Учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций …… (от 11 марта 2014 г. N 3210-У) наличные денежные средства под отчет выдаются работникам на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Исходя из сложившейся практики подотчетные суммы могут выдаваться в следующих случаях:
- на оплату расходов при служебных командировках;
- на хозяйственно-операционные расходы, включая приобретение товарно-материальных ценностей на нужды организации;
- на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно (как правило, для лиц, занятых в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) и др;
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться в наличной и безналичной формах.

Напрямую действующее законодательство не содержит требования о том, что руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет, тем более что в части оплаты командировочных расходов утвердить такой список затруднительно.

В части хозяйственно-операционных расходов (приобретение материальных ценностей, оплата хозяйственных расходов и т. п.) утвердить такой список желательно.

Размеры выдаваемых под отчет наличных денежных средств и сроки, в течение которых подотчетные лица должны произвести соответствующие расходы и отчитаться об использовании подотчетных сумм, рекомендуется определять письменным приказом руководителя организации в обязательном порядке. Как возможный вариант, величина подотчетных сумм и сроки представления отчета об их использовании могут определяться в каждом отдельном случае руководителем организации или иным уполномоченным на то лицом.

В случае, когда организация наряду с размерами и сроками использования подотчетных сумм определяет список подотчетных лиц, данные вопросы рекомендуется отражать в едином приказе.

При определении размеров выдаваемых под отчет наличных денежных средств можно отталкиваться от установленного действующим законодательством предельного размера расчетов наличными деньгами. В настоящее время данная величина составляет 100 тыс. руб., что определено Указаниями Центробанка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Как было указано в письме Центробанка России от 04.12.2007 № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У», в том случае, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником на основании доверенности или уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, в обязательном порядке должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами. В случае же расходования сотрудниками полученных под отчет наличных денег в связи со служебными командировками требования о соблюдении предельного размера расчетов наличными денежными средствами (в том числе при оказании сотрудникам услуг) применяться не должны. Это объясняется тем, что в таких случаях соответствующие расходы работник оплачивает от своего имени, а не от имени своего работодателя.

Нарушение предельного размера расчетов наличными деньгами, включая случаи осуществления расчетов через подотчетное лицо, влечет за собой административную ответственность, предусмотренную ст. 15.1 КоАП РФ. Руководитель организации или иное ответственное должностное лицо организации может быть наказан штрафом в размере от 4 до 5 тыс. руб., а на организацию может быть наложен штраф в размере от 40 до 50 тыс. руб.

В пределах вышеуказанной величины размеры выдаваемых под отчет наличных денежных средств определяются исходя из направлений расходования денежных средств и иных обстоятельств.

Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства должны выдаваться в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В расчет при определении суммы, выдаваемой командируемому сотруднику, должны приниматься длительность командировки, установленный в организации размер суточных, планируемые расходы на оплату проезда и проживания.

Средства для оплаты разовых закупок материальных ценностей рекомендуется выдавать на срок не более 10 календарных дней. Если ответственное должностное лицо организации постоянно занято оплатой хозяйственно-операционных расходов, закупкой общехозяйственных материалов и т. п., наличные средства ему могут выдаваться на соответствующий календарный месяц.

Для оплаты командировочных расходов наличные денежные средства выдаются на срок служебной командировки.

В каждом конкретном случае сроки, на которые выданы наличные денежные средства, рекомендуется отражать в документах, на основании которых производится их выдача. По сложившейся практике подотчетные суммы испрашиваются работниками на основании письменного заявления на выдачу аванса. В силу норм п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций письменное заявление подотчетного лица оформляется в произвольной форме - достаточно оформления заявления на обычном листе бумаги. На каждом заявлении подотчетного лица руководителем организации должны быть оформлены собственноручная надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись и дата оформления такой резолюции.

В конце года подотчетные суммы должны выдаваться на такой срок, чтобы работник успел отчитаться до 31 декабря. Исключение могут составлять случаи направления работников в служебную командировку, которая начинается в конце текущего года, а заканчивается уже в другом календарном году.