Сущность, миссия и цели управления организацией 1 страница

 

Эффективность функционирования любой коммерческой организации зависит в основном от состояния ее менеджмента.

 

Субъект управления (управляющая подсистема)

Объект управления (управляемая подсистема)

 

Субъект управления вырабатывает управляющее воздействие в виде приказа, команды, сигнала, которое передается объекту управления.

Объект управления, воспринимая управляющее воздействие, изменяет свой образ действия в соответствии с управляющим сигналом. О том, что объект отреагировал на управляющее воздействие, субъект управления узнает из информации по каналу обратной связи. В зависимости от этой информации субъект вырабатывает новые управляющие воздействия.

В экономике в качестве субъектов управления чаще всего выступают хозяйственные руководители, органы управления, специалисты и др.

Объекты управления – это главным образом факторы производства (основной и оборотный капитал, природные ресурсы, рабочая сила, научно-технический и информационный потенциал).

Управляющие воздействия представлены законами, планами, программами, постановлениями, указаниями, приказами, материальными и моральными стимулами.

Обратные связи – это результаты непосредственных наблюдений и контроля со стороны субъекта управления (статистическая и текущая отчетность, бухгалтерская документация, показатели эффективности использования факторов производства и др.).

Существует множество трактовок сущности управления предприятием. Приведем некоторые из них. Так, французский ученый Анри Файоль говорил: «Управлять – значит, вести предприятие к цели, пытаясь наилучшим образом использовать имеющиеся ресурсы».

Руководитель должен, прежде всего, уметь организовать процесс управления, в этом случае ему незачем самому решать какие-то задачи – за него все сделает его команда.

Управление есть сознательное воздействие человека на объекты и процессы и на участвующих в них людей, осуществляемое с целью предать определенную направленность экономической деятельности и получить желаемые результаты.

Управление можно представить как синтез средств и способов подготовки управленческих решений, организацию и контроль их исполнения. Управление следует рассматривать как процесс, так как оно представляет собой не единовременное действие, а непрерывные взаимосвязанные действия по формированию и использованию управленческих ресурсов организации для достижения ею своих целей. Таким образом, управление – это процесс, направленный на достижение определенной цели.

Миссия организации – это ее основная цель, то все другие цели как бы являются второстепенными, и их реализация должна быть направлена на достижение основной цели (миссии организации). В миссии, должно быть отражено: вид предпринимательской деятельности (вид выпускаемой продукции и оказываемых услуг), на удовлетворение потребностей какой категории потребителей направлена деятельность предприятия, а также культура производства. Одной из приоритетных задач управления является установление целей, ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система.

Целевая функция начинается с установления миссии предприятия, выражающей философию и смысл его существования. Центральным моментом миссии считается ответ на вопрос какова главная цель организации. На первом месте должны стоять интересы, ожидания и ценности потребителей, причем ни только в настоящее время, но и перспективе.

Формулировка миссии организации должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, её основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

Хотя миссия, несомненно, имеет чрезвычайное значение для организации, нельзя недооценивать отпечаток, накладываемый на фирму ценностями и целями высшего руководства. Высшее руководство сохраняет и соблюдает определенные ценности, которые проявляются в выборе типа управления, а также в целях организации.

Миссия образует фундамент для установления целей организации в целом, ее подразделений и функциональных подсистем (маркетинг, производство, персонал, финансы, менеджмент), каждая из которых ставит и реализует свои цели, логически вытекающие из общей цели предприятия. Цели - это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.

Выдающийся предприниматель и новатор Генри Форд, хорошо понимающий значение прибыли, определил миссию компании «Форд» как предоставление людям дешевого транспорта. Он правильно отметил, что если кто-то это делает, то прибыль едва ли пройдет мимо.

Если бы отечественные автомобильные фирмы, выпускающие легковые автомобили, определили свою миссию как выпуск легковых машин, в наибольшей степени удовлетворяющих потребителей по качеству и цене, то, возможно, сейчас мы бы не имели то, что имеем.

Таким образом, миссия предприятия должна отражать основные направления деятельности с учетом интересов своих потребителей, общества и государства в целом и собственных интересов. Отсюда вытекает, что если предприятие будет действовать только в личных интересах, игнорируя интересы, прежде всего, потребителей и всего общества, то у этого предприятия нет хорошей перспективы. Поэтому миссия организации должна указываться в ее учредительных документах.

Существует широкое и узкое понимание миссии. При широкой трактовке миссия рассматривается как утверждение философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования и принципы, на которые организация будет ориентироваться в своей деятельности.

