Национальный авиационный университет
Кафедра прикладной информатики
Курсовая работа
Тема: СУБД Microsoft Access
Создание и обработка БД
Цель работы: теоретически и практически освоить основные приемы работы в СУБД Microsoft Access.
Задача работы состоит в том, чтобы студент освоил технологию выполнения типовых операций в БД: создания таблиц, определения типа данных и свойств полей, создаваемых таблиц, определения ключевых полей, создания межтабличных связей, заполнения базы, создания форм, внесения изменений в формы с помощью панели элементов, формирования запросов, создания отчетов, создания главной кнопочной формы.
Номер варианта выбирается по последней цифре, полученной при сложении двух последних цифр зачетной книжки.
Отчет о выполнении контрольной работы должен быть выполнен в текстовом редакторе Word**, как показано ниже (см. пример выполнения контрольной работы). На дискете (в электронном виде) создается база.
Краткие теоретические сведения
База данных – это организационная структура, предназначенная для хранения данных и информации.
База данных состоит из совокупности объектов – таблиц, форм, страниц, доступа к данным, запросов и отчетов, - используемых для представления данных и управления ими. В приложении Ассеss управление объектами базы данных происходит с помощью окна базы данных. Процесс создания базы данных включает следующие основные шаги:
1. Создание базы данных с помощью разработки и построения таблиц для хранения данных.
2. Ввод данных.
3. Разработка дополнительных объектов базы данных для отображения и вывода информации.
Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных – Это Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули.
Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:
• Создать – режим предназначен для создания структуры объектов;
• Конструктор – предназначен для изменения структуры объектов;
• Открыть (Просмотр, Запуск) — предназначен для работы с объектами базы данных.
Важным средством программы являются мастера — сп ециальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.
Реляционная модель данных
Концепции реляционной модели впервые были сформулированы в работах американского ученого Э.Ф. Кодда. В реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц (рис.1). Термин «реляционная» - от английского relation – отношение.
В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ (ключевой элемент) – поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Важным преимуществом реляционной модели является то, что в ее рамках действия над данными могут быть сведены к операциям реляционной алгебры, которые выполняются над отношениями. Это такие операции как: объединение, пересечение, вычитание, произведение, выборка, соединение, деление.
Основным достоинством реляционной модели является ее простота.
Свойства полей базы данных
Поля базы данных определяют структуру базы и определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащих каждому из полей, имеющие такие свойства как:
• Имя поля – используются в качестве заголовков столбцов таблиц.
• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных, числовой тип, денежный тип или тип даты
• Сообщение об ошибке текстового сообщения, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
· Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
· Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.
• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.
Типы данных
• Текстовый – тип данных, используется для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера, до 255 символов (50 символов по умолчанию).
· Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него.
• Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
· Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего временя.
• Денежный – тип данных для хранения денежных сумм, так как для денежных сумм есть некоторые особенности, например, связанные с правилами округления.
• Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием (порядковая нумерация).
• Логический – для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет)
• Поле объекта ОLЕ — тип данных, предназначенный для хранения объектов – например, мультимедийных. Реально, конечно такие объекты в таблице не хранятся, они хранятся во внутренней структуре файла базы
• Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета
• Мастер подстановок – это не специальный тип данных, с помощью которого можно автоматизировать ввод данных в поле.
Общие сведения о формах
Для отображения содержимого таблицы в Базе данных создаются формы, которые позволяют расположить данные так, как это устраивает пользователя. В формах можно добавлять и удалить записи, производить сортировку, отбор и поиск записей, редактировать, проверять орфографию и печатать тексты.
Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле.
Форму - возможно, создать с помощью Конструктора форм или воспользоваться Мастером форм. При использовании мастера База выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы, следует переключиться в режим конструктора.
