Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.
С 2012 г. не надо согласовывать с банком максимальный лимит остатка наличных, который можно хранить в кассе. Лимит остатка наличных денег нужно будет рассчитывать самостоятельно с учетом наличной выручки (объема выданных денег) и периодичности сдачи денег в банк. Накопление денег сверх лимита будет допускаться не только в дни выплаты зарплаты, но и в выходные (праздничные дни), если в такие дни компания осуществляет кассовые операции. Причем сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить в кассе до пяти рабочих дней.
С 2012 года правила выдачи подотчетных сумм изменены. В частности, чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Кассир может выдать деньги на основании заявления, в котором руководитель сделал надпись о сумме и сроке (приказ со списком подотчетных лиц больше издавать не надо). А авансовые отчеты нужно будет сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу.
Сумма штрафа за превышение лимита:
- для организации - от 40 000 до 50 000 рублей.
- для руководителя – административный штраф от 4 000 до 5 000 рублей.
Касса должна проверяться (подвергаться ревизии). Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом активном счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:
50-1 "Касса организации"
50-2 "Операционная касса",
50-3 "Денежные документы" и другие.
На субсчете 50-1 "Касса организации в рублях" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в операционных кассах. Например, это - билетные кассы, кассы отделений связи и т.д. Этот субсчет может быть открыт организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы в рублях" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Поступления в кассу
Д 50 К 51 - Получены денежные средства с расчетного счета в кассу
Д 50 К 75 - Внесен вклад учредителя в уставный капитал в виде наличных денег
Д 50 К 62 - Поступили денежные средства от покупателя в счет задолженности по проданным товарам
Д 50 К 62 - Поступил аванс от покупателя
Д 50 К 71 - Поступили неизрасходованные средства, выданные ранее подотчетному лицу
Д 50 К 91 - Оприходованы в кассу излишки денежных средств, выявленные при ревизии кассы (инвентаризации)
Д 50 К 90 - Выручка от продажи товаров поступила в кассу организации
Д 50 К 91 - Выручка от продажи прочих активов поступила в кассу
Д 50 К 76 - Оплачена покупателем в кассу задолженность по прочим услугам
Д 50 К 73 - Внесена в кассу сумма переплаты заработной платы работниками организации
Д 50 К 73 - Внесена в кассу сумма возмещения недостачи виновными лицами (работниками организации)
Д 50 К60 - Получены в кассу денежные документы от поставщика
Выбытия из кассы
Д 51 К 50 - Переданы денежные средства из кассы на расчетный счет
Д 70 К 50 - Выплачена из кассы заработная плата
Д 76 К 50 - Выплачена из кассы депонированная заработная плата
Д 71 К 50 - Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу
Д 94 К 50 - Выявлена при ревизии кассы (инвентаризации) и списана недостача денежных средств
Д 60 К 50 - Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги
Д 62 К 50 - Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам
Д 57 - К 50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору
Учет денежных документов. Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
