Памятка для организаторов события

Ход игры

До начала игры все участники разделяются на 2 большие категории – группу организаторов и группу обеспечения (спонсоры, СМИ, партнеры и администрация). Далее с каждой категорией работают по 1 ведущему, инструктируя по предстоящей игре.

1 этап – подготовка (15 минут)

Группа организаторов мероприятий (1 ведущий)

1. Делится на команды по 6-8 человек.

2. Участники знакомятся внутри команды.

3. Каждая команда получает карту организатора, инструкцию по ее использованию, ручку и упаковку клея. В картах организаторов прописана тематика мероприятия (дается 4-5 тем на все команды). (Пример – событие спортивной направленности, событие культурной направленности, событие социальной направленности, событие экологической направленности и тд).

4. Ведущий подробно разбирает с участниками все пункты карты:

Краткая характеристика события:

· Название

· Место и время проведения – выбираются из предлагаемых социальными партнерами и согласовывается с департаментом инфраструктуры.

· Категория участников – прописывается категория и количество участников.

Содержание:

· Цель – прописывается, зачем команда организовывает событие.

· Этапы проведения – прописываются этапы (подготовительный – что делает команда, основной – что происходит во время события, итоговый – какая работа необходима после проведения события) кратко.

· Распределение обязанностей – команда распределяет обязанности по подготовке и проведению события.

· Содержание – то, что расскажут участники о своем событии группе обеспечения, подробное описание.

Ожидаемые результаты – прописываются предполагаемые результаты для организаторов и целевой аудитории.

Обеспечение мероприятия:

· Согласование мероприятия – санкционирование, ставятся подписи от всех инстанций администрации.

МЧС – организация противопожарной, антитеррористической безопасности и тд.

МВД – контроль охраны правопорядка во время проведения мероприятия.

Департамент здравоохранения – обеспечение дежурства медицинских работников во время проведения мероприятия.

Департамент инфраструктуры – согласование места проведения мероприятия.

Метеоцентр – согласованиедаты проведения, исходя из погодных условий (только для мероприятий на открытом воздухе).

Санитарно-эпидемиологическая станция – согласование использования пищевой продукции (при использовании продуктов питания для организации мероприятия).

Затем ставится наклейка от консультанта-эксперта по итогам согласования со всеми необходимыми инстанциями.

· Финансирование – вклеиваются наклейки (синего цвета) от всех спонсоров, с которыми удалось договориться об обеспечении события.

· Социальные партнеры – вклеиваются наклейки (зеленого или синего цвета) от всех представителей социальных партнеров или спонсоров, с которыми удалось договориться о помощи – площадка для проведения, волонтеры, призы, транспорт, эксперты и тд.

· PR-сопровождение – вклеиваются наклейки от всех СМИ, которые согласились рассказать о вашем мероприятии.

 

Группа обеспечения (2 ведущий)

Всем участникам группы раздаются пакеты ролей нескольких категорий СМИ – красные, спонсоры – синие, социальные партнеры – зеленые, администрация – черные.

Для СМИ, партнеров и спонсоров пакет включает – бейдж соответствующего цвета, булавку (как вариант крепления), целевую установку и набор наклеек соответствующего цвета. Эти категории занимают места в зале по периметру в свободном порядке и выслушивают предложения от команд организаторов, при заключении соглашения дают свою наклейку, те, кто договариваются о предоставлении площадки, записывают дату, на которую они договорились, чтобы в 1 время и в 1 месте не проводилось 2 мероприятия.

Для администрации пакет включает бейджи (с булавками), инструкции, ручки, администрация рассаживается обязательно рядом в обособленное место, представители выслушивают информацию по их профилю от команд, при совпадении с инструкцией – ставят подпись в соответствующее место на карте участников. (Возможно включить в игру требование для организаторов - предоставить письмо каждой инстанции для согласования, чтобы игра стала более реалистичной.)

Дополнительно (у метеоцентра) – в дождь на улице мероприятия проводить не разрешено.

Консультанту-эксперту – ставить наклейку (зеленый смайлик) – при согласовании со всеми органами администрации.

2 этап – основной (60-70 минут)

Команды организаторов заполняют поля карты, санкционируют мероприятие и договариваются с партнерами, спонсорами и СМИ.

3 этап – подведение итогов (20 минут)

Команды организаторов объединяются в группы по тематике события (спортивное, экологическое и тд.) Каждая команда презентует в группе свое событие, рассказывает основную информацию, что успели сделать, с кем договорились, какие сложности возникли при санкционировании, выслушивают мнение других команд. В каждой группе выбирается по 1 событию, наиболее интересному и продуманному, по мнению группы.

В это время группа обеспечения подводит итоги, выявляет возникшие у участников сложности, отмечает сильные стороны команд, делится впечатлениями.

Далее, выбранные от каждой тематической группы команды организаторов презентуют свое событие, выслушивают предложения и критику от остальных участников.

Рефлексия: в свободной форме выслушиваются впечатления от игры, какой опыт был самым полезным, что будут применять на практике, удалось ли выполнить поставленные цели. Ведущие проводят выход из игры, благодарят всех за участие.

Приложение 1

Памятка для организаторов события