Розпорядники бюджетних коштів для відкриття бюджетних рахунків подають документи:
а) заяву про відкриття рахунків за підписом керівника та головного бухгалтера;
б) картку із зразками підписів та відбитка печатки і перелік рахунків, якими вони можуть розпоряджатися, у двох примірниках;
в) копію довідки про включення розпорядника до Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів.
Розпорядники, яким в органах ДКСУ справи з юридичного оформлення рахунків уже сформовані, для відкриття нового бюджетного рахунка подають заяву про відкриття рахунків.
Одержувачі бюджетних коштів, для відкриття рахунків подають такі ж документи. Одержувачі - фізичні особи-підприємці подають копію паспорта, засвідчену підписами працівника органу ДКСУ та фізичної особи - підприємця. Якщо юридична справа уже сформована, для відкриття нового бюджетного рахунка подається лише заява про відкриття рахунків.
У заяві обов'язково зазначається, що клієнт не є платником єдиного внеску.
Відокремлені структурні підрозділи розпорядників (одержувачів), які не мають відкритих рахунків, для відкриття бюджетних рахунків подають Заяву, Картку зразків підписів, а також:
а) довідку про погодження відкриття рахунка від відповідного розпорядника (одержувача);
б) копію довідки про включення його до Єдиного реєстру.
На кожного клієнта формуються справи з юридичного оформлення рахунків, які містять договір про здійснення РКО, реєстраційну картку, відомості (виписки або витяги) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР), отримані органами ДКСУ в електронній формі). При внесенні змін в Документи справи, вони подаються до органів ДКСУ не пізніше десяти днів з дня внесення змін.
Бюджетні рахунки для операцій клієнтів з бюджетними коштами відкриваються на початок нового бюджетного періоду. При цьому за бюджетними програмами державного або місцевих бюджетів, виконання яких продовжує здійснюватись у наступному бюджетному періоді та бюджетні призначення за якими передбачені у законі про ДБУ або рішеннях про місцеві бюджети, використовуються рахунки попереднього бюджетного періоду.
До запровадження програмно-цільового методу складання та виконання місцевих бюджетів для розпорядників та одержувачів коштів місцевих бюджетів відповідні рахунки відкриваються органами ДКСУ за кодами тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів.
Днем відкриття рахунків є дата, зазначена на заяві у розділі «Відмітки органу ДКСУ».
При реорганізації клієнта (приєднання, злиття, виділу, поділу, перетворення) зі зміною коду за ЄДРПОУ рахунки закриваються і протягом десяти днів з дня реєстрації подаються документи, передбачені вище. При реорганізації клієнта та/або зміни найменування без зміни коду за ЄДРПОУ рахунки не закриваються, а протягом десяти днів подаються нові документи крім заяви.
Органи ДКСУ у день відкриття/закриття рахунків клієнтів подають відповідним терорганам ДФС повідомлення про це. До отримання органами ДКСУ повідомлення про взяття рахунка на облік терорганами ДФС за цим рахунком здійснюється лише зарахування коштів.
Операції за видатками починаються після отримання органом ДКСУ повідомлення про взяття рахунка на облік в ДФС. Роздруковане повідомлення підписується відповідальною особою ДКСУ та зберігається у юридичній справі разом із заявою про відкриття/закриття рахунка.
Протягом трьох робочих днів з дня отримання повідомлення з ДФС органи ДКСУ надають клієнтам повідомлення про відкриття (закриття) рахунків.
Документи на відкриття рахунків подають особи, які мають право підпису.
При отриманні документів орган ДКСУ зобов'язаний їх перевірити, зокрема:
а) підписи осіб на заяві про відкриття рахунка мають бути розшифровані (прізвище й ініціали) та ідентифіковані з підписами в картці із зразками підписів та відбитка печатки;
б) дані, наведені в картці із зразками підписів та відбитка печатки, мають відповідати відомостям з ЄДР та даним наказу (розпорядження) про призначення керівника;
в) посвідчувальні написи нотаріуса повинні відповідати формам визначеним законодавством.
Після отримання документів, органи ДКСУ протягом 3-х робочих днів відкривають рахунки.
Розрахунок і установлення ліміту каси проводяться клієнтами, які обслуговуються в органах ДКСУ, самостійно, відповідно до вимог НБУ. У розрахунку зазначається строк здавання готівки до банку для зарахування її на рахунки, відкриті в органах ДКСУ. Ліміт каси встановлюється та затверджується клієнтом. На перші три місяці роботи ліміт каси встановлюють відповідно до прогнозних розрахунків і переглядається за фактичними показниками діяльності.
Для відкриття інших бюджетних рахунків подаються такі документи:
а) органами ДКСУ - службові записки щодо відкриття бюджетних рахунків за підписом керівника та головного бухгалтера, картка із зразками підписів та відбитка печатки;
б) структурними підрозділами ДКСУ та ГУ ДКСУ - службові записки щодо відкриття рахунків, зразки підписів посадових осіб, яким надано право підпису на документах.
На кожний структурний підрозділ ДКСУ та/або ГУ ДКСУ формуються справи з юридичного оформлення рахунків, які містять вищезазначені документи.
Днем відкриття рахунків вважається дата погодження службової записки щодо відкриття бюджетних рахунків Головою ДКСУ або керівником відповідного ГУ ДКСУ.