В случае узкого толкования миссия трактуется как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от других ей подобных.

Главным в миссии является ответ на вопрос: какова, главная цель организации? В качестве примера можно привести формулировку миссии компании «Автоваза» - как предоставление людям транспорта, доступного по цене. Область деятельности фирмы - производство транспорта, с ориентацией на широкий круг потребителей.

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремление в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие методы будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организационных путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.

Невозможно представить управление без целевой деятельности управляющих субъектов.

Цель управления – это относящееся к будущему желаемое состояние объекта управления. Вообще цель – мысленное предвосхищение результата деятельности. Значит, цель – это идеальное описание результата деятельности.

Можно сказать и так, что цель – это такое состояние объекта управления, к достижению которого стремится предприятие. Выбор цели считается одним из наиболее ответственных моментов в процессе выработки и принятия управленческих решений. В соответствии с выбранной целью формируются стратегия развития предприятия, тактика, разрабатываются прогнозы и планы действий, оцениваются результаты принятых решений и предпринятых действий.

Цель управления служит исходным этапом процесса управления. Классификация целей:

уровень – народно-хозяйственные, отраслевые, территориальные, предприятия и т.д.;

срок деятельности – перспективные и текущие;

охват проблемы и масштаб – стратегические и тактические.

Стратегически цели формируются при определении долговременной политики развития предприятия, а тактические – при решении оперативных задач управления. Под задачами управления понимается круг вопросов, которые необходимо решить для достижения конкретной цели.

Цели, стоящие перед предприятием, определяются системой ценностей ее высшего руководства, миссией организации и реальными условиями, в которых она функционирует.

Требования к целям:

· согласование и совместимость целей;

· реалистичность (достижимость);

· понятность для исполнителя;

· гибкость (обратная связь).

Управление в рыночной экономике характеризуется постоянной корректировкой или резкой сменой целей организации в связи с меняющейся внешней средой. Для своевременного приспособления системы производства и управления необходимы постоянный прогноз меняющейся обстановки и заблаговременное изменение целей, т.е. руководители должны быть стратегами и осуществлять стратегическое управление. Стратегия – это определенная на достаточно длительный период совокупность ориентиров и направлений, правил и норм деятельности, обеспечивающих организации стабильные экономические показатели и запланированный их рост на основе сохранения и роста конкурентных преимуществ и повышения эффективности всех сторон деятельности.

Стратегическое управление использует различные средства достижения целей: управление по целям, гибкие организационные структуры, менеджмент человеческих ресурсов и др. Обязательную процедуру целевого управления составляет построение дерева целей и задач. Метод дерева целей предусматривает структуризацию целей и выявление связей между целями и средствами достижения целей.

Главная цель разбивается на несколько целей, выполнение которых позволит достичь ее. Например, чтобы получить увеличение прибыли, необходимо снизить издержки, увеличить объемы производства и продаж и др. Каждая из этих целей в свою очередь разбивается на еще более мелкие цели, которые легче выполнять, контролировать и корректировать при необходимости. Такой ступенчатый подход делает более реальным достижение главной цели (миссии).

Для целей и задач определяются сроки выполнения, ресурсы, прежде всего капитальные вложения, и др., формируются специальный орган, его структура, механизм и технология программно-целевого управления.

Недостаток дерева целей – статичность иерархии целей, хотя на достаточно большом отрезке динамики процессов, применением ЭВМ и др.

Использование на практике метода дерева целей позволяет лучше представить круг решаемых целей и задач, более оперативно и с меньшими затратами управлять предприятием.

Информация играет исключительно важную роль в процессе управления только в том случае, если она отвечает следующим требованиям:

· объективность;

· своевременность представления;

· достаточная полнота;

· информация должна подаваться в удобной форме для ее обработки и использования.

Если информация не соответствует предъявляемым требованиям, то на основе этой информации невозможно выработать научно обоснованное управленческое решение.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, – это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Известно изречение: «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Сегодня к известным видам ресурсов любой организации – материальным, трудовым, энергетическим, финансовым – прибавился новый, ранее не учитываемый, – информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки – информатики. Информатика – это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы – методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной – технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная технология – это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. По сути, под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

При управлении предприятием используется самая разнообразная информация: экономическая, техническая, юридическая, информация социального характера и др. Всю информацию можно объединить в два потока – это внутренняя и внешняя. Внутренняя информация характеризует состояние организации, а внешняя – окружающую среду.

 

4.2 Понятие и сущность организации.

