Жанры деловой речи. Понятие делового документа

Как уже отмечалось, официально-деловой стиль обслуживает сферу официально-деловых отношений, область права, государственной политики и реализуется в основном в письменной форме, в текстах различных документов. Документом называется деловая бумага, имеющая юридическую значимость. Владение нормами официально-делового стиля предполагает знание правил составления документов различных жанров.

Жанры делового стиля весьма разнообразны, при их классификации учитывается множество критериев. Так, по степени стандартизации, устойчивости выделяются следующие группы документов: 1) предельно стандартные, которые без стандартной формы теряют свою юридическую силу (паспорт, диплом, свидетельства о рождении, о браке, о смерти ); 2) документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства коммуникации составляющиеся по определенному стереотипу (ноты, договоры, коммюнике); 3) документы, не требующие при их составлении обязательной стандартной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма).

Документы можно классифицировать и по принадлежности к определенным подстилям официально-делового стиля. Так, заявление, докладная записка, доверенность, служебная записка, акт, счет, письмо характерны для канцелярского (собственно делового подстиля); закон, постановление, договор – для юридического (законодательного) подстиля; соглашение, договор, коммюнике – для дипломатического подстиля. Как видим, деловой стиль отличается жанровым многообразием, которое регулирует возможные схемы поведения в различных ситуациях деловой сферы.

Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению: личные, директивные, административно-организационные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет определенную структуру и определенную текстовую форму.

Всякий документ по структуре может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания ( их называют реквизитами). Это данные: 1) об адресате (кому адресован данный документ); 2) об адресанте (кто является автором документа); 3) наименование жанра документа; 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа.

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте “Организационно-распорядительная документация. Основные положения” (М.: Главархив, 1975).

К текстам документов личного характера относятся в частности заявление, доверенность, автобиография.

Заявление – документ личного характера, содержащий просьбу о чем-либо. Заявление представляет собой следующий набор реквизитов: 1) наименование адресата (того, к кому обращена просьба); 2) наименование адресата (заявителя); 3) наименование жанра документа. Далее следуют формулировка просьбы и краткой, но исчерпывающей аргументации. Наконец, дата и подпись. Например:

 

Декану юридического факультета

Брянского госуниверситета

им. акад. И.Г.Петровского

Тарасовой И.А.

студента 1-го курса1-й группы

дневного отделения

Иванова В.В.

заявление.

Прошу освободить меня от учебных занятий с 11 по 13 ноября 2002 г. по семейным обстоятельствам.

10. 11. 01 Иванов

 

Следует обратить внимание на то, что наименование адресата пишется в правом верхнем углу; фамилия, имя, отчество и другие сведения об адресанте приводятся под сведениями об адресате с предлогом от или без него. В настоящее время по канцелярской традиции более предпочтительной является форма родительного падежа без предлога. Слово “заявление” пишется со строчной буквы посередине строки, и после него ставится точка. Текст заявления пишется с красной строки, дата ставится после текста слева, подпись – справа.

Другой распространенный жанр документа, с которым приходится иметь дело, - доверенность. Это документ, представляющий собой поручение кому-либо осуществить определенные действия, передача определенных прав доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты: 1) наименование жанра документа; 2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность, адрес, паспортные данные); 3) точное и исчерпывающее перечисление круга доверяемых полномочий или прав; 4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные); 5) дата; 6) подпись. При этом доверенность имеет юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя юридически заверена должностным лицом – руководителем какой-либо организации или нотариально. Например:

Доверенность

Я, Смирнов Виталий Иванович (паспорт VI-МД № 67809, выдан Советским РОВД г. Брянска 10 октября 1971 г.), в связи с болезнью доверяю моей жене Смирновой Екатерине Андреевне (паспорт VI-МД № 68345, выдан Бежицким РОВД г.Брянска 3 мая 1973 г.) получить мою заработную плату за октябрь 2002 г. в сумме 3500 (трех тысяч пятисот) рублей.

28.10.02. Смирнов

Автобиография представляет собой документ личного характера, в котором сообщаются социально значимые сведения личной жизни автора (дата и место рождения, сведения о родителях, образование, место работы, местожительство, семейное положение). Автобиография составляется в более или менее произвольной форме.

К распорядительным документам относятся постановление, распоряжение, приказ. Эти документы представляют собой нормативно-директивные акты, выражающие волеизъявление автора и побуждающие адресата поступать определенным, должным образом. Наиболее распространенным из этих жанров является приказ. Он применяется в практике управления и издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения или организации (приказ о приеме на работу, об увольнении, о командировках, о переводе на другую должность и др.).

К административно-организационным документам относятся контракт, договор, устав, планы, отчеты. Наиболее распространенным из этих документов является контракт. Его оформление, как правило, не представляет трудностей, поскольку контракт является готовым бланком, формуляром, в котором предстоит заполнить лишь отдельные строки.

К числу информационно-справочных документов следует отнести справки, докладные и служебные записки. Справки содержат описание каких-либо фактов. По содержанию они обычно делятся на две группы: справки служебного характера, содержащие информацию о фактах и событиях производственной сферы, и справки личного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и удостоверяющие какой-либо факт. Докладная (служебная) записка представляет собой документ, адресованный руководителю учреждения или организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте; он содержит выводы и предложения составителя.

В практике управленческой деятельности часто применяются деловые письма, служащие для оперативного решения многочисленных вопросов. По функциональному признаку служебные письма можно разделить на две группы: инициативные письма, т.е. письма-запросы, и ответные письма. К инициативным письмам относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-напоминание, письмо-рекомендация, сопроводительное письмо, гарантийное письмо. К письмам-ответам относятся письмо-ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-отказ, письмо-подтверждение.

Таковы основные жанровые разновидности административно-канцелярского подстиля официально-делового стиля речи. Юридический и дипломатический подстили не отличаются большим разнообразием жанровых форм. К юридическому подстилю следует отнести тексты законодательных актов и постановлений, правил и инструкций, гражданских и уголовных процессуальных актов. Эти тексты направлены на регулирование отношений между людьми, носят информативно-директивный характер.

Дипломатические документы (нота, петиция, коммюнике, меморандум) также в значительной мере формализованы, отличаются большим влиянием этикетных формул. Выражение в них должно быть чрезвычайно корректным, недопустимо использование резких, грубых формулировок.