Учетные регистры и их классификация

Тема 10. РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Учетные регистры и их классификация

Оборотно-сальдовые ведомости, их контрольное значение

Шахматные ведомости, их контрольное значение

 

Учетные регистры и их классификация

 

Данные первичных документов, отражающих хоз. операции, после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность.

Учетные регистры — это специальные бухгалтерские документы, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников, используемые для составления финансовой отчетности. По своему строению и содержанию учетные регистры могут быть самыми разнообразными, но они имеют и ряд общих признаков, по которым учетные регистры можно классифицировать:

 

По внешнему виду (или форме) различают следующие виды учетных регистров:

1) Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

а) Карточки – предназначенные для длительного пользования бланки с отпечатанной таблицей. Они изготавливаются из плотной бумаги или неплотного картона, их между собой не скрепляют. Они применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ве­домостей карточки, как правило, применяются на ограниченных уча­стках работы. Они используются для аналитического учета МПЗ.

Они наглядны, их несложно сортировать, удобны для работы.

б) Ведомости - представляют собой отдельные листы или листы, скре­пленные между собой. Использование ведомостей обеспе­чивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распре­делить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы. Открываются, как правило, на месяц или квартал. Свободные листы предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров.

К этому виду учетных регистров относятся ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера, разработочные таблицы.

в) Книги - это сброшюрованные в одном переплете свободные листы определенного формата и графления. Применение книг ограничено, т.к. работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя и какую-то конкретную книгу должен вести только один человек (например, кассовую книгу).

В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем делается надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях, т.к. все страницы книги пронумерованы.

г) Машинограммы – бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (ЭВМ). Компьютеры, используемые для решения учетных задач, позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической систематизации любой степени обобщения (информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей.

2) К регистрам на безбумажной основе относят учетные таблицы, сформированные или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках), или оптических (лазерных компакт-дисках).

По способу группировки (по видам учетных записей)

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу).

Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление основных средств, расход де­нежных средств по датам текущего месяца и т.д.).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками (группируются по определенным объектам учета). Примерами такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом, Кассовая книга.

Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление основных средств, расходные кассовые операции и т. д.).

В комбинированных регистрах объединяются систематические и хронологические записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи, и счета, на которых ведутся систематические записи. Систематическая и хронологическая записи как формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в одном учетном регистре — журнале-ордере или мемориальном ордере, машинограмме, где они дополняют друг друга.

 

По объему информации (по степени обобщения)

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера, Главная книга.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с поясне­ниями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).