Вопрос 5. Технология создания документа

Технологию создания документа удобно представить в виде последовательности этапов: подготовительный, основной, заключительный, – каждый из которых состоит из шагов.

Н астройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа. Одним из вариантов загрузки текстового процессора Word является использование Главного меню Windows. В этом случае надо выполнить следующие действия: [Пуск] ► Программы ► Microsoft Word. После этого создается документ с именем Документ1,и система будет настроена на последующий набор текста на клавиатуре, используя шаблон Normal.dot, устанавливаемый по умолчанию.

2. Установка параметров страницы. Страница – отдельный фрагмент документа, который определяется набором параметров: размером бумаги, верхним, нижним, левым и правым полями и др. Полями страницы называются расстояния между областью, в которой может располагаться текст, и краями бумаги; размер полей устанавливается при настройке параметров страницы. Параметры устанавливаются командой Файл ► Параметры страницы.

3. Выбор режима отображения документа. Выполняется с использованием команд меню Вид. При первичном наборе текста рекомендуется выбирать вид отображения – Обычный или Разметка страницы.

4. Задание масштаба отображения документа. Варьирование масштабом позволяет создавать оптимальный для конкретного пользователя режим работы. Установка масштаба осуществляется командой Вид ► Масштаб. Рекомендуется выбирать варианты: 100% или По ширине страницы.

5. Задание параметров абзаца. Минимальным элементом текста документа являетсясимвол. Из символов складывается пространство документа, которое в Word разделяется наабзацыи страницы. При нажатии клавиши [Enter] создается новый абзац. Установка способа выравнивания текста, междустрочного интервала, абзацных отступов и интервалов, отступа первой строки абзаца и др. выполняется командой Формат ► Абзац.

6. Выбор шрифта. Шрифт – набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими как размер, начертание, гарнитура, эффекты, анимация и т.д.). Выбор необходимого шрифта и его параметров выполняется командой Формат ► Шрифт.

7. Расстановка переносов. Эта процедура позволяет более компактно расположить текст на странице. Она выполняется командой Сервис ►Язык► Расстановка переносов► флажок Автоматическая расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста. При вводе и редактировании текста работа с документом происходит в рабочей области (рис.4.1). Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Принудительный переход на новую строку, не прерывая абзаца, можно осуществить нажатием комбинации клавиш [Shift+Enter].

9. Сохранение документа. Набранный текст рекомендуется сохранить. Периодическое и окончательное сохранение документов выполняется несколькими способами:

1) первичное сохранение файла или сохранение с прежним именем – команда Файл►Сохранить;

2) автосохранение для периодической автоматической записи на диск. Параметры задаются командой Сервис ►Параметры► вкладка Сохранение. Здесь же задаются и дополнительные режимы и условия сохранения файлов, например, с паролями для чтения, записи или без них;

3) сохранение файла с изменением его имени и/или местоположения или типа – команда Файл►Сохранить как.

По умолчанию документы сохраняются со стандартным расширением.doc. Word позволяет также сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как в поле Тип файла можно выбрать необходимый тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных, например,.html,.txt,.rtf.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ. Создание подобной информации производится на вкладке Документ диалогового окна команды Файл►Свойства.

10. Редактирование текста. Редактирование – это изменение содержания документа при помощи добавления, перемещения, копирования или удаления фрагментов. Для того чтобы не терять скорость при наборе текста, не рекомендуется в процессе его набора сразу производить редактирование. Его лучше произвести после набора всего текста. После выполнения редактирования документ снова рекомендуется сохранить.

11. Форматирование текста. Форматирование – это придание документу визуально приятного вида. При форматировании обычно выполняются следующие операции: установка размера и типа шрифта, его начертание, выравнивание текста и др.

Печать документа

12. Установка колонтитулов. Страницы документов могут содержать верхние и нижние колонтитулы, т.е. области, располагающиеся в верхней и нижней части страницы и содержащие определенный текст, например, номер страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Вид ► Колонтитулы. В результате выполнения этой команды появляется соответствующая панель инструментов, позволяющая создавать и редактировать колонтитулы.

13. Предварительный просмотр. Перед печатью документ рекомендуется предварительно просмотреть. Для этого используется команда Файл ► Предварительный просмотр. Режим предварительного просмотра позволяет не только выявить погрешности в форматировании документа, но и добиться нужного количества страниц в документе (кнопка [Подгонка страниц] ).

13. Печать. Печать документа выполняется командой Файл ► Печать, которая позволяет выбрать принтер, указать количество копий, количество печатаемых страниц и т. п.

14. Анализ подготовленного документа. После печати документа он просматривается автором и при обнаружении ошибок или неточностей может быть отредактирован. Для этого его следует открытьи внести в него правки. Документ можно открыть:

· непосредственно из меню Файл, если файл этого документа находится в списке, расположенном в раскрывающемся меню в числе последних сохраненных документов. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Сервис ► Параметры;

· командой Файл ► Открыть или с помощью кнопки [Открыть] .

15. Завершение работы. После завершения работы с документом приложение закрывается командой Файл ► Выход, или кнопкой [Закрыть] .