робочих місцях; після спеціальної освіти;

- досвідчені професіонали;

- професіонали передпенсійного і пенсійного віку;

- „мігранти” з інших сфер діяльності.

Одним із спеціально визначених напрямів підготовки фахівців з інформаційного забезпечення для сфери державного управління є підготовка фахівців інформаційного профілю із функціональною спеціалізацією „документознавець, менеджер органів державної влади і управління ”, здійснювана за спеціальністю „Документознавство та інформаційна діяльність”. Даний напрям підготовки характеризується унікальним поєднанням специфіки предметного поля інформаційної діяльності та специфіки сфери державного управління у їх природному динамічному взаємозв’язку і взаємовпливі. Відповідно, формується особлива соціальна місія фахівців з інформаційної діяльності в органах державної влади, яка полягає у забезпеченні в умовах інформатизації сталого, демократичного розвитку суспільства і держави. Завдання фахівців з інформаційної діяльності у сфері державного управління - забезпечувати інформаційний зв’язок держави і суспільства, держави та громадян, у своїй діяльності практично реалізовувати демократичні принципи; розширювати умови для становлення громадянського суспільства, мотивувати розвиток його самоврядних дій засобами професійної інформаційної діяльності.

Н.М.Кушнаренко, М.С.Слободяник, Ю.М.Столяров, Г.М.Швецова-Водка та ін., дискутуються проблеми визначення структури цієї науки, її місця серед інших наукових дисциплін. Сучасні концепції документознавства є системоутворюючими для навчальної спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність”, в межах якої здійснюється підготовка фахівців з кваліфікацією „документознавець, менеджер органів державної влади і управління”.

Розвиток документознавства, як наукової дисципліни, призвів до введення у 90-х роках XX ст. у систему вищої освіти спеціальності „Доку- ментознавство та інформаційна діяльність”, призначеної для підготовки фахівців широкого профілю для системи документно-інформаційних комунікацій. У межах спеціальності відбувається динамічний розвиток і розширення переліку кваліфікацій, які відображають широту поля професійної діяльності фахівців з інформаційної діяльності у різних сферах соціальної практики.

У підготовці документознавців для сфери державного управління суттєво важливим є виділення у загальній структурі підготовки фахівців насамперед, напряму управлінського документознавства, до завдань якого входить обґрунтування сутності, структури і функцій управлінського документа та визначення закономірностей його функціонування у документ- ній інфраструктурі суспільства, вивчення структури і документної бази управління, функціонування новітніх технологій створення і обігу управлінської документації. Зазначені процеси є елементами загальної системи інформаційного забезпечення державного управління, в межах якої мають бути сформовані професійні компетентності майбутніх фахівців.

Діяльність держслужбовців виступає притаманним сфері державного управління способом організації діяльності. М.Вебер [13] називав такі характеристики посадовців на державній службі:

- регуляторна діяльність, необхідна для функціонування організації, приписується як офіційний обов’язок, існує чіткий поділ праці;

- запроваджена ієрархія, що передбачає контроль і нагляд за кожною ланкою нижчого рівня з боку вищого;

- операції та роботи скеровуються узгодженим комплексом правил для специфічних ситуацій або завдань, щоб забезпечити єдність;

- офіційні особи в бюрократичних організаціях повинні виконувати свої завдання безсторонньо, без упередження, фаворитизму.

Зокрема, М. Вебер стверджував, що праця, відповідно до певних правил в ієрархічній установі, де призначають на посади і просувають залежно від заслуг, набагато раціональніша, ніж призначення на посади на інших основах, зокрема, патронажу.

Слід зазначити, що М.Вебер у своїх роботах послуговувався терміном „бюрократія”, стосовно якого в суспільстві стало зберігаються негативні емоційні обертони: розуміння бюрократії як відірваності від народу, канцелярщини, зневажливого ставлення до суті справи тощо. М.Вебер першим почав прихильно дивитись на бюрократію і надані ним її характеристики будемо відносити до такого тлумачення бюрократії (за Політологічним словником): „...урядування, яке здійснюють постійні посадовці”[49].

