Использование Мастера слияния

Печать документа «Извещение» может быть осуществлена с использованием Мастера слияния. Для этого в окне документа «Извещение» надо выполнить команду Сервис/Письма и рассылки/Мастер слияния. Для версии Word 2007 – Рассылки/Начать слияние/Пошаговый мастер слияния. В правой части экрана появится окно Слияние, в котором следует поэтапно выбрать содержимое текстовых полей.

На первом шаге можно определить тип документа – письма. Затем нажать ссылку Далее.

На втором этапе необходимо взять за основу для создания письма текущий документ.

На третьем этапе надо нажать кнопку Обзор, открыть файл Excel с нужными таблицами, выбрать рабочий лист Заказы и отсеять те строки, в которых имеется слово «Да» в шестом столбце, щелкнув по кнопочке в названии столбца и выбрав пункт (Пустые).

На четвертом этапе следует поставить курсор после слова «фирмы» в документе «Извещение», нажать ссылку Другие элементы (Вставить поле слияния для Word – 2007), в появившемся окне выбрать поле Заказчик, нажать кнопку Вставить, потом кнопку Закрыть. Затем поместить курсор после слова «товар» в документе «Извещение» и вставить поле Товар. И, наконец, нужно поставить курсор после слова «стоимостью» и выбрать в таблице поле Стоимость.

Пятый этап служит для просмотра писем, на шестом этапе можно их печатать.

Задание для выполнения на компьютере

1. Создать описанные выше объекты и программы. Проверить и отладить работу всех программ.

2. На бланке Платеж сформировать в шестой строке номер заказа, увеличивая его на единицу при поступлении заказа. Внести для этого соответствующие изменения в программу кнопки «Принять заказ».

3. Сформировать документ для печати с использованием Мастера слияния.

БАЗЫ ДАННЫХ

База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом в определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это программное обеспечение, предназначенное для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Для хранения БД может использоваться как один компьютер (локальная БД), так и множество взаимосвязанных компьютеров (распределенная БД).

При создании базы данных должна быть обеспечена целостность данных. Целостность данных – это набор правил, которые предназначены для защиты информации от ее искажения при вводе, удалении, изменении или обработке.

Информация в БД представляется в виде одинаковых по своей структуре записей. Запись включает в себя группу взамосвязанных полей данных.

Различают иерархические, сетевые и реляционные модели данных. В иерархической базе данные имеют древовидную структуру, где каждый элемент может быть связан с одним или несколькими элементами на более низком уровне. В сетевой структуре любой элемент может быть связан с любым другим элементом. В основе реляционной модели лежит понятие отношения, которое представляется в виде двумерной таблицы (т. е. это набор взаимосвязанных таблиц).

10.1. Access – реляционная база данных

ПриложениеMicrosoft Access входит в комплект Microsoft Office и представляет собой мощное средство для работы с базами данных.

С помощью Access можно выбрать из базы разнообразную информацию для просмотра и анализа, представить данные на экране в виде таблиц или специально сконструированных форм, вывести на печать отчеты, выполнить различные вычисления в процессе отбора данных и подготовки отчетов.

Данные в приложенииAccess хранятся в таблицах.

Таблицы (отношения)используются для представления объектов, а также для представления связей между объектами. Они имеют уникальные имена и состоят из строк и столбцов. Строки соответствуют записям, столбцы – полям.

То поле (атрибут), которое однозначно идентифицирует объект, называется ключом,или индексом. Обычно ключи располагаются в первом столбце таблицы. При большом объеме файла они образуют отдельный индексный файл с первичными ключами для быстрого поиска данных.

На данные в реляционных базах данных накладываются следующие ограничения:

– не может быть одинаковых первичных ключей;

– все строки таблицы должны иметь одну и ту же структуру;

– имена столбцов должны быть различны;

– порядок следования строк несущественен.

В приложении Access используются таблицы для хранения данных, запросы – для отбора данных по определенным условиям, формы – для удобного ввода, просмотра и редактирования данных, отчеты – для отображения данных при выводе на печать. Пользователь имеет возможность не только использовать программы Access, но и создавать собственные пользовательские программы.

Этапы проектирования БД. В процессе проектирования базы данных необходимо сформулировать постановку задачи, разработать структуры таблиц, используемых форм, отчетов, запросов, определить содержимое полей, установить связи между таблицами, которые можно будет использовать для поиска связанной информации в разных таблицах.

Важным этапом является нормализациятаблиц. Нормализация – это процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных группируются в таблицы, а таблицы – в свою очередь, в базы данных. Главными целями нормализации являются исключение дублирования информации, ее избыточности, обеспечение возможности проведения непротиворечивых и корректных изменений данных в таблицах, упрощение и ускорение поиска информации.

Процесс нормализации состоит в приведении таблиц к нормальным формам. Всего существует пять нормальных форм, которые удовлетворяют соответствующим правилам нормализации.

Чтобы таблица соответствовала 1-й нормальной форме, необходимо, чтобы все значения ее полей были неделимыми и невычисляемыми, при этом не должно быть полностью совпадающих строк. Чтобы таблица соответствовала 2-й нормальной форме, требуется, чтобы все не ключевые поля полностью зависели от ключевого. Для удовлетворения этому правилу нормализации иногда необходимо разбить исходную таблицу на две или более. Такое преобразование называется разложением. Чтобы перейти к 3-й нормальной форме, нужно, чтобы таблицы находились во 2-й нормальной форме и все неключевые поля в таблицах зависели только от ключа таблицы и не зависели непосредственно друг от друга. Для выполнения этого правила также бывает необходимо выполнить разложение. В большинстве случаев оптимальная структура БД достигается при выполнении этих первых трех правил нормализации.

Приведение базы данных к 4-й и 5-й нормальным формам нужно производить лишь в специальных случаях.

Таблицы, формы, отчеты, запросы можно создавать вручную (в режиме Конструктора) или использовать автоматизированные средства (программы- Мастера).

После запуска приложения Access в правой части экрана появится окно, в котором имеются три опции, предназначенные для создания новой БД, создания нового приложения на основе имеющихся шаблонов или открытия созданной ранее БД.

Для создания новой БД нужно выбрать опцию Новая база данных и нажать <ОK> (или выбрать команду Файл/Создать или использовать кнопку Создать базу данных на панели инструментов). Откроется диалоговое окно диалога Файл новой базы данных, в котором следует указать имя базы данных.

В Access 2007 лента заменила меню и панели инструментов предыдущих версий Access. Лента дает возможность находить группы связанных команд. Например, если нужно создать новую форму или отчет, команды следует искать на вкладке Создание. Команды на вкладках, используемых в Access 2007, расположены ближе к поверхности и работать с ними удобнее.