Аудит системы документации и документооборота включает:
- проверку на соответствие требованиям нормативных документов, регулирующих систему документации и документооборота;
- анализ системы документации и документооборота;
- оценка эффективности документооборота.
Общие требования к составлению и оформлению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сформулированы в ст. 9 и ст. 10 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Контроль соблюдения этих требований происходит на протяжении всей проверки.
При аудите организации бухгалтерского учета изучается система документации и устанавливаются:
- порядок оформления документов (составление, санкционирование, утверждение);
- использование типовых унифицированных форм первичной учетной документации;
- утверждении в соответствии с требованиями ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» применяемых нетиповых форм первичных документов;
- соответствие содержания нетиповых форм первичных документов требованиям ст. 9 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ;
- необходимость и целесообразность использования нетиповых форм первичных документов;
- порядок использования бланков строгой отчетности;
- порядок хранения документов бухгалтерского учета.
Аудитор устанавливает наличие у организации разработанного и утвержденного графика документооборота. При изучении и анализе графика документооборота необходимо выяснить:
а) охватывает ли график все документы;
б) охватывает ли график все этапы прохождения документа (создание, поступление документа от сторонней организации, утверждение документа, регистрация документа, отправка документа сторонней организации, текущее хранение в организации, передача документа в архив, уничтожение документа)
в) увязан ли график с должностными инструкциями;
г) предусмотрены ли средства контроля за соблюдением графика;
д) соблюдается ли график документооборота.
При этом могут быть выявлены несанкционированные операции, дублирование документов, потери рабочего времени при прохождении документов по подразделениям и отдельным исполнителям, неоднократность прохождения документов через руководителей и другие отклонения, а также формальный подход к составлению графика документооборота.
Оценка эффективности системы бухгалтерского учета
Оценку эффективности системы бухгалтерского учета аудитор проводит с учетом того, насколько хорошо она организована с точки зрения предотвращения или обнаружения и исправления существенных искажений. Система бухгалтерского учета считается эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:
- операции в учете правильно отражают временной период осуществления;
- операции в учете зафиксированы в правильных суммах;
- операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;
- зафиксированы детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;
- ограничена возможность появления злоупотреблений.
Оценку эффективности системы бухгалтерского учета аудитор проводит на основе теста-опросника. При составлении теста необходимо следовать правилу, согласно которому ответ «да» предполагает обеспечение надежной системы внутреннего контроля, а «нет» - нежелательную практику.
По результатам проведенного теста определяются также аспекты, требующие пристального внимания как администрации (для устранения недостатков СВК), так и аудитора (для минимизации рисков при последующей детальной проверке).
Аудит учетной политики
Задачи аудита учетной политики:
изучение системы организации бухгалтерского учета;
оценка учетной политики;
характеристика системы документации и документооборота.
Информационной базой для ознакомления с содержанием учетной политики являются:
- приказ (распоряжение) об учетной политике организации;
- рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- перечень утвержденных форм первичных документов, регистров бухгалтерского учета и форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- правила документооборота и технологии обработки учетной информации;
- утвержденные методики учета отдельных показателей и другие приложения к приказу об учетной политике проверяемой организации;
- пояснительная записка, которая раскрывает сведения, относящиеся к учетной политике организации, избранные при формировании учетной политики, отличные от предыдущего года способы ведения бухгалтерского учета, а также изменения в учетной политике, существенно влияющие на оценку и принятие решений пользователей бухгалтерской отчетности в отчетном году или в периодах, следующих за отчетным.
При проверке аудитор выясняет:
1. Кто является ответственным лицом за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций, за формирование учетной политики;
2. Наличие и состав распорядительных документов по учетной политике;
3. Соответствие форм и сроков принятия документов по учетной политике требованиям нормативных актов;
4. Последовательность применения учетной политики;
5. Наличие способов учета, отличных от установленных нормативными документами, но позволяющих достоверно и полно отразить имущественное состояние и финансовые результаты;
6. Полноту раскрытия избранных при формировании учетной политики способов ведения учета, существенно влияющих на оценку и принятие решений пользователями отчетности.
С целью анализа приказа об учетной политике аудитор может провести его тестирование. Тест может содержать следующие вопросы:
1. организационная форма ведения учета;
2. порядок проведения инвентаризации;
3. применяемая форма бухгалтерского учета;
4. объем, сроки, адреса представления отчетности;
5. способы ведения учета;
6. оценка имущества;
7. способы начисления амортизации;
8. порядок формирования резервов.
Общая оценка учетной политики проводится в соответствии с утвержденной во внутрифирменных стандартах методикой оценки.
Типичные нарушения:
1. отсутствуют обязательные приложения к учетной политике:
- график документооборота;
- рабочий план счетов;
- внутренняя отчетность (состав, форма, порядок и сроки предоставления);
- положения о бухгалтерии, должностные инструкции;
- порядок проведения инвентаризации;
- перечень лиц, имеющих право подписи на первичных документах,
2.организацией применяется метод списания, который не отражен в учетной политике;
3. учетная политика датирована текущим годом.