Отже, підготовка документознавців для сфери державного управління є комплексною проблемою, розв’язання якої можливе на основі інтегрованого урахування здобутків науки і практики у взаємопов’язаних галузях, які сьогодні динамічно розвиваються і утворюють предметний простір майбутньої професійної діяльності фахівця - документознавство та державне управління.

Підготовка фахівців з інформаційного забезпечення, здійснювана для специфічної галузі - сфери державного управління - потребує інтегрованого підходу до визначення особливостей діяльності, необхідних особистісних рис, ціннісних установок, визначення необхідних професійних вимог. Аналіз комплексу зазначених особистісно-професійних вимог до фахівців є необхідною умовою побудови і ефективної реалізації навчально-виховного процесу їх підготовки.

У межах наукової дисципліни «Державне управління» систематизовано вимоги до держслужбовця, які відображають, насамперед, ціннісні, морально-етичні, соціально-психологічні аспекти його особистості, визначено основні риси професіоналізму державних службовців. У системних і концептуальних висновках, зроблених щодо перебігу кадрових процесів у державній службі, науковцями наголошується на необхідності звернення уваги на службовців і спеціалістів для інформаційно-аналітичної роботи, а також на необхідності якісної інформації у державному управлінні, на правдивості й доцільності інформації, що виходить від державних службовців, на умові надходження до системи державного управління тільки достовірної та об’єктивної інформації, інакше всі процеси, в яких використовується така інформація, неодмінно деформуються.

Чимало аспектів підготовки фахівців з інформаційного забезпечення державного управління сьогодні ще навіть не окреслені і не знаходяться у полі зору дослідників. Поміж цих проблем - підвищення кваліфікації фахівців з профільною освітою в галузі документознавства, проблеми перепідготовки фахівців (одержання другої вищої освіти), самоосвіти та додаткової освіти професіоналів, які працюють в органах державної влади тощо. Отже, професіоналізація фахівців інформаційного профілю у сфері державного управління, формування їх професійної позиції, інтеграція особисті- сних і професійно важливих якостей і умінь є сьогодні процесом, значною мірою, стихійним та прогностично невизначеним.

Професіоналізація - процес становлення професіонала - включає вибір людиною професії з урахуванням власних можливостей і здібностей, освоєння правил і норм професії, формування і усвідомлення себе як професіонала, збагачення досвіду професії за рахунок власного вкладу, розвиток своєї особистості засобами професії та ін.

Документаційне забезпечення управління.

Організація роботи з документами – важлива складова час­тина процесу управління і прийняття управлінських рішень, яка істотно впливає на оперативність та якість управління.

Процес прийняття управлінського рішення складається з:

- одержання інформації;

- її переробки;

- аналізу, підготовки і прийняття рішення.

Ці складові частини тісно пов'язані з документаційним за­безпеченням управління.

Документаційне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування, організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації їх архівного зберігання.

Діловодство – комплекс заходів із забезпечення ДЗУ підприємства або організації. Вважається, що ДЗУ є основною функцією діловодства.

Основні поняття діловодства.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює пи­тання документування таорганізації роботи з документами у процесі виконання уп­равлінських дій.

В установі діловодство являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до за­вершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його автоматизації залежить ефек­тивність управління в цілому.

Документування – це створення документів, тобто їх підго­товка, складання, оформлення та виго­товлення.

Організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту ство­рення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Систематизація архівного зберігання документів -визна­чення правил зберігання створюваної в організації інформації, її пошуку і викорис­тання для підтримки прийняття уп­равлінських та інших рішень.

Для одержання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яка визначається її кількістю, оперативністю, до­стовірністю, ступенем складності і вартості. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується, і саме управління, оскільки воно залежить від якості і достовірності, оперативності приймання і передавання інфор­мації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.

Для будь-якої організації життєво важливо постійно вдос­коналювати документаційне забезпечення управління. На жаль, сьогодні воно часто здійснюється стихійно, без урахування існую­чої нормативної бази І досвіду вдосконалення документаційного забезпечення управління.

