Управление финансовой базой издания производится с помощью одного из важнейших финансовых документов – бюджета. Бюджет редакции выступает основой финансового контроля ее деятельности. Данный документ определяет и жестко регламентирует то, каким образом редакция зарабатывает и расходует средства, благодаря чему обеспечивает существование СМИ. Бюджет обычно принимается на год, в нем фиксируются все планируемые суммы расходов и доходов медиапредприятия, их цели и источники.
При грамотно осуществляемой финансовой политике медиапредприятия, в нем должны быть приняты три основополагающих финансовых документа: бизнес-план редакции (чем зачастую пренебрегают редакции, лишая себя стратегического плана и важного инструмента контроля за эффективностью своей деятельности), бюджет редакции – инструмент финансового планирования ее деятельности, и баланс расходов и доходов редакции, позволяющий контролировать ее финансовое состояние.
На основе бюджета редакции разрабатывается баланс расходов и доходов: бухгалтеры регулярно сводят баланс, ведя расчет доходов и расходов по всем бюджетным статьям. По итогам этих расчетов они определяют прибыль или, наоборот, дефицит, возникший в результате превышения расходов над доходами, о чем информируют руководителей медиапредприятия.
Необходимо отметить, что в бюджете указываются не только статьи расходов и доходов редакции с планируемыми суммами по ним, но и, как уже было сказано, цели существования этих статей и источники их осуществления. Ознакомитесь самостоятельно поподробнее, теперь рассмотрим, каким образом составляется бюджет редакции на год.
В оперативный бюджет редакции закладываются предполагаемые доходы и расходы медиапредприятия на предстоящий год. Он разрабатывается на основе нескольких отдельных разделов, таких, как: бюджета рекламы, бюджета тиража, бюджета производства, бюджета оплаты труда и прочее.
Бюджет составляется на основе показателей деятельности редакции предыдущего года с учетом ее прогнозирования на будущее (вот для чего нам нужен бизнес-план – в нем прописываются основные задачи редакции на год/несколько лет вперед) + с учетом инфляции.
На первом году деятельности редакции спланировать статьи ее доходов и расходов достаточно сложно, поскольку в основу планирования ложится лишь опыт сходных компаний этой же отрасли. В конце года фактические показатели работы редакции значительно облегчат планирование бюджета на следующий год.
Наиболее эффективным способом планирования бюджета является тот, когда с учетом бизнес-плана составляются бюджеты по подразделениям редакции (отдела рекламы, отдела маркетинга, отдела распространения и прочее), а затем составляется общий бюджет редакции. При таком дроблении вопроса необходимо, чтобы каждый отдел работал в рамках общего направления, а не тянул одеяло на себя. Такой общей направляющей финансового планирования выступает как принятый в редакции бизнес-план, так и план выпуска номеров на год. Они служат отправной точкой при разработке бюджетов подразделений.
Бюджет рекламы
Бюджет рекламы планирует сколько рекламной площади будет продаваться в каждом номере каждую неделю, месяц, и в целом за год. Этот план основывается на прогнозировании того, какой будет ситуация на рекламном рынке и каковы будут тенденции его развития. Бюджет рекламы включает как объем рекламных полос, так и доход от рекламы для каждого номера в отдельности. Для подсчета рекламных доходов умножают объем предполагаемый рекламной площади на рекламные расценки редакции.
Бюджет тиража
В бюджете тиража определяется, сколько экземпляров издания будет продаваться ежедневно или еженедельно и в целом за год через разные каналы распространения. В бюджете тиража должно быть определено не только количество проданных экземпляров, но и доходы от продаж.
Бюджет производства
После того, как составлены бюджеты рекламы и тиража, результаты планируемых в них продаж могут быть перенесены в бюджет производства. Таким образом, процесс планирования бюджета переходит в стадию планирования производственных расходов проекта.
Бюджет оплаты труда
Каждый отдел представляет смету своих расходов на каждый месяц, включая затраты на оплату труда. Затем эти расходы объединяют в общую статью бюджета «Фонд оплаты труда». Расходы на оплату труда включают в себя оклады, дополнительные выплаты и налоги на фонд оплаты труда. Эти затраты являются постоянными, поскольку осуществляются независимо от объема и реализации газеты. Затраты на оплату труда являются самыми крупными постоянными издержками. Бюджет должен предусматривать, что оклады работников в течение года могут меняться, необходимо это учитывать при планировании. Чтобы подсчитать общие годовые затраты на оплату труда, прибавьте к суммам окладов за год и дополнительных выплат сумму налогов на фонд оплаты труда.
Гонорары, начисляемые штатным и нештатным журналистам, в затраты на оплату руда не включаются, так как являются переменными издержками, поскольку их сумма варьируется от номера к номеру в зависимости от объема газеты. Какую сумму гонораров следует предусмотреть в оперативном бюджете? Умножаем планируемое число редакционных полос на среднюю сумму гонораров за полосу, выплачиваемых в настоящий момент, с поправкой на прогнозируемый уровень инфляции.
Бюджет капиталовложений
Оперативный бюджет не включает в себя капитальные затраты. Инвестирование – предмет отдельного бюджета. В бюджете капиталовложений указывается, какие активы нужно приобрести или заменить в следующем году, предусматривается их финансирование.
Бюджет денежных средств
После составления оперативного бюджета и бюджета капиталовложений, переходят к составлению бюджета денежных средств. План движения денежных средств прогнозирует финансовые поступления и расходы вашей компании на протяжении года. Он помогает руководству сориентироваться, обладает ли компания необходимыми ресурсами для осуществления деятельности и выполнения финансовых обязательств. Если ресурсов недостает, то руководство планирует их пополнение за счет кредитов.
В конце очередного финансового года главный бухгалтер представляет руководителям редакции итоговой финансовый документ, состоящий из двух частей – бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках. В соответствии с правилами бухгалтерского учета здесь показано состояние финансового хозяйства редакции, направление и размеры финансовых потоков – входящих и уходящих. В бухгалтерском балансе представлен «актив» редакции: хозяйственные средства, находящиеся в ее распоряжении, ее основной и оборотный капитал. Указан «пассив» редакции: - источники ее хозяйственных средств – собственные источники (уставной капитал, прибыль, акции редакции и пр.) + заемные источники (ссуды, невыплаченная зарплата, аренда и прочее).
В отчете о прибылях и убытках показаны финансовые результаты деятельности редакции по всем доходным и расходным статьям, размеры ее прибыли и убытка.
