Вопрос 1. Делопроизводство как функция управления.
Деятельность любой организации связана с созданием документов, в которых отражаются различные стороны ее деятельности: финансовое состояние, работа с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов и т.п.
Делопроизводство в настоящее время определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), т.е. весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения или уничтожения, или передачи на хранение в архив (3).
После издания (составления) или получения документа его необходимо зарегистрировать, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
В делопроизводстве выделяются два достаточно самостоятельных аспекта:
· документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов;
· организация работы с документами (документооборот) - прием, передача, отправка, обработка, регистрация, контроль исполнения, учёт и обеспечение сохранности документов, формирование дел, подготовка дел к передаче в архив, уничтожение (4).
Если в организации отсутствует такое специализированное подразделение, то функции обработки документов, как правило, выполняет секретарь руководителя.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:
1) организационно-правовые,
2) распорядительные,
3) информационно-справочные (5
Документация используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Документы обеспечивают реализацию его управленческих функций, именно в документах аккумулируется информация о деятельности организации во всем ее многообразии.
Вопрос 2.Информационное обеспечение работы менеджера.
Под информационным обеспечениемсистемы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений,cметодами и средствами ее организации.
Назначение информационного обеспечениясостоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:
1. Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям.
2. Организация банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов ее хранения и поиска.
3. Организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ: машинная постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения.
4. Исследование эффективности информационного обеспечения.
Информация, циркулирующая в любой социально-экономической системе, представляет собой информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.
Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию об управлении.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.