Із збільшенням масштабів підприємства і кількості його співробітників питання про ефективність ДЗУ стає все більш ак­туальним:. Основні проблеми, які при цьому виникають:

- керівництво губить цілісну картину того, що відбувається на підприємстві;

- структурні підрозділи, не маючи інформації про діяльність один одного, не можуть ефективно працювати через незла­годженість, знижується якість обслуговування клієнтів і здатність організації підгримувати зовнішні контакти;

- як наслідок, спостерігається падіння продуктивності праці і виникає нестача ресурсів: людських, технічних, ко­мунікаційних та ін.;

- доводиться розширювати штат, вкладати кошти в облад­нання нових робочих місць, приміщень, комунікацій, на­вчання нових співробітників;

- для виробничих підприємств збільшення штату може спричинити зміну технології виробництва, що, в свою чергу, буде вимагати додаткових інвестицій.

Усвідомивши важливість вдосконалення ДЗУ, організації неминуче роблять масу помилок, намагаючись його автоматизу­вати. Тут вирішальною можна назвати проблему вибору методів автоматизації. Найбільш розповсюджене рішення полягає в авто­матизації окремих робочих місць (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера або керівника. Основний недолік такого підходу – відсутність функціональних зв'язків автоматизації при­кладних процедур з автоматизацією діловодства.

Система автоматизації діловодства включає засоби і прави­ла створення документів, ведення електронного архіву, підтрим­ки документообігу і спирається на програмно-технічні платформи підприємства. Всі інші складові управління повинні ґрунтуватись на системі ведення діловодства з метою ефективного використан­ня інформації для досягнення поставлених завдань і вирішення проблем, які стоять перед організацією. З точки зору комплексної автоматизації діяльності підприємств прикладні інформаційні си­стеми повинні спиратись на програмно-технічні платформи і систему автоматизації діловодства. Таким чином, перед підприємством, яке прагне створити ефективне середовище об­робки інформації, постають два важливих завдання:

- вдосконалення всієї роботи з підготовки та обробки доку­ментальної інформації шляхом створення механізму ДЗУ;

- вибір правильної стратегії автоматизації.

Основною проблемою традиційної технології управління до­кументообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу.

В сучасній організації основними технологічними інстру­ментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені па ро­бочих місцях і поєднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця персоналу, який працює з документами в структурних підрозділах організації, з'являється можливість ви­користовувати мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід процесу роботи з документами.

Можна виділити такі основні види роботи з документами:

Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування та ін.). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші типи доку­ментів.

Управління документами (document management ). Передба­чається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління докумен­тами забезпечують ефективне зберігання і обробку цих даних.

Пересилання документів (e-mail ). Це поштові системи, які забезпечують пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп'ютерної мережі. Це можуть бути системи від найпростіших систем елек­тронної пошти до розвинутих організаційних систем, які дозволя­ють, наприклад, пов'язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.

Групова робота над документами (groupware ). Ці системи дозволяють групі користувачів комп'ютерної мережі паралельно працювати над спільними документами. При цьому може забезпе­чуватись оперативне відслідковування всіх змін і версій.

Управління потоком робіт (workflow ). Ці системи автомати­зують складні багатокрокові алгоритми роботи з документами в організації. Кожний тип документа може мати специфічні алго­ритми обробки і маршрути руху.

Принципи створення інформаційних систем документообігу і загальні вимоги до системи електронного документообігу ґрунтуються на:

- Системності – між структурними елементами системи встановлені такі зв'язки, які забезпечують її цілісність і взаємодію з іншими системами;

- відкритості – система створюється з урахуванням мож­ливості поповнення і оновлення її функцій без порушен­ня порядку функціонування;

- сумісності – при створенні системи використовуються інформаційно-технологічні інтерфейси, завдяки яким во­на може взаємодіяти з іншими системами;

- стандартизації (уніфікації) при створенні системи, по можливості, використовуються типові, уніфіковані і стан­дартизовані рішення;

- ефективності – в результаті розробки системи забезпе­чується раціональне співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами.

Основні вимоги до систем електронного документообігу:

1. Масштабованість. Бажано, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів, здатність системи нарощувати потужність визнача­лась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення.

2. Розподіленість. Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіальнорозподілених організаціях.

3. Модульність. Система повинна складатись з окремих модулів, інтегрова­них між собою, на випадок, якщо користувачу системи не потрібно одразу впровадження всіх компонентів системи доку­ментообігу, або спектр завдань організації вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

4. Відкритість. Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції з іншими системами.