 

С появлением человека на земле сразу же возникла потребность в организации. Первое государство возникло как определенным образом организованная система.

Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни. В многочисленных организациях - детских садах, школах, университетах, предприятиях, спортивных клубах - большинство людей проводит большую часть своего времени. Организации создают продукцию и услуги; определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; являются средством выражения наших интересов и взглядов.

Почему существуют организации? В большинстве случаев люди объединяют усилия и организуются для достижения каких-либо физических, личных или экономических преимуществ. Люди организуются под влиянием убеждения, что это есть наилучший путь для достижения их целей. При этом организация стремится к достижению не только своих формализованных целей, но и личных целей своих членов. Причем этим последним придается не меньшее значение, чем первым. Действительно, если бы организация вдруг оказалась неспособна удовлетворять цели своих работников, то она быстро бы их лишилась.

Важным также является и тот факт, что люди в процессе вступления в организацию жертвуют частью своей свободы. Они делают это с целью достижения личных и организационных целей. То есть термин "организация" представляет собой компромисс между личной независимостью и достижением цели.

Организация является причиной, обуславливающей существование менеджмента. Поэтому необходимо усвоить, что такое организация и почему ею нужно управлять.

Понятие организации происходит от французского слова organisation - сообщаю стройный вид, устраиваю и имеет три толкования:

Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением.

Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей.

Под организацией следует понимать предприятие, фирму, учебное заведение и т.п. трудовые формирования. При всем различии масштабов, сфер и видов деятельности различных организаций, у них существует несколько общих признаков:

1. Наличие конечных целей или по крайней мере одной цели у совместно работающих людей;

2. Существование устойчивых связей между членами организации и правил, определяющих порядок этих взаимоотношений, выраженных через организационную структуру и культуру поведения;

3. Постоянное взаимодействие с внешней средой;

4. Использование всех видов ресурсов для достижения целей организации.

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Не познав сущности организаций и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные технологии. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе, - ответы на эти вопросы призвана дать теория организации, опирающаяся на обобщение новейшего мирового опыта.

Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон формирования и эффективного функционирования организаций для современных условий России, когда происходят трудные и многообразные процессы радикальной смены социально-экономических систем. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, переход к различным формам собственности, изменяющиеся функции и методы государственного регулирования и управления. Организации испытывают влияние нарастающих темпов и масштабов революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективной организации и управлению, построенным на научных принципах, не только необходим, не только возможен, но стал главным условием успешного осуществления экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности говоря, конкуренцией организаций, используемых форм и мастерства управления ими.

Классификация организаций осуществляется по следующим признакам:

· отношение к прибыли;

· организационно-правовая форма (форма собственности);

· целевое назначение;

· широта производственного профиля;

· характер сочетания науки и производства;

· число стадий производства;

· расположение предприятия;

· размеры предприятия (рис.)

 

 

Рисунок - Классификация организаций по ряду признаков

 

Кроме того, по критерию формализации различают формальные и неформальные организации. Приведенные выше определения «организации» справедливы для формальной организации.

Формальные организации имеют четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; сюда входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы.

Неформальные организации - это группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. И хотя у них нет официального руководителя (назначенного или выбранного), неформальные организации очень важны и существуют во всех формальных организациях, за исключением, может быть, очень маленьких. Они работают без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми.

По отношению к прибыли организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие. Первые преследуют в качестве основной своей цели достижение определенной прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками, но могут осуществлять предпринимательскую деятельность, если это способствует достижению целей, ради которых они созданы.

По размерам организации группируются на крупные, средние и малые. К субъектам малого предпринимательства относят:

· в промышленности, строительстве и на транспорте - 100 человек;

· в сельском хозяйстве и научно-технической сфере - 60 человек;

· в оптовой торговле - 50 человек;

· в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - 30 человек;

· в остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек.

Размеры средних предприятий по критерию численности занятых определяются в интервале от 100 до 300 человек, крупных - от 300 (а в некоторых отраслях - от 500) человек и выше. Именно последним принадлежит ведущая роль в современной экономике, хотя их число относительно невелико.

В определении организации было сказано о том, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Организации, имеющие набор взаимосвязанных целей, являются сложными организациями.

Все сложные организации являются не только группами людей, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное и вертикальное разделение труда, подразделения. Эти общие характеристики позволяют понять, почему, чтобы достичь успеха, организацией нужно управлять.

Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ограниченных ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией - это люди (человеческие ресурсы), деньги, материалы, технология и информация.

Зависимость от внешней среды. Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организации полностью зависимы от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами.

