Использование фильтра для отбора данных в таблице

Работая с таблицей в оперативном режиме, можно установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение True («Истина»).

Для отбора записей, удовлетворяющих условию Имя=«Павел», выделив в поле Имя значение Павел, нажмите кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная или выберите в меню Записи команду Фильтр, затем - Фильтр по выделенному. После этого таблица будет выглядеть, как показано на рис. 6.

Рис. 6. Вид записей таблицы Учащиеся с фильтром Имя=«Павел»

Чтобы снять фильтр и увидеть все записи в таблице, щелкните кнопку «Удалить фильтр» в панели инструментов Стандартная.

Рис. 7. Создание расширенного фильтра

Для отбора записей, удовлетворяющих более сложным условиям отбора, используется расширенный фильтр (рис. 7). Например, для создания фильтра, отбирающего из всех записей таблицы только те, которые удовлетворяют условиям: учащиеся, по отчеству «Семенович», родившиеся после 1 января 1989 г., выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. После этого в верхней области окна MS Access откроется список полей таблицы Учащиеся, а в нижней области окна будет раскрыт бланк записи фильтра, как показано на рис. 7.

Добавьте в бланк поле Отчество, затем в ячейке Условие отбора для этого поля введите значение «Семенович». Чтобы указать порядок расположения отфильтрованных записей таблицы, выберите ячейку Сортировка и порядок сортировки «по возрастанию». В строке поля выберите из списка еще одно поле Дата рождения и в ячейке Условие отбора для этого поля введите условие отбора в виде логического выражения >#01.01.89#.

Для применения созданного расширенного фильтра щелкните кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная и посмотрите результат действия расширенного фильтра. Как видно на рис. 8, в таблице отображается только одна запись, удовлетворяющая заданным в фильтре условиям.

Рис. 8. Результат применения расширенного фильтра

Примечание. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно будет снова применить сохраненный фильтр.

Итак, нами рассмотрен универсальный способ представления в окне всех полей конкретной таблицы. Основные недостатки этого способа заключаются в следующем.

1. Если полей слишком много, они не умещаются на экране, и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы отрегулировать («оптимизировать») представление: убирать некоторые столбцы, изменять ширину столбцов, перемещаться по таблице с помощью полосы прокрутки.

2. Если в таблице имеются какие-то коды, таблица теряет информативность: приходится иметь под рукой классификатор, чтобы понять, какому экземпляру объекта соответствует тот или иной код.