Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налог на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости позаработной плате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени и иные документы.
В практике налоговыми инспекторами допускается, что если в штатном расписании предусмотрена должность юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении организация уже не может. Однако арбитражная практика подтверждает, что для учета расходов при расчете на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).
Кроме того, подробно составленные должностные инструкции, трудовые договоры и штатное расписание как письменные средства доказательства в судебном разбирательстве устанавливают производственную необходимость расходов организации на командировки и расходы на подготовку и переподготовку кадров.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию.
Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. О правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст. 66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала — это формирование достаточной базы нормативных документов.
Вопрос 51. Трудовой договор.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
В трудовом договоре указываются:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
- ИНН (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
Согласно последним изменениям в законодательстве России, бланк трудового договора обязательно должен иметь такие реквизиты:
• имя, отчество и фамилию работника;
• данные о работодателе, заключившем трудовой договор;
• наименование должности и обязанности работника
• обязанности работодателя
• ИНН работодателя;
• условия труда
• документы, удостоверяющие личность работодателя и работника;
• дату и место составления договора, подписи сторон.
Общие обязанности сторон по договору приведены в статье 56 ТК РФ, а обязательный перечень данных, необходимых к отражению в трудовом договоре — статье 57 ТК РФ. Образец трудового договора между обеими сторонами заключается исключительно в письменной форме в двух одинаковых экземплярах по одному для каждой стороны, к этому обязывает 67 статья ТК РФ.
Договор вступает в законную силу только после его подписания обеими сторонами или со дня, когда работник фактически приступает к выполнению своих обязанностей. Форма бланков трудовых договоров не является унифицированной, и может разрабатываться каждой компанией отдельно, согласно специфике своей деятельности. Все изменения в условия договора вносятся по обоюдному согласию обеих сторон в письменном виде, в виде дополнения к договору.
Трудовые договора могут заключаться на:
• неопределенный период времени;
• период не больше 5-ти лет или иными словами «срочный трудовой договор».
Согласно законодательству РФ, договор заключается только с лицами, достигшими шестнадцатилетнего возраста. Исключения – театр, кинематограф, театральные и концертные организации, в которых разрешается заключение договора с лицами младше четырнадцатилетнего возраста.
Трудовой договор может быть прекращен в таких случаях: обоюдного согласия между сторонами или невыполнения одной из них, условий договора. Понятие «расторжение трудового договора» под собой понимает его прекращение по желанию одной из сторон. Работодатель не может уволить работника, когда такой находится в отпуске или временно нетрудоспособен, за исключением нескольких случаев, предусмотренных трудовым законодательством. Основные моменты, по которым осуществляется прекращение и расторжение договоров, предусмотрены в 13 главе ТК РФ.