Термин "внешняя среда" включает потребителей, поставщиков, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, технику и технологию, международное окружение и другие составляющие.

Горизонтальное разделение труда. Самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называют горизонтальным разделением труда.

Классическим примером горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, является производство, маркетинг, и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения. Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические, конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами.

Как и целая организация, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных подразделений и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на соответствующие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Таким образом, в организации существует две органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Организацию и её окружение можно представить в следующем виде (рис.).

Охарактеризуем внешнюю среду прямого воздействия на организацию.

1. Поставщики. К этой категории внешней среды обычно относят:

а) поставщиков материалов, энергии, оборудования и комплектующих, т. е. здесь проявляется зависимость от цен, сроков, ритмичности, качества и т. д. Причем зависимость эта в последнее время возрастает с углублением разделения труда и развитием кооперации. Фирмы все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов у партнеров, а на самих фирмах выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для производственных, так и для фирм, работающих в сфере услуг. Поэтому можно говорить о возрастании усиления их зависимости от поставщиков и в дальнейшем. Вместе с тем в отношениях между фирмами-покупателями и фирмами-поставщиками происходят изменения, базирующиеся на японской системе субподряда, организации эффективной системы поставок. При этом поставщикам передаются дополнительные полномочия и ответственность как в области проектирования, так и области производства продукции, что позволяет говорить уже об управлении поставщиками;

Рис. Организация и её окружение

б) поставщиков капитала и финансовых услуг, здесь проявляется зависимость от объемов, условий займов и взаиморасчетов, страховых услуг и т.п. Обычно выделяют следующих инвесторов: банки, страховые компании, прочие финансовые и нефинансовые компании, программы государственных учреждений по представлению займов, акционеры и частные лица.

Крупные компании стремятся за счет высокого уровня прибыльности обеспечить себе финансовую независимость и самим себе служить банками и даже финансировать другие фирмы (иногда это выливается в создание собственных банков). Средние же и мелкие фирмы зависят от внешних источников финансирования и вынуждены выплачивать высокие проценты по займам. Иногда колебания процентных ставок заставляют менять ориентацию деятельности фирмы.

в) трудовые ресурсы - то есть зависимость фирмы от рынка, прежде всего квалифицированных кадров, требований по уровню заработной платы* и т. п. Несмотря на свойственную рыночному хозяйству безработицу, существует постоянный дефицит высококвалифицированных кадров во всех областях. Дефицит специалистов и повышенные требования к уровню квалификации кадров заставляют компании либо заниматься поисками подобных кадров, либо вкладывать большие средства в их подготовку, в гарантию занятости, т. е. переходить от преимущественно краткосрочного найма к долгосрочному, в социальную защищенность.

С фактором "трудовые ресурсы" тесно связаны и вопросы, возникающие у организаций с профсоюзами, с их требованиями к уровню заработной платы, социальной защиты и условиям труда. Причем в различных странах эти взаимоотношения проявляются по-разному. Так, в США руководство фирм традиционно конфликтовало с профсоюзами, а в Японии они, как правило, успешно сотрудничают. В России в настоящее время острие требований профсоюзов направлено в сторону правительства, однако по мере развития процессов приватизации следует ожидать их повышенного внимания непосредственно к руководству фирмы и организаций.

2. Законы и государственные органы. Каждая организация имеет конкретный правовой статус, что и определяет, как она может вести дела, какие имеет права и какие обязанности несет перед государством и местными органами управления. Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации как косвенное влияние, прежде всего через налоговую систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. И таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике.

3. Потребители - это фактор на современном маркетинговом этапе развития менеджмента рассматривается как его основа. Потребители решают, сможет ли фирма возместить свои издержки, получить прибыль и, следовательно, получить свое развитие. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, её цели и стратегию*. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос. Более того, следует не только прогнозировать, но и оказывать влияние, "создавать" потребителя. Иногда трудно бывает идентифицировать потребителя, т. е. составить четкое представление о структуре потребностей, которые должны быть удовлетворены, особенно если речь идет о торговых структурах, которые получают все более широкое распространение. Производители промышленной продукции обычно имели дело с конечными её потребителями и производителями основных средств производства. Но сейчас они столкнулись с новой ситуацией. Так как их продукция по способу реализации приобретает характер предметов потребления, то дилеры (агенты и распространители) выходят на первый план в сфере реализации как предметов потребления, так и промышленной продукции. Если в таком случае возникает необходимость в изучении структуры запросов новых потребителей, то этим, как правило, занимаются дилеры.