Створення запитів. Типи запитів.

Запити - найважливіший інструмент будь-якої системи управління базами даних (СУБД). Вони служать для вибірки певних записів з бази, оновлення таблиць і включення в них нових записів. Найчастіше запити використовують для фільтрації конкретних груп записів, що задовольняють певній умові. Крім того, вони ще і дозволяють комбінувати інформацію що зберігається в різних таблицях, забезпечуючи уніфікований вигляд, зв'язаним елементам даних.

Для однієї і тієї ж таблиці можна створити декілька різних запитів, кожен з яких відбиратиме з таблиці тільки деяку частину інформації, але саме ту, яка необхідна і доступна для даної групи користувачів. В результаті роботи такого запиту, із загальної початкової бази даних формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, повністю відповідної запиту. Ці результати позначаються тільки на утриманні результуючої таблиці, носять тимчасовий характер і тому іноді називаються моментальним знімком.

Варто окремо відзначити, що однією з важливих властивостей запиту є те, що при створенні моментального знімка, можливо не тільки відбирати необхідну інформацію з бази, але і проводити її обробку. Наприклад, сортування в порядку зростання або убування, фільтрацію по діапазону значень, об'єднання і зміну. При цьому базових таблиць всі ці дії можуть не стосуватися. Це забезпечує збереження інформації в БД.

Другою не менш важливою властивістю запиту, можна назвати здатність виконувати підсумкові обчислення. Це означає, що до підсумкової таблиці можливе застосування математичного апарату. Наприклад, розрахувати середнє значення, суму, знайти тригонометричну функцію для значення і тому подібне Все це дуже спрощує роботу з базою даних на стадії вибірки і аналізу значень. Так, можуть бути створені спеціальні запити, що виконують фінансові розрахунки, на підставі яких будуть зроблені аналітичні виводи і прогнози.

В Access розрізняють чотири основні типи запитів, що дозволяють вирішувати різні завдання:

· Запит на вибірку - ці запити витягують необхідну інформацію з однієї або декількох таблиць, формуючи на їх основі підсумкову таблицю, що носить тимчасовий характер і що зберігається тільки на час сеансу роботи із запитом.

· Запит на зміну - ці запити дозволяють створювати нові таблиці бази даних з підсумкових таблиць запитів або вносити значні зміни до вже наявних таблиць. З їх допомогою можливо додавати в таблицю нові записи йди видаляти непотрібні, а також вносити необхідні зміни за допомогою виразів, вбудованих в саму конструкцію запиту.

· Перехресний запит - підсумовують дані з однієї або декількох зв'язаних таблиць і формують нову електронну таблицю. Корисні для завдань аналізу даних або створення графіків і діаграм, заснованих на сумі значень числових полів багатьох таблиць. Наприклад, доходів по місяцях або тижнях.

· Запити з параметром - повторно застосовують вже існуючі запити, вносячи при цьому незначні зміни до заданих раніше умов відбору. При виконанні запиту з параметрами, Access відображає спеціальне діалогове вікно, що дозволяє користувачеві ввести нову умову відбору. Тому такі запити іноді ще називають такими, що параметризуються. Фактично запити з параметрами не є окремими запитами, оскільки такі функції можна додати до запитів на вибірку, перехресним запитам або запитам на зміну.

Вибір типу запиту є дуже тонким питанням і залежить від конкретної ситуації. Найімовірніше буде необхідно створити декілька різних запитів, що відповідає певним вимогам. Прикладом може послужити запит з параметрами відбору, При роботі з базою даних дуже часто виникає необхідність вичленувати зі всієї маси інформації, що зберігається, що тільки цікавить. У таких випадках створюється запит на вибірку. Цей засіб формує результуючу таблицю, що містить тільки необхідні по умові запиту дані з вказаних базових таблиць. Його створення в Access, як і для всіх інших об'єктів, можливо в автоматичному режимі, в ручному режимі і за допомогою майстра.