1.6.1 Архивные органы во главе делопроизводства
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления.
Вновь к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране активно возвращаются лишь в середине 1950-х гг. после постановления ЦК КПСС и решений XX съезда КПСС о перестройке работы госаппарата. В «Положении о Государственном архивном фонде СССР», утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства учреждений, организаций и предприятий возлагается на Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.
Постановлениями Совет Министров СССР от 10 декабря 1959 г.:
· принята программа выпуска средств механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата с целью повышения производительности управленческого труда и оперативности работы госаппарата;
· положено начало разработке в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), так как прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести к единообразию документы и операции по их обработке.
Для реализации выдвинутых задач 20-25 июня 1960 г. в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания созванного ВНИТОМАШ в 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки ЕГСД, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления.
В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
Постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. ГАУ и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД, разработка которой была предусмотрена Государственным планом развития народного хозяйства СССР. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства».
В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований.
1.6.2 Нормативная база делопроизводства в 70-90-х гг. XX в.
В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет Совета министров СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса.
ЕГСД:
· обобщила передовой опыт своего времени;
· основывалась на общих принципах рациональной организации управленческого труда;
· исходила из потребностей и реальных возможностей аппарата управления;
· устанавливала унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию;
· включала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.
Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.
Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.
Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником ГАУ в 1988 г. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-90-х гг. стало также издание государственных стандартов на управленческие документы общесоюзных классификаторов технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.
Первыми и основными стандартами стали ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В 1990 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 подверглись определенной переработке с учетом двадцатилетней практики их использования, взамен их принят ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». С 1998 г. в РФ введен в действие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства и действующий до 2003 г.
Государственная система стандартизации включала целые серии стандартов, устанавливающих требования к оформлению, содержанию и управлению различными видами документов, например:
· серия 1 – комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации, введении в действие государственных стандартов;
· серия 2 – комплекс стандартов Единой системы конструкторской документации (ЕСКД);
· серия 3 – комплекс стандартов Единой системы технологической документации (ЕСТД);
· серия 7 – систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД);
· серия 6 – комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации;
· серия 19 – комплекс стандартов Единой системы программной документации (ЕСПД).
Внедрение указанных материалов в практику управления подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве.
УСД также не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который включены наименования форм документов УСД, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.
Контрольные вопросы
1. Назовите ведомство СССР, на которое в 1958 г. были возложены функции контроля за постановкой документальной части текущего делопроизводства учреждений, организаций и предприятий, и первые результаты его деятельности.
2. Назовите год учреждения Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
3. Перечислите нормативные документы, регламентирующие вопросы делопроизводства в 70-90-х гг.
