Управління формальними групами.

Формальні групи - це такі утворення в межах організації, які створюються за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. В організаціях існує три типи формальних груп:

Командна група керівника складається з керівника та його безпосередніх підлеглих, які, в свою чергу, також можуть бути керівниками (президент компанії та віце-президенти).

Виробничі (робочі) групи складаються з осіб, які разом працюють над одним завданням (виробнича бригада).

Комітети - це особливі види груп, яким надані повноваження для виконання певного завдання або комплексу завдань (ради, комісії, цільові групи тощо). Комітети в організаціях зустрічаються повсюдно і створюються найчастіше для вирішення конфліктних ситуацій, генерації ідей, рекомендації певного плану дій тощо.

Спеціальний комітет - це тимчасова група, сформована для досягнення певної мети чи виявлення певної проблеми.

Постійний комітет - перманентне діюча група всередині організації, яка має конкретну мету (наприклад, рада директорів).

Більшість теоретиків і практиків менеджменту рекомендують використовувати комітети у випадках, коли група здатна виконати роботу ліпше, ніж одна особа, або коли організація, передаючи всю владу в руки однієї людини, піддає себе значному ризику. Наведемо кілька прикладів ефективного використання комітетів:

1. Проблема вимагає великого досвіду в певній галузі

2. Передбачуване рішення може бути непопулярний, а використання комітету як органу групового прийняття рішення може послабити невдоволення персоналу.

3. Необхідність координування роботи різних підрозділів.

4. Недоцільність і небажаність зосередження влади в одних руках.

5. Колективне прийняття рішення може піднести дух організації, і комітет здатний залучити підлеглих до процесу прийняття рішення.

Типові помилки стосовно комітетів:

 відсутність чіткого описання прав та обов'язків комітету;

 неоптимальна чисельність комітету;

 сповільнене прийняття та виконання рішення тощо.

3. Особливості управління неформальними групами

Ефективне управління формальними групами в організації має вирішальне значення, однак в переважній більшості ситуацій стереотипи поведінки та стосунків членів організації відходять від формального плану. Дійсна модель може відрізнятися від формального плану за двома причинами:

 формальний план може бути неповним (він може взагалі не включати модель поведінки у тому вигляді, якою воно є в дійсності);

 деякі компоненти дійсної моделі поведінки можуть суперечити планові

Причини відмінностей дійсної та формальної моделей організації:

1. Неповнота формальної організації. 2. Конфлікти між формальною та неформальною структурами.

Процес створення та розвитку неформальних організацій, а також причини вступу людей до них, характеризується певними особливостями:

1. Опір змінам. 2. Неформальні лідери.

У моделі Д.Хоманса під видами діяльності розуміють реалізацію персоналом певних завдань, у процесі виконання яких люди вступають у взаємодію, яка сприяє виникненню певних позитивних та негативних почуттів, емоцій у стосунках один з одними з керівництвом.

Існують певні труднощі в управлінні неформальними групами, оскільки:

 на початкових стадіях існування групи про неї існує, як правило, невисока думка керівництва;

 групи можуть діяти непродуктивне;

 прийняті норми поведінки в групі можуть бути відмінними від формальних, традиційних;

 існування чітко вираженої тенденції опору змінам.

Найбільш відомі рекомендації щодо успішного управління неформальними групами зводяться до таких пунктів:

1. Визнати існування неформальної організації і усвідомити, що її знищення призведе до негативних наслідків. 2. Знати думку членів і лідерів неформальних гр.. 3. Перед будь-якими діями спробувати спрогнозувати можливу негативну реакцію неформальної групи. 4. Надати можливість лідерам або членам групи брати участь у виробленні та реалізації рішень з метою послаблення опору змінам. 5. Оперативно доводити до відома персоналу об'єктивну інформацію про стан справ в організації з метою попередження розповсюдженню чуток.

4. Розвиток груп.

Групи, що виникають і функціонують в організаціях, проходять приблизно одні й ті ж стадії групового процесу. Так, Бернард Басс визначив чотириступінчастий процес розвитку групи:

1. Взаємне визнання 2. Прийняття остаточного рішення.

3. Мотивація 4. Контроль

Інші автори підходять до періодизації розвитку груп більш деталізовано і виділяють такі стадії їх розвитку:

1. Формування нової групи (індивіди шукають і визначають свої ролі).

2. Набуття навиків. Наступною стадією розвитку груп можна, вважати вияснення форм та методів діяльності.

3. Зміцнення. На третій стадії розвитку групи можна говорити про її зміцнення. Тут люди виступають як сформована група.

4. Розподіл на клани. На цій стадії, як правило, критикани знаходять один одного, інші члени групи теж знаходять підтримку однодумців.

5. Внутрішня гармонія. П'яту стадію розвитку групи можна назвати "щаслива сім'я".

6. Подрібнення. Описана в попередньому пункті стадія може стати для багатьох груп кінцевою, або тривати досить довго.

7. Ідеальна група. Така група відкрита і всередину, і назовні. Співробітництво і комунікації здійснюються гнучко та цілеспрямовано. Ролі та норми не мають чітких контурів. До такої групи легко приєднатися, а члени цієї групи можуть бути членами багатьох інших груп. Група спирається на власні та зовнішні відносно неї ресурси